Collaboration asynchrone : comment surmonter les défis les plus courants

La collaboration asynchrone, c'est-à-dire lorsque deux personnes ne sont pas censées être disponibles simultanément pour travailler ensemble, est l'un des meilleurs moyens de collaborer à distance. Le travail flexible étant devenu la norme, la collaboration a pris de nouvelles dimensions et se révèle plus importante que jamais. Les frontières géographiques et temporelles traditionnelles ne définissent plus le lieu de travail, car les travailleurs se trouvent dans des lieux et des fuseaux horaires différents. Toutefois, cette situation fait apparaître à la fois des opportunités et des défis, tels que la gestion d'équipes distribuées et l'allocation de temps et d'espaces pour un travail d'équipe efficace. Le travail hybride augmente la productivité. Néanmoins il peut aussi avoir l'effet contraire à défaut d'une configuration parfaite visant la meilleure des collaborations possibles au sein de l'équipe.

Cet article se penche sur l'importance du travail asynchrone pour l'engagement des employés et la réussite de l'entreprise, en explorant son potentiel pour stimuler l'efficacité, la créativité et la croissance. En outre, nous mettons en lumière les obstacles les plus courants rencontrés dans les configurations de travail hybrides et fournissons des conseils pratiques pour les surmonter.

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Pourquoi la maîtrise de la collaboration asynchrone est-elle essentielle pour vos employés et pour la réussite de votre entreprise ?

Une mauvaise collaboration est source de stress et de détachement

La collaboration dans un environnement hybride peut s'avérer difficile, en particulier lorsque l'équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires et dans des lieux différents. Il est donc essentiel d'améliorer les méthodes de collaboration pour éviter le stress et le détachement des employés. Il peut être difficile d'organiser une réunion ou de travailler virtuellement sur un projet, en particulier avec des modèles flexibles. Si ces défis ne sont pas relevés, votre équipe peut se sentir exceptionnellement frustrée et ne pas vouloir contribuer. 

Des méthodes de collaboration inadéquates ralentissent les projets et la croissance

Si votre personnel n'est pas en mesure de se réunir et de travailler ensemble dans un espace adéquat, cela peut se répercuter sur la finalisation des projets dans les délais impartis. Les tâches étant mises en attente, la croissance et le succès de votre entreprise risquent d'en pâtir.<span> </span>Trouver un espace et une date pour travailler (en présence ou en ligne) peut devenir chronophage et cela vide toute l'équipe de l'énergie nécessaire pour mener à bien le projet. On ne peut pas s'attendre à ce que les tâches progressent sans une collaboration active quotidienne et sans l'équipement adéquat.

Une collaboration asynchrone réussie est source d'efficacité, de productivité et de créativité.

Une communication asynchrone réussie signifie que les employés sont en mesure de travailler individuellement à des moments et dans des lieux différents de manière efficace, comme s'ils étaient dans le même bureau. La communication asynchrone implique que chaque personne doit attendre la réponse d'un coéquipier ou alors faire un brainstorming individuel. Toutefois, l'équipe peut être plus efficace et plus créative lorsque l'organisation est rendue optimale grâce à ces outils permettant de rationaliser les informations et les tâches. Parfois un brainstorming individuel avant une réunion d'équipe s'avère bien plus concluant.

Une forte collaboration crée des liens plus durables 

La collaboration est nécessaire pour construire une équipe résiliente et unie. Nous avons besoin de ces connexions personnelles pour créer des liens avec nos coéquipiers, que ce soit en ligne ou en personne. Non seulement ces liens améliorent la santé mentale des employés, mais ils garantissent également que l'équipe travaille bien ensemble en maximisant son efficacité.

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Quels sont les problèmes les plus fréquents auxquels une équipe est confrontée dans un contexte de travail hybride ?

Faute d'outils de collaboration hybrides appropriés

Les outils de collaboration hybrides sont essentiels pour gérer un bureau flexible. Ils permettent de rationaliser la communication, de centraliser les documents et d'automatiser d'importantes pratiques de gestion de bureau telles que la réservation de bureaux et de salles de réunion. Voici quelques-uns des outils que vous pouvez mettre en œuvre :

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• Logiciel de réservation de bureau;
• Système de gestion de documents basé sur le cloud ;
• Outil de communication textuelle (par exemple : Slack) ;
• Plate-forme de vidéoconférence.

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Absence de lignes directrices sur la collaboration asynchrone 

Si l'on ne fixe pas une bonne conduite, les incompréhensions augmentent. Cela peut avoir un impact sur la coordination de différents projets, car les employés ne peuvent pas se mettre d'accord sur le bon endroit et le bon moment pour travailler ensemble. Cela peut également créer un véritable décalage entre les équipes ou les individus qui ne communiquent pas entre eux. Par exemple, dans une équipe internationale, toutes les communications écrites et orales doivent se faire dans une langue commune, comme l'anglais. Ainsi, tout le monde peut comprendre sans exclusions.

Perte du lien avec le lieu de travail

Ceux qui ont adopté un mode de travail à distance et hybride ces dernières années l'ont certainement constaté : il est très compliqué d'établir des relations fructueuses avec des collègues qu'on ne voit que par écran interposé. Il faut apprendre à gérer la communication asynchrone et travailler de manière moins personnelle. Les liens sur le lieu de travail se perdent lorsqu'il y a moins d'interactions en personne, car il est plus difficile de tisser des liens avec des collègues à travers son ordi. Par conséquent, la culture organisationnelle peut également en souffrir, car elle est créée par les employés. C'est pourquoi il est encore plus important de donner la priorité à la culture d'entreprise et à la création de liens dans ces nouveaux modèles de travail.

Décalage et risque d'isolement

Bien qu'il existe plusieurs solutions pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes hybrides, il existe un risque de cloisonnement et d'isolement. C'est une évidence : lorsqu'une partie de l'équipe travaille chez soi, tout le monde s'isole un peu. Cela peut aider à se concentrer, mais cela peut aussi conduire à un sentiment de décalage si les individus ne communiquent pas clairement et régulièrement les uns avec les autres. Avec le travail à distance, les employés peuvent interagir avec leur équipe mais ils n'ont pas souvent l'occasion de discuter avec d'autres collègues.

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Géographie et au décalage horaire

La coordination est d'autant plus difficile lorsque les équipes sont distribuées et hybrides, ou réparties dans différents pays et continents. Les managers doivent tenir compte des fuseaux horaires pour s'assurer que tout le monde puisse collaborer. Par exemple, l'organisation d'une réunion est plus compliquée et requiert plus de compétences car les fuseaux horaires doivent être alignés. Par ailleurs, les équipes distribuées permettent aux entreprises de trouver les meilleurs talents au niveau mondial et de créer une organisation plus diversifiée avec des perspectives différentes. Cela favorise la créativité et la résolution de problèmes, certes, mais cela peut aussi donner lieu à des difficultés dans la communication interculturelle.

Mauvaise stratégie de communication à distance

Les équipes à distance ont particulièrement besoin d'une stratégie de communication solide. Alors que les équipes hybrides se réunissent de temps en temps, les employés totalement éloignés n'ont pas cette possibilité. Des mesures supplémentaires doivent donc être prises pour créer des liens et une culture virtuels. La communication entre les responsables et les employés doit également être extrêmement claire afin de fixer les bonnes attentes, notamment en matière de fixation d'objectifs et d'éthique du travail.

Fatigue de Zoom

Pour les équipes flexibles, les réunions s'organisent principalement en visio. Les messages sont parfaits pour envoyer rapidement un document ou poser une question, mais pas pour collaborer à des tâches plus complexes nécessitant un brainstorming et un retour d'information de la part des collègues. Par conséquent, les réunions virtuelles ne sont pas seulement le moteur de la connexion personnelle, mais aussi de la réussite commerciale. Cependant, cela conduit à ce que nous appelons la " fatigue de Zoom".

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Comment améliorer la collaboration à distance ?

Former les managers et les employés à la collaboration à distance

Les cadres et les employés doivent être formés correctement dans un environnement hybride, car une collaboration fructueuse entre les deux parties est nécessaire pour gérer une organisation hybride. Tout d'abord, les managers doivent être préparés à communiquer avec une équipe hybride et à la diriger. Pour de nombreux dirigeants, ce nouveau défi exige de repenser leur style de leadership. Par exemple, la tendance est à la microgestion car ils ne peuvent pas superviser le travail au fur et à mesure. Or, cela a généralement l'effet inverse et nuit à la productivité. D'autre part, les employés doivent apprendre à utiliser la technologie du lieu de travail hybride et à créer un équilibre entre vie professionnelle et vie privée dans un environnement où la vie privée et la vie professionnelle ne sont pas totalement séparées.

Mettre en place une politique de collaboration asynchrone

Une politique de collaboration asynchrone aide l'équipe à comprendre comment utiliser les différents outils fournis pour gérer un bureau hybride. Il s'agit par exemple de fixer des règles pour l'utilisation de Slack et d'autres plateformes de messagerie lors de la discussion d'informations sensibles. Ou alors de préciser à quel moment les employés doivent être "en ligne" et disponibles pour que leurs collègues les contactent lorsqu'ils travaillent à distance. 

Rechercher les meilleurs outils de collaboration en équipe

La meilleure façon d'améliorer l'efficacité des équipes asynchrones est d'utiliser des outils de collaboration ! La bonne nouvelle, c'est que les solutions de travail hybrides constituent un marché innovant et en pleine croissance qui offre de nombreuses options intéressantes. Mais avec autant d'options, comment savoir si vous choisissez la bonne ? Il est essentiel de choisir des technologies qui correspondent aux besoins des employés. Il faut notamment prêter attention aux intégrations disponibles, comme le fonctionnement transparent avec Google ou Slack. Un excellent exemple d'outil centré sur l'employé est un logiciel de réservation de bureau tel que deskbird. Il facilite les réunions sur place et permet de savoir qui travaille où et quand. Cela permet de gérer les équipes et de s'assurer que les besoins des employés sont satisfaits.

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Apprendre à gérer une réunion virtuelle

Dans un monde numérique, la collaboration à distance exige l'organisation de réunions virtuelles. C'est l'une des rares activités qui simulent la collaboration en personne et c'est un élément clé de la réussite. Bien que l'organisation de telles réunions semble intuitive, il est toujours judicieux de se rappeler de certaines bonnes pratiques pour les réunions à distance. Par exemple, il convient d'établir un ordre du jour à l'avance, de le partager avec les participants et d'utiliser les fonctions interactives.

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Connaître les préférences de votre équipe en matière de communication

Les préférences de votre équipe en matière de communication peuvent varier. Il est essentiel de s'en souvenir lors de l'établissement de lignes directrices et de la mise en œuvre de nouveaux outils. Les lieux de travail devenant de plus en plus diversifiés et multigénérationnels, n'hésitez pas à contacter votre équipe et à recueillir leurs avis pour mieux comprendre leurs attentes. Par exemple, notre article sur le style de communication de la génération Z a mis en évidence le fait que ce groupe démographique préfère les messages courts pour les questions et les tâches rapides. En revanche, ils préfèrent se rencontrer pour des problèmes plus complexes.

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Se concentrer sur l'inclusion et l'équité avec tous vos employés hybrides.     

L'inclusion sur le lieu de travail est un sujet clé de toute réflexion sur la diversité. Dans les environnements hybrides il faut également veiller à inclure tous ceux travaillent à domicile. De nombreux travailleurs hybrides et à distance craignent de perdre des opportunités parce qu'ils ne sont pas physiquement présents au bureau. C'est pourquoi les dirigeants doivent prendre soin d'inclure ceux qui travaillent à domicile dans les discussions importantes et d'établir des relations avec eux en simulant des conversations décontractées au bureau. Il peut s'agir de discussions rapides autour d'un café sur Zoom pour permettre aux membres de l'équipe d'apprendre à se connaître.

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Favoriser la cohésion de l'équipe par le biais de jeux, d'activités et d'événements.

Les relations personnelles peuvent également être créées par le biais d'activités et d'événements. Cela élimine la pression du travail et permet aux gens de se rapprocher. Des activités de cohésion d'équipe peuvent être organisées en ligne ou inciter les gens à se rendre au bureau. Ces moments facilitent la conversation et donnent à chacun un bon point de départ pour nouer des liens. Il est possible d'aller plus loin en organisant des événements, voire en réunissant l'équipe dans la même ville si elle est répartie dans le monde entier. 

Encouragez la transparence et demandez à vos employés de vous faire part de leurs commentaires

Enfin et surtout, les dirigeants doivent faire preuve de transparence lorsqu'ils définissent des politiques, des lignes directrices et des changements. Les modèles flexibles causent un sentiment de frustration surtout en cas de mauvaise communication ou de manque de clarté. <br>Il est donc essentiel d'avoir des conversations sans filtres avec les employés afin de mettre le doigt sur ce qui les agace et avoir leur avis sur ce qui empêche une meilleure collaboration. Adopter des méthode de travail de demain demande une collaboration étroite pour atteindre le succès. La collaboration asynchrone permet aux équipes de transcender les contraintes géographiques et de travailler ensemble quel que soit leur emplacement ou leur fuseau horaire. Toutefois, cela ne va pas sans difficultés. Les entreprises peuvent améliorer la productivité, l'innovation et le bien-être des employés en relevant les défis du travail asynchrone et en mettant en œuvre les bons outils et les bonnes tactiques. La formation, la mise en valeur des ressources et la promotion d'un environnement inclusif ne sont pas de simples stratégies, mais des étapes cruciales dans la création d'un écosystème de travail à distance et hybride prospère. Alors que nous continuons à redéfinir le lieu de travail et a capacité d'adaptation, ces sont l'ouverture et la collaboration des équipes qui jettent les bases de la croissance des organisations.  

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Sources : 

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• Collaboration entre équipes hybrides : les meilleures pratiques [2023], OfficeRND ;
• Pourquoi la collaboration hybride est plus difficile que vous ne le pensezLa peinture murale ;
• Promouvoir un travail d'équipe efficace dans un modèle de travail hybride Lucidspark ;
• 6 outils et stratégies de collaboration hybrideOwl Labs.

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