Hot desking app : la technologie qui facilite la gestion des espaces de travail hybrides
7 mars 2023
16 juin 2023
Le travail hybride est tout simplement le meilleur modèle de travail. Mais pouvez-vous facilement suivre les membres de votre équipe qui viennent sur place et ceux qui restent à la maison? Vos employés ont-ils toujours accès à l'espace de travail qu'ils souhaitent lorsqu'ils travaillent depuis le bureau? Connaissez-vous le taux d'occupation de votre espace de travail, la manière dont vos travailleurs l'utilisent et comment l'optimiser? Si vous avez répondu "non" à l'une de ces questions, il est fort probable que vous ayez besoin d'une application de hot desking.
La technologie du travail flexible est en plein essor, alors que le modèle classique du travail de 9 à 5 disparaît. Souvent, les milléniaux et la génération Z n'envisagent même pas un poste sans modalités de travail flexibles. En outre, parce qu'elles contribuent à attirer les talents, à accroître la satisfaction des employés, le bonheur et la productivité, les organisations n'ont aucune raison de rejeter cette nouvelle façon de travailler.
Pourtant, pour réussir, la flexibilité du travail implique de repenser l'aménagement des bureaux et la gestion de l'espace de travail. C'est la raison pour laquelle vous souhaitez avoir une application de hot desking à vos côtés. Partage de bureau, optimisation de l'espace, réduction des coûts, planification hebdomadaire... Découvrons pourquoi cette technologie du lieu de travail est votre meilleure alliée !
Comment fonctionne une application de hot desking ?
Insertion de données
La première étape consiste à saisir les noms de tous vos employés et les différents types d'espaces de travail et de ressources partagés dont vous disposez au bureau. Par exemple, 50 bureaux individuels, 15 salles de réunion, 20 places de voiture, etc.
Nous vous recommandons également d'indiquer la fonction de vos employés afin de mieux comprendre le type d'espace de travail dont ils ont besoin en fonction de leurs tâches. L'équipe marketing préférera peut-être réserver une salle de réunion pour réfléchir à des idées, tandis que les spécialistes des données choisiront plutôt un bureau isolé pour se concentrer.
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Accès facile de n'importe où et à n'importe quel moment
Une fois que vous avez saisi toutes les données requises, vous êtes prêt !
Oui, c'est aussi simple que cela. Vous et vos employés pouvez désormais accéder à l'application de hot desking n'importe où et n'importe quand.
Supposons qu'un événement inattendu survienne dans l'emploi du temps personnel de Sarah et qu'elle doive modifier ses horaire de travail pour mardi prochain. Il lui suffit d'ouvrir l'application dès qu'elle reçoit l'information et, où qu'elle soit, elle peut passer du bureau à la maison.
Planification de la semaine en un seul clic par jour
L'objectif principal de l'utilisation d'une application de hot desking est de rendre le travail flexible aussi facile que possible pour les organisations et les employés. En un clin d'œil, vous devez être en mesure de savoir clairement qui travaille où et quand. C'est pourquoi deskbird propose une fonction de planification hebdomadaire qui permet à vos collaborateurs de créer leur emploi du temps en un seul clic par jour.
Comme le dit notre devise : "Cliquez, réservez, travaillez", et le tour est joué !
Les managers disposent également d'une option d'assignation d'espace. Restez avec nous, nous vous en dirons plus ultérieurement.
Intégration de l'application de hot desking à d'autres plateformes
Simplifier le travail flexible : vérifié. Maintenant, attaquons-nous à la question de l'efficacité !
Personne ne veut perdre du temps à passer d'un écran à l'autre afin de pouvoir rechercher des informations. Pour résoudre ce problème, les intégrations sont essentielles. Choisissez d'investir dans une application de hot desking conviviale comme deskbird, et vous pourrez l'intégrer à vos autres logiciels tels que Microsoft Teams, les calendriers Google et Outlook, les systèmes RH, Google Meet, etc.
Une technologie de travail flexible s'adaptant à tous
Quelles sont les entreprises qui ont besoin de ce type d'outil ?
C'est simple : toute entreprise qui adopte l'une des tendances les plus significatives de l'avenir du travail : le travail flexible.
Il existe de nombreuses configurations de travail flexible, telles que les modèles de travail hybrides, les horaires comprimés, les horaires flexibles, les possibilités de travail à temps partiel... Comment garder une trace de qui travaille, où et quand ? Quelle que soit la taille de votre organisation, la solution la plus efficace et la plus conviviale consiste à utiliser une application de hot desking.
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Quels sont les avantages de l'utilisation d'une application de hot desking pour les entreprises hybrides ?
Fournir une vue d'ensemble claire des horaires hebdomadaires des membres de l'équipe
Dans un environnement de travail hybride, les employés travaillent de n'importe où (au bureau, à la maison ou sur un troisième lieu de travail). Avec une application de hot desking, les dirigeants n'ont ainsi plus besoin de vérifier les emplois du temps du chacun . Ils peuvent enfin avoir un aperçu clair de qui travaille où et quand, sur un seul écran. Cela favorise une meilleure organisation et une meilleure collaboration. Les managers peuvent mieux planifier avec les membres de leur équipe et programmer des entretiens individuels et des réunions d'équipe au moment le plus opportun.
Résoudre les conflits d'horaires
Comme les travailleurs ne viennent plus sur place tous les jours, il faut repenser et optimiser l'espace de bureau. Le meilleur moyen est de passer d'un concept de bureau attribué à un système de partage de bureau. Sans l'aide d'un outil de travail flexible, cela peut rapidement conduire à des conflits d'horaires avec les personnes qui prévoient de travailler au même bureau. Vous demandez alors à l'un de vos employés de rentrer chez lui ? Créez-vous une feuille Google sans fin où des erreurs peuvent facilement se produire ? En utilisant une application de hot desking, ils peuvent voir à l'avance si des espaces de travail sont encore disponibles et réserver celui dont ils ont besoin. Le stress et la frustration d'arriver au bureau et de ne pas avoir d'espace de travail disparaissent.
Augmenter la productivité
Tout le monde n'a pas les mêmes exigences en matière d'environnement de travail. Certains préfèrent travailler dans des espaces ouverts, tandis que d'autres ont besoin d'un endroit calme pour pouvoir se concentrer. Tenir compte de cet aspect est essentiel pour stimuler leur productivité. Grâce à une application de hot desking, les employés s'assurent d'obtenir l'espace de travail dont ils ont besoin pour travailler efficacement lorsqu'ils viennent sur place. Un autre atout pour la productivité est qu'un tel outil de travail flexible facilite la collaboration. Les travailleurs hybrides privilégient généralement les jours de bureau pour travailler sur des projets de groupe. Avec une application de hot desking, ils peuvent consulter leurs emplois du temps respectifs et réserver un bureau à côté de l'autre ou une salle de réunion le même jour pour travailler sur leur projet d'équipe.
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Réduire le stress et améliorer la santé mentale
Si le travail flexible est très demandé par les jeunes générations de travailleurs et améliore l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, il peut aussi devenir une source de stress s'il n'est pas géré correctement. Grâce à une application de hot desking, vos collaborateurs n'ont plus à s'inquiéter d'arriver au bureau et de ne pas avoir de place ou d'espace de travail correspondant à leurs besoins. Cela peut sembler un détail, mais lorsque cela se répète, cela peut avoir un impact sérieux sur la satisfaction et la santé mentale de vos employés au travail. Il en va de même lorsqu'ils doivent travailler sur un projet commun ou qu'ils ont besoin d'informations de la part de leurs coéquipiers, et qu'ils essaient de savoir qui travaille quand et où. Le simple fait de pouvoir vérifier où travaillent leurs collègues améliore la collaboration et l'expérience des employés.
Quelles sont les autres fonctionnalités incluses dans le logiciel de hot desking deskbird ?
Examinons en détail l'application de hot desking deskbird et ses principales caractéristiques.
Analyse du lieu de travail
Si vous souhaitez répondre aux attentes de vos employés, stimuler la productivité et réaliser des économies, vous devez avoir une idée claire de la manière dont votre espace de travail est utilisé. L'application deskbird est dotée d'une fonction d'analyse des bureaux qui vous donne des informations utiles telles que le taux d'occupation de votre lieu de travail ou les types d'espaces de travail les plus utilisés. Vous pouvez comparer les résultats d'une semaine, d'un mois ou d'une année à l'autre et optimiser l'espace en conséquence.
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Réservation de parking
Mettez-vous des parkings à la disposition de vos employés ? Bien que nous encouragions à prendre le vélo ou les transports en commun lorsque c'est possible, certaines personnes n'ont pas le choix et doivent utiliser leur voiture pour venir sur place. Pour vous assurer qu'ils disposent d'une place de parking, vous pouvez intégrer cette option dans votre application sur mesure deskbird , de sorte que les membres de votre équipe ne doivent plus se préoccuper de trouver un parking. Il vous suffit d'indiquer le nombre de places de parking disponibles. Ils peuvent alors en réserver une simultanément tout en réservant leur espace de travail pour la journée !
Plan d'étage interactif
Le plan d'étage interactif est une autre fonction intéressante de deskbird. Clara est dans le métro pour se rendre au travail, mais elle a oublié de réserver un bureau. Elle peut ouvrir l'application à partir d'un smartphone et vérifier rapidement qui est dans le bureau et où en temps réel. Elle peut alors réserver un espace de travail à côté de son coéquipier préféré ou des personnes avec lesquelles elle sait qu'elle devra travailler sur un projet aujourd'hui. Le plan d'étage interactif favorise la connexion, la collaboration et la productivité sur le lieu de travail!
Places assignées
Parce que l'attention portée aux employés est l'une de nos valeurs fondamentales, nous avons conçu notre application en pensant au bien-être de vos employés. C'est pour cette raison que nous avons créé la fonctionnalité des espaces assignés . Disponible uniquement du côté de l'administrateur, elle permet aux dirigeants d'allouer des ressources spécifiques aux membres de leur équipe. Si Anna sait qu'elle ne peut se concentrer que lorsqu'elle travaille dans un espace calme, son responsable peut lui attribuer un bureau répondant à ses critères. Anna n'a plus à se soucier d'avoir un espace de travail qui réponde à ses besoins !
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Fonctionnalités à venir
Nous travaillons en permanence à l'amélioration de l'application deskbird pour pouvoir répondre à vos besoins ainsi qu'à ceux de vos employés. Grâce à nos clients qui nous font part de leurs commentaires honnêtes et constructifs, nous nous efforçons de nous améliorer en permanence. En 2022, nous sommes devenus l'entreprise de logiciels à la croissance la plus rapide d'Europe. Cela nous motive encore plus à construire le meilleur logiciel de gestion du lieu de travail et à créer de nouvelles fonctionnalités qui répondent à vos besoins.
Alors restez à l'écoute, deskbird vient de quitter le nid, mais nous avons l'intention de déployer nos ailes et de voler encore plus haut dans le monde du travail flexible !
Êtes-vous intéressé par les avantages de l'utilisation d'une application de hot desking? Lorsque l'on examine les tendances de l'avenir du travail, il ne semble pas que la flexibilité du travail soit encore une option. Avoir la possibilité de travailler de n'importe où et de créer un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée est l'objectif de la plupart des travailleurs de la générationMillennials et de la génération Z.
Pour adopter ce modèle de travail avec succès et en tirer le meilleur parti, il est essentiel de se doter d'un outil de travail flexible tel que notre logiciel de gestion du lieu de travail.
Faites un essai gratuit de l'application deskbird et offrez ainsi à vos employés plus de flexibilité grâce à la planification hebdomadaire et à la planification de l'emploi du temps avec la fonctionnalité de workspace booking et de planification hebdomadaire!
Sources : deskbird articles de blog sur le hot desking.
