Facility management : une ressource essentielle pour les gestionnaires de CRE

Les indicateurs clés de performance de la gestion des installations jouent un rôle essentiel pour garantir l'efficacité, la maintenance et la rentabilité des immeubles de bureaux. Pour mesurer et suivre les performances de la gestion des espaces de bureaux, les responsables des installations s'appuient sur ces indicateurs. Cela leur permet d'évaluer le niveau de réalisation d'objectifs commerciaux spécifiques et de fournir une feuille de route pour l'amélioration continue.

Le rôle des facility managers n'est pas simple et exige souvent de superviser un large éventail de tâches, depuis le fonctionnement du bâtiment jusqu'à la satisfaction des employés. Comme nous le verrons, la technologie et l'automatisation sont indispensables à la réussite des futurs lieux de travail. 

Dans cet article, nous allons explorer les différents indicateurs clés de performance (KPI) de la gestion des installations, les distinguer des autres mesures et examiner les plus importants à suivre. En comprenant ces KPI et leur impact sur la gestion des espaces de bureaux, il devient plus simple de détecter les domaines d'amélioration, de réduire les coûts et d'accroître la valeur et la satisfaction globales des employés.

Quels sont les indicateurs clés de performance en matière de gestion des installations ?

Définition des indicateurs clés de performance pour la gestion des installations

Commençons par définir séparément la gestion des installations et les indicateurs clés de performance.

Tout d'abord, la gestion des installations est le processus de gestion de l'efficacité et du fonctionnement général des biens et des bâtiments. Cela comprend un large éventail de responsabilités, telles que : 

• l'entretien du bâtiment et de ses ressources ;
• l'intégration de la technologie dans l'espace ;
• l'assurance du confort et de la sécurité. 

Deuxièmement, les KPI, (indicateurs clés de performance, key performance indicators en anglais), sont un type de mesure utilisé pour évaluer la réussite de certains objectifs commerciaux. Selon l'organisation, ils sont souvent mesurés au cours d'une période donnée, par exemple trimestriellement ou annuellement. Ils peuvent donc être utilisés pour suivre les progrès des objectifs à long terme ou quantifier les progrès d'une certaine tâche à court terme. En outre, ils servent souvent de feuille de route pour les progrès futurs, ce qui permet à l'organisation de rester sur la voie d'une plus grande réussite. 

En associant ces deux termes, les KPI de gestion des installations mesurent la performance du bâtiment et des activités liées aux installations.

‍

👋 Voulez-vous en savoir plus sur deskbird ? Découvrez les avantages d'une application conviviale de réservation de bureaux : cliquez, réservez, travaillez !

‍

La différence entre les indicateurs clés de performance et les mesures 

Bien que les KPI soient un type de mesure, ils doivent être définis de manière interchangeable. Tous les KPI sont des indicateurs, mais tous les indicateurs ne sont pas des KPI. La principale différence réside dans le fait que les KPI sont évalués au cours d'une période déterminée, tandis que les indicateurs sont simplement une unité de mesure. 

Les KPI sont plus spécifiques et sont définis dans le but d'analyser les performances d'un objectif spécifique. C'est pourquoi chaque équipe, ou même chaque individu, a son propre ensemble de KPI. À cet égard, il est tout aussi important pour les gestionnaires d'installations de mesurer leurs performances par rapport à des objectifs pertinents pour la réussite de leur équipe. 

Quels sont les indicateurs clés de performance les plus importants à suivre en matière de gestion des installations ?

Des indicateurs clés de performance (KPI) pour la gestion des installations axée sur les personnes

L'un des principaux objectifs de la gestion des installations est de répondre aux besoins des employés et de veiller à ce qu'ils soient satisfaits de leur environnement de travail. Il faut donc définir des indicateurs de performance clés axés sur les employés. Examinons-en quelques-uns. 

La  note de satisfaction des employés représente : 

• le degré de satisfaction d'une personne à l'égard de son travail ; 
• le degré de satisfaction qu'ils éprouvent à l'égard de leur lieu de travail ;
• dans quelle mesure leurs attentes sont satisfaites ; 
• si leur rôle correspond à ce que serait leur emploi idéal. 

Si vous souhaitez mesurer votre propre taux de satisfaction des employés et que vous ne savez pas par où commencer, notre questionnaire de satisfaction des employés est un excellent point de départ. 

Une autre mesure importante est le taux d'occupation de l'espace. Il s'agit du taux d'occupation des bureaux par rapport à l'espace total dont ils disposent. Cette mesure est fondamentale pour la centralisation des employés, car elle permet de s'assurer que chacun dispose d'un endroit où s'asseoir ou travailler lorsqu'il arrive sur le site.

De plus, la compréhension du temps moyen de réalisation, oudu temps nécessaire à l'équipe pour accomplir une tâche, permet créer un lieu de travail axé sur les personnes. Il sert de point de référence pour l'efficacité opérationnelle. Ainsi, si quelque chose peut être fait plus rapidement, par exemple une réparation, les gestionnaires d'installations savent où s'améliorer. 

Enfin, le temps de réponse réactive indique la rapidité avec laquelle les problèmes sont résolus et mesure le temps de réaction aux questions qui nécessitent une résolution urgente. Plus les problèmes sont résolus rapidement, plus les employés et les clients sont satisfaits.

‍

💡 Consultez nos avis clients pour découvrir ce qu'ils pensent de l'application deskbird !

‍

Indicateurs clés de performance (KPI) pour la gestion des installations liées aux bâtiments

Les indicateurs clés de performance suivants sont les facteurs analisés le plus souvent dans le cadre de la gestion des installations, c'est-à-dire les objectifs liés au bâtiment lui-même. 

L'une de ces mesures est le coût d'exploitation par mètre carré (ou pied carré), qui correspond à ce que coûte le fonctionnement normal du bâtiment. Cet indicateur comprend l'entretien, les réparations et l'assurance. 

De même, les coûts des services publics par mètre carré (ou pied carré) sont un indicateur important. Ils sont liés à l'utilisation de l'électricité, de l'eau et du chauffage, qui font souvent partie du fonctionnement quotidien d'un bâtiment. 

Par ailleurs, les coûts de nettoyage par mètre carré (ou pied carré) doivent également être mesurés. Si le bâtiment est utilisé quotidiennement, il doit être nettoyé régulièrement, ce qui relève de la responsabilité du gestionnaire de l'établissement. 

Un bâtiment a également besoin de sécurité. Les coûts de sécurité sont donc une autre dépense à prendre en compte. Qu'il s'agisse d'un système automatisé ou d'une personne physique, il est important de connaître le montant des dépenses pour la gestion du budget global. 

Enfin, les temps d'arrêt des équipements, c'est-à-dire la durée pendant laquelle les équipements ne sont pas utilisés, sont importants pour la gestion globale des installations. Il s'agit ici de comprendre pourquoi ce temps d'arrêt a lieu. Est-ce parce que l'équipement ne fonctionne pas correctement et doit être remplacé, ou parce qu'il n'est pas utile à votre entreprise ?

D'autres indicateurs de performance clés de la gestion des installations

Tout d'abord, l'arriéré des ordres de travail est le travail qui n'a pas été achevé à la date prévue et qui est assez courant dans le domaine de l'entretien des bâtiments. Lorsque de multiples demandes de réparation et d'entretien sont formulées simultanément, il est naturel que le travail prenne du retard. Toutefois, il convient de fixer un indicateur de performance clé afin de réduire ce retard au minimum et de donner la priorité aux tâches les plus critiques.  

Un autre KPI important pour les gestionnaires d'installations est la maintenance réactive par rapport à la maintenance préventive. Il s'agit de faire la distinction entre l'exécution des travaux de maintenance au moment où ils se produisent et la prise de mesures préventives pour éviter qu'ils ne se produisent à l'avenir. Ces dernières sont généralement plus rentables. Par conséquent, mesurer le pourcentage de demandes entrant dans l'une ou l'autre catégorie permet de savoir combien on économise et comment garantir un coût minimal à long terme.

Enfin, l'Employee Net Promoter Score représente le degré de satisfaction des employés à l'égard de l'environnement physique de travail et la probabilité qu'ils le recommandent à quelqu'un d'autre. Les entreprises peuvent donc adapter l'espace en conséquence. 

Comment les indicateurs de performance clés de la gestion des installations contribuent-ils à la gestion des espaces de bureaux ?

Détecter les domaines d'amélioration

En comprenant les mesures clés, les gestionnaires d'installations peuvent améliorer chaque élément du lieu de travail. Mesurer la satisfaction, calculer les coûts et être attentif aux délais des projets sont autant de moyens de créer un bureau plus efficace, plus durable et plus rentable. 

Prenons par exemple la mesure de la satisfaction des employés. Pour résumer, il indique le degré de satisfaction des employés dans leur rôle. Il se fonde sur la mesure dans laquelle leurs attentes sont satisfaites et sur leur degré de satisfaction générale sur le lieu de travail. Si le score de satisfaction des employés est mesuré et s'avère faible, les managers peuvent faciliter une recherche plus approfondie afin de déterminer les points à améliorer et créer une main-d'œuvre plus productive. 

Baisse des coûts d’entreprise

Pour faciliter la gestion, il faut comprendre les coûts, qui vont des frais de location à la maintenance et aux services publics. En mesurant les indicateurs clés de performance (KPI) tels que les coûts d'exploitation, de services publics, de nettoyage, de sécurité et les temps d'arrêt des équipements, les gestionnaires d'installations peuvent avoir une vue d'ensemble de l'endroit où l'on dépense le plus d'argent. Ils savent ainsi quelles dépenses peuvent être réduites en fonction des besoins du lieu de travail.

‍

👋 Voulez-vous savoir comment optimiser l'espace et réduire les coûts avec un bureau flexible ? Découvrez comment vous pouvez économiser jusqu'à 30 % grâce à ces idées de réduction des frais !

‍

Ajouter de la valeur à l'espace de bureau

La valeur ajoutée dans les bureaux vient des améliorations significatives qui sont apportées après l'analyse des indicateurs clés de performance pertinents. Par exemple, un bureau dont l'occupation est adaptée au nombre de travailleurs qui en ont besoin crée un environnement de travail plus confortable. En outre, plus l'entretien est rapide et plus les demandes sont satisfaites, plus le lieu de travail est adapté.

Contribuer à améliorer la satisfaction et la productivité des employés

Comprendre le taux de recommandation net des employés contribue à améliorer la satisfaction des employés, car il révèle le degré de satisfaction des employés à l'égard de l'environnement physique de travail. Ainsi, il devient possible de formuler des suggestions d'amélioration, qui se traduisent en fin de compte par une plus grande productivité globale. 

Comment mesurer vos indicateurs clés de performance en matière de gestion des installations ?

Analyser les données fournies par votre technologie de bâtiment intelligent

Pour n'en citer que quelques-unes, vous pouvez analyser les données fournies par votre technologie de bâtiment intelligent, telles que 

• les systèmes d'automatisation des bâtiments ;
• un logiciel de réservation de bureau ;
• les systèmes de gestion de l'énergie. 

En examinant les données générées, vous pouvez obtenir des informations sur la consommation d'énergie, l'utilisation de l'espace et d'autres paramètres importants qui ont une incidence sur la gestion des installations. 

Par exemple, l'application deskbird fournit des données sur

• l'occupation de bureaux ; 
• l'utilisation des bureaux et des salles de réunion
• les employés qui viennent au bureau ;
• les jours les plus frequentés au bureau. 

Demandez l'avis et le retour d'information de votre personnel

En plus de s'appuyer sur la technologie, il est important de demander l'avis de votre personnel. En leur demandant leur avis et leur retour d'expérience, vous obtiendrez des informations précieuses sur leur satisfaction à l'égard de l'environnement de travail et vous pourrez également identifier les domaines à améliorer pour accroître leur productivité. 

Engagez-vous auprès de vos employés pour savoir si le lieu de travail physique favorise leur bien-être et détecter les éventuelles lacunes à combler pour améliorer leur expérience sur place. En outre, recueillez leurs avis sur l'écologisation du bureau et tenez compte de leurs idées pour créer un environnement de travail plus agréable et plus durable.

‍

🎬 Suivez deskbird sur YouTube et découvrez comment M. Purple vous aide à résoudre vos problèmes de travail hybride !

‍

Investir dans un logiciel de gestion des installations

Investir dans un logiciel de gestion des installations peut faciliter la mesure des indicateurs clés de performance. Il rationalise les différents processus et fournit une plateforme centralisée pour surveiller et suivre des indicateurs spécifiques. 

Par exemple, il peut automatiser des tâches, générer des rapports et proposer des analyses pour évaluer les performances. Avec le bon logiciel de gestion des installations, vous pouvez rationaliser votre processus de mesure des indicateurs clés de performance. Vous pourrez ainsi contrôler efficacement les progrès et l'efficacité de vos stratégies de gestion des installations. 

‍

Les indicateurs clés de performance de la gestion des installations sont un atout pour l'immobilier commercial et les gestionnaires d'installations. En mesurant et en analysant ces indicateurs, les responsables peuvent détecter les domaines à améliorer, réduire les coûts, ajouter de la valeur à l'espace de bureau et contribuer à une plus grande satisfaction des employés. 

De plus, recueillir les commentaires du personnel et investir dans un logiciel de gestion des installations sont des approches efficaces pour collecter et suivre ces indicateurs clés de performance. En donnant la priorité à l'utilisation de ces indicateurs, les chefs d'entreprise peuvent améliorer l'efficacité opérationnelle et créer un environnement de travail propice.

Souhaitez-vous tirer parti de la technologie des bâtiments intelligents pour améliorer vos stratégies de gestion des espaces de bureaux ? Essayez deskbird et profitez de notre essai gratuit !