Pourquoi gérer l'espace de travail : objectif et avantages

Votre pensée fixe est développer un flux de travail fluide pour votre équipe. Alors, comment optimisez-vous votre espace de bureau ? Quelle est votre stratégie pour améliorer l'expérience des employés ? La gestion de l'espace de travail se concentre sur ces aspects majeurs et bien d'autres encore pour créer un environnement professionnel sans tensions inutiles et positif. Pour les organisations de toutes tailles et de tous secteurs, cela représente un pilier essentiel de la réussite. Parfois appelé facility management, son champ d'action est bien plus large que la simple supervision de l'espace physique. Maintenant que beaucoup d'entreprises ont découvert les nombreux avantages qu'offre un modèle de travail flexible, il est devenu très utile de gérer efficacement l'espace de travail. Souhaitez-vous en savoir plus sur la gestion de l'espace de travail ? Quels sont les domaines organisationnels couverts ? Nous allons mettre l'accent sur les avantages pour les employés ainsi que pour les employeurs, et sur les solutions pour améliorer votre environnement de travail.

Qu'est-ce que la gestion de l'espace de travail ?

La gestion de l'espace de travail est un système qui se concentre sur le fonctions de bureau les plus variées afin de créer un cadre productif et confortable pour les employés. Elle permet non seulement d'améliorer l'espace de votre bureau, mais aussi d'améliorer l'expérience de vos travailleurs. Voulez-vous y voir plus clair ? Voici quelques exemples :

• gérer l'espace de travail physique ;
• assurer un flux de travail sans tension ;
• répondre aux attentes des travailleurs ;
• encourager la collaboration ;
• se concentrer sur le bien-être des employés ;
• repérer les problèmes liés aux installations ;
• créer des solutions plus durables ;
• déployer de technologies modernes ;
• etc.

L'objectif ultime est de créer un environnement de travail dans lequel les équipes disposent de tout ce dont elles ont besoin pour accomplir leur travail au meilleur de leurs capacités, et un lieu où elles se sentent à leur place. Pour atteindre cet objectif, le responsable du lieu de travail peut décider d'adopter une politique d'horaires flexibles, utiliser un logiciel de réservation de bureaux ou aménager des zones de repos pour que les gens puissent par exemple se déconnecter si besoin. Il est important de garder à l'esprit que l'expérience des employés est un sujet majeur pour les entreprises, car beaucoup d'entre elles réalisent les bénéfices de la transition d'une approche centrée sur le client à une approche centrée sur l'employé. La gestion de l'espace de travail améliore leur expérience globale, non seulement lorsqu'ils viennent sur place, mais aussi lorsqu'ils travaillent à distance.

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Quels sont les avantages de la gestion de l'espace de travail ?

Les atouts d'environnement professionnel bien géré pour les employés

Une stratégie efficace de gestion de l'espace de travail a un impact positif sur tous les aspects de votre organisation. Comme vos employés sont votre meilleur atout, vous vous demandez probablement comment elle peut améliorer leur expérience professionnelle. Voici quelques exemples de ce que les outils de gestion de l'espace de travail peuvent faire.

Assurer la sécurité ainsi que la sûreté au travail

La santé, la sûreté et la sécurité de votre personnel doivent toujours être l'une de vos principales préoccupations. Par exemple, l'utilisation d'un outil de dépistage COVID-19 lors du retour après la pandémie, a permis de rassurer le personnel et de garantir la sécurité de tous. Ce type de solution numérique devient vital pour aider les gestionnaires d'espaces de travail à maintenir un environnement de travail à la fois sûr et sain.

Améliorer l'expérience employé

La bonne nouvelle, c'est que la plupart d'entre nous peuvent retourner au travail sur place ! Toutefois, les nouvelles tendances font apparaître la nécessité pour les entreprises de mettre en œuvre un modèle de travail hybride au lieu d'un retour complet au bureau pour répondre aux besoins des travailleurs. Les systèmes de planification hebdomadaire vous aident à le faire et, par conséquent, à améliorer l'expérience de vos employés.

Augmenter la productivité

Un logiciel de gestion de l'espace de travail repose sur l'idée de disposer de l'intégralité des données et des informations en un seul endroit. Cela aide les travailleurs à optimiser leur temps et à être plus efficaces. Il assure également un flux de travail fluide et facilite les tâches collaboratives.

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Les avantages de la gestion de l'espace de travail pour les employeurs

Tous les avantages pour les employés auront automatiquement un impact significatif sur votre entreprise, devenant par la même occasion un avantage pour les employeurs. Les avantages de la gestion du lieu de travail obtenus par les employeurs auront également des conséquences positives pour la main-d'œuvre. Impossible de tous les lister ici, car certains sont très spécifiques à votre secteur ou à votre emploi, néanmoins voici quelques-un parmi les avantages les plus courants de la gestion de l'espace de travail : 

Collecter les données pertinentes

Les données vous permettent de savoir comment votre espace de travail est utilisé ou quelles sont les habitudes de travail de vos employés peut vous aider à prendre des décisions en conséquence. C'est pourquoi il faut jeter de temps en temps un coup d'œil aux analyses de votre espace de travail, qui vous donnera des informations précieuses, et vous permettra d'apporter des améliorations. 

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Optimiser l'aménagement du bureau

Grâce à ces informations, vous réaliserez peut-être que votre espace de travail ne correspond plus aux attentes ou aux besoins de vos employés. Pourquoi conserver des dizaines de bureaux individuels si votre personnel travaille principalement à distance ou utilise des salles de réunion lorsqu'il est sur place ? Un outil de gestion de l'espace de travail vous donne des informations clés pour réorganiser et planifier votre espace de bureau afin de mieux répondre aux besoins de votre équipe hybride.

Faire des choix plus écologiques

Les initiatives écologiques deviennent de plus en plus importantes pour attirer les talents, en particulier parmi les Millennials et les Gen-Z. Les outils de gestion de l'espace de travail peuvent analyser vos émissions de CO2 et votre consommation d'énergie, par exemple. Sur la base de ces informations, vous pouvez faire des choix plus écologiques pour améliorer la durabilité au bureau et partager vos progrès avec vos employés et votre communauté.

Réduire les coûts de l'entreprise

Optimiser votre espace de travail peut signifier louer un bureau plus petit ou mettre en œuvre une politique BYOD (Bring Your Own Device). Par ailleurs, faire des choix plus écologiques peut consister à exploiter les capteurs et l'automatisation des systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation. Ce ne sont là que trois exemples d'actions que vous pouvez entreprendre pour pouvoir réduire vos coûts de bureau à court ou à long terme.

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Comment pouvez-vous améliorer votre environnement professionnel ?

Invitez votre équipe à discuter des axes de progression

Cela devrait toujours être la première étape lorsque vous envisagez d'initier un changement dans votre organisation. Vos travailleurs sont une ressource vitale lorsqu'il s'agit de définir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Ils sont également les premiers à être impactés lorsque que des transformations sont effectuées. Les employés utilisent l'espace de bureau et la technologie du lieu de travail que vous mettez en place. Il est important de recueillir des commentaires et de discuter de la manière d'améliorer l'environnement pour promouvoir une culture d'entreprise positive.

Étudiez l'analyse de votre lieu de travail

Comme nous l'avons mentionné précédemment, vos connaissances sur le lieu de travail sont cruciales pour faire des choix pertinents en la matière. Une solution pour améliorer votre environnement professionnel consiste à analyser vos données actuelles. Cela vous donnera une idée claire de vos forces et de vos faiblesses. Une fois que vous aurez obtenu toutes les informations dont vous avez besoin, combinez-les avec les commentaires de vos employés et mettez en place un plan de changement. 

Utilisez des technologies de bureau modernes

Selon les besoins et la taille de l'organisation, plusieurs options sont disponibles pour coordonner efficacement votre espace de bureau. Les grandes entreprises ont tendance à choisir une plateforme numérique de gestion de l'espace de travail tout-en-un qui peut être intégrée à leurs systèmes, comme le logiciel deskbird, par exemple. Toutes les solutions numériques ne répondent pas à vos besoins, mais certaines sont conçues sur mesure, comme l'application deskbird. 

Restez informé des dernières tendances liées à l'avenir du travail

Nous vivons à une époque où tout change et évolue rapidement. La pandémie a accéléré le remaniement des tendances en matière de travail, poussant les entreprises à autoriser davantage de flexibilité. Pour tirer le meilleur parti de votre stratégie de gestion de l'espace de travail, vous devez savoir à quoi ressemblera l'avenir du travail et comment évoluent les attentes des employés. 

La gestion de l'espace de travail couvre tous les aspects de votre environnement professionnel, de la gestion de votre système de réservation de bureaux à la gestion des données de vos employés. Nous espérons que cet article vous permettra de mieux comprendre l'objectif de la gestion de l'espace de travail et les avantages qu'elle peut vous apporter, à vous et à vos employés. Ce système deviendra un soutien clé des entreprises hybrides, leur permettant d'optimiser leurs espaces de bureau et de créer une meilleure expérience pour les employés. Êtes-vous à la recherche d'une solution numérique centrée sur l'utilisateur pour le travail hybride ?

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