Bloc de temps : boostez votre productivité grâce à cette méthode qui change la donne

Est-ce que vous arrivez à faire tout ce qui figure sur votre liste de tâches ? Travaillez-vous souvent des heures supplémentaires avant le week-end parce que toutes vos tâches hebdomadaires ne sont pas terminées ? Avez-vous l'impression que vous pourriez être plus productif mais ne savez pas comment faire ? 

Voici une technique dont l'efficacité a été éprouvée pour optimiser votre temps et augmenter votre productivité: la méthode du time-blocking. Tout comme les employés, les managers aussi rêvent d'avoir des journées plus longues pour finir tout ce qu'il leur reste à faire. Nous avons donc décidé de partager avec vous l'astuce des blocs de temps. 

La gestion par blocage de temps s'applique aussi bien à la vie personnelle et professionnelle, que vous souhaitiez en faire plus dans la journée ou libérer du temps pour créer un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée! 

Alors, voulez-vous en savoir plus ? Asseyez-vous, prenez quelques minutes pour lire et découvrez cette stratégie de gestion du tempsqui change la donne. 

Qu'est-ce que le "time-blocking" ?

La gestion par bloquage de temps en théorie : définition

Allouer des blocs de temps à une tâche en particulier est une méthode de gestion du temps et un système d'organisation complexe. Avec cet outil, vous planifiez les activités quotidiennes sous forme de blocs, y compris les temps de pause pour se dégourdir les jambes, aller aux toilettes et prendre un en-cas ! 

Utilisée par Benjamin Franklin, cette technique vous permet de gagner en efficacité et en productivité. Le fait d'accomplir plus de choses dans le même laps de temps ou moins libère du temps dans votre journée. Vous pouvez l'utiliser pour accomplir davantage de tâches ou vous accorder du temps pour vos loisirs, ce qui vous permet de mieux équilibrer votre vie professionnelle et votre vie privée. 

Time-blocking : des cas pratiques

Comment cela se passe-t-il en pratique ?

Avec le blocage du temps, vous consacrez un temps particulier à une activité spécifique au lieu de passer d'une tâche à l'autre et de consulter "vite fait" des emails entre-temps.

Par exemple, l'emploi du temps d'une journée peut être divisé comme suit :

• 7 h à 7 h 30 : méditation, respiration, étirements ou lecture.
• 7h30 à 8h : petit déjeuner.
• 8 h à 8 h 30 : ouverture et réponse aux emails. 
• 8 h 30 à 12 h 30 : tâches qui demandent plus de concentration, comme la rédaction d'un rapport. 
• Pause-déjeuner 
• 13 h 30 à 15 h 30 : réunions. 
• 15 h 30 à 16 h 30 : événements non programmés, imprévus de la dernière minute ou tâches qui demandent moins d'attention.
• 16 h 30 à 17 h : lecture des emails de la journée.
• 17 h à 18 h : temps pour soi (rendez-vous personnels, loisirs, sport, etc.).

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Les principaux avantages de la méthode du time-blocking

Concentration et travail en profondeur

Un emploi du temps par blocs de temps vous permet de rester concentré et d'éviter les distractions. Par exemple, la lecture des emails est reportée à la fin de la journée, le reste du temps, votre boîte email reste fermée et votre cerveau se consacre à des tâches plus importantes. 

Tout est orchestré dans votre emploi du temps, qui est réglé à la perfection. Cette méthode vous permet de vous concentrer sur une tâche en particulier. En vous concentrant sur une seule activité à la fois, vous empêchez votre esprit de sauter d'une tâche à l'autre et vous gagnez en concentration, en efficacité et en productivité.

Efficacité et productivité

Les listes de choses à faire sont très utiles pour planifier vos objectifs quotidiens et vous devriez continuer à les utiliser. Toutefois, si vous n'établissez pas de plan pour les réaliser, seules quelques-unes d'entre elles seront probablement achevées à la fin de la journée.

Avec le blocage du temps, vous savez que vous disposez d'une heure pour effectuer cette tâche avant de vous attaquer à la suivante (par exemple). Vous évitez ainsi de vous laisser distraire et de remettre à plus tard. 

Vous pourrez profiter au maximum de votre pic de productivité, c'est d'ailleurs une règle inscrite dans la liste de suggestions pour créer un emploi du temps efficace que vous allez découvrir bientôt. Vous gagnerez en efficacité et en productivité en affectant les moments de la journée où vous avez le plus d'énergie et de concentration aux tâches les plus importantes.

Optimisation du temps

Combien d'entre nous arrivent à la fin de la journée en se disant : "Où est passée la journée ?"

Nous avons tous connu ce sentiment à la maison ou au travail. Mais grâce à la méthode de l'emploi du temps, vous pouvez contrer ce sentiment et mieux optimiser votre temps du matin au soir.

Par exemple, pourquoi planifier une activité qui demande toute votre concentration à 14 heures si vous avez du mal à vous concentrer après le déjeuner ? Réservez ce créneau horaire au travail superficiel, comme la paperasse ou les rendez-vous.

Déconnexion

Un autre avantage moins évident mais essentiel de la méthode de blocage du temps est sa capacité à vous aider à séparer votre temps de travail et votre temps privé. Cette méthode est non seulement bénéfique pour les personnes qui ont du mal à établir une limite entre leur vie professionnelle et leur vie privée, mais elle est également très utile pour les employés à distance. 

Un emploi du temps par blocs de temps comprend des plages horaires pour le sport, les dîners entre amis, les activités familiales, les soins personnels, etc. L'organisation de votre journée par blocs de temps vous permet de séparer visuellement ces deux aspects et vous aide automatiquement à améliorer l'équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée, ainsi que votre bien-être.

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Règles de base pour un "time-blocking" efficace

Prioriser les tâches qui demandent une grande concentration pendant le pic de productivité

Êtes-vous plutôt du matin ou plutôt du soir ?

La productivité maximale varie d'une personne à l'autre. Tenir compte de cet aspect lors de la planification de votre journée fait une énorme différence en termes d'efficacité et de productivité.

Êtes-vous plus concentré le matin ? Dans ce cas, interagissez sur les médias sociaux et consultez les dernières tendances de votre secteur d'activité dans l'après-midi. Gardez vos moments les plus productifs, lorsque votre esprit est à son sommet, pour accomplir vos tâches cruciales et précieuses.

Catégoriser les tâches 

Pour rendre votre emploi du temps encore plus efficace, une bonne pratique consiste à regrouper les tâches similaires. Par exemple, si vous avez souvent plusieurs réunions dans la journée, essayez de les faire toutes le matin ou l'après-midi, en gardant à l'esprit votre pic de productivité.

Si vous avez du mal à classer vos tâches, divisez-les en deux types : travail profond et travail superficiel. Planifiez les tâches profondes pendant votre période de productivité maximale et les autres dans les moments où vous êtes moins concentré et moins productif.

Être réaliste

Une erreur fréquente consiste à prévoir un bloc d'une heure pour une tâche qui en nécessite trois. Non seulement cela engendre de la frustration, mais cela retarde également toutes les tâches suivantes, ce qui est source de stress. Lorsque vous n'avez pas une idée précise du temps nécessaire pour certaines tâches, nous vous recommandons de prévoir du temps supplémentaire. 

Si lire les emails vous prend 15 minutes, prévoyez-en 30 minutes. Un message peut nécessiter plus de temps que prévu, par exemple parce que vous devez recueillir des informations avant d'y répondre.

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Garder des blocs libres pour des événements inattendus

Rares sont ceux qui n'ont pas été confrontés à un événement imprévu au travail, avec tout son lot de stress et d'anxiété. Imaginez ce qui se passe si vous chargez votre emploi du temps d'une multitude de tâches sans laisser de place aux urgences. Vous vous retrouvez avec un effet domino qui vous oblige à faire des heures supplémentaires et à vous laisser pousser des cheveux gris.

Pour éviter cela, prévoyez toujours des plages horaires pour les réunions urgentes, la résolution de problèmes inattendus, etc. 

Dans le même ordre d'idées, ne pas faire de pauses est contre-intuitif. Cela augmente votre niveau de stress et réduit votre capacité de concentration. Par conséquent, si vous avez tendance à travailler des heures d'affilée sans faire de pause, réservez quelques minutes toutes les heures environ pour vous lever, vous étirer, boire un verre d'eau, etc. Vous pouvez utiliser la technique Pomodoro, qui est une autre méthode de gestion du temps.

Prévoir du temps pour des activités personnelles (mais ne pas en faire trop)

Réserver du temps pour soi et ses activités personnelles dans son emploi du temps est fondamental. Tout d'abord, ces moments sont aussi importants que votre vie professionnelle. Ensuite, même si vous aimez votre travail, ils sont votre carotte pour rester motivé tout au long de la journée.

Cependant, votre temps libre ne doit pas nécessairement être productif, n'est-ce pas ? L'ajout de ces objectifs personnels de la journée ne doit pas vous amener à les considérer comme des "choses à faire". Nous vous recommandons de créer ces blocs sans être trop précis sur ce que vous ferez. De cette manière, vous prévoyez toujours du temps pour vous, mais vous laissez de la place à la spontanéité. 

Rester flexible

Bien qu'il s'agisse d'une méthode de gestion du temps très organisée et détaillée, il est important que vous conserviez une part d'adaptabilité dans votre emploi du temps.

L'objectif est de vous aider à être plus organisé et plus productif, mais cela ne doit pas devenir une source de stress. C'est pourquoi nous vous recommandons de prévoir des créneaux pour les imprévus, afin d'éviter le stress et l'anxiété lorsque vous devez réajuster votre emploi du temps. 

Alors, éloignez la rigidité et adoptez la flexibilité ! Le travail flexible est de toute façon l'avenir du travail. 🙌

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Outils de time-blocking

Outils en papier pour le blocage du temps

Alors, comment mettre en place le blocage du temps ? Selon vos préférences, deux options principales s'offrent à vous. La première consiste à utiliser des outils physiques de blocage du temps, tels qu'un bullet journal ou une feuille imprimable. 

Cependant, votre agenda manuel peut rapidement être encombré par des tonnes de notes, ce qui fait qu'il n'est plus aussi clair et organisé qu'initialement prévu. Sur deskbird, nous encourageons les idées durables, y compris le passage à un bureau sans papier. Donc, si c'est important pour vous, la deuxième option est la meilleure.

Outils numériques de planification des blocs horaires

Nous recommandons l'utilisation d'outils numériques de planification des blocs horaires comme option pratique et accessible pour adopter cette méthode. Ils peuvent être utilisés à tout moment et en tout lieu. 

Vous pouvez utiliser un calendrier en ligne, comme les calendriers Google, Outlook, Microsoft ou Apple, ou d'autres ressources virtuelles offrant une option d'emploi du temps, comme Asana, Notion ou ToDoist. 

Enfin, il existe également des applications spécifiques de blocage du temps pour vous aider à planifier votre journée de manière efficace. Parmi les plus connues, citons TimeCamp, Fantastical et Focus Booster. 

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Si vous n'avez pas encore essayé la méthode des blocs de temps, nous vous recommandons vivement de tenter l'expérience. Vous pouvez d'abord créer votre emploi du temps sur un calendrier numérique. Si cette technique de gestion du temps vous séduit comme beaucoup d'autres avant vous, vous pourrez par la suite utiliser des applications de blocage du temps. Mais n'oubliez pas les règles de base mentionnées ci-dessus pour mettre toutes les chances de votre côté afin d'en tirer le meilleur parti et de gagner en productivité.

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