Logiciel de gestion des espaces de travail : 7 raisons pour adopter deskbird

Alors que de plus en plus d'entreprises adoptent des modèles de travail hybrides, le rôle de l'espace de bureau a naturellement changé. Tout d'abord, l'ensemble de votre personnel ne vient pas sur place tous les jours, ce qui signifie que le lieu de travail répond à des besoins différents, tels que la connexion, la collaboration et la communication. Lorsque les gens se rendent au bureau, ils veulent socialiser et travailler sur des projets d'équipe plutôt que sur des tâches individuelles comme ils le font à la maison. La séparation entre le bureau à domicile et le lieu de travail révèle l'importance des deux pour la productivité globale.

Comment savoir quel est le type d'espaces de travail plus nécessaire à votre personnel pour travailler efficacement ? Comment garantir l'accès à ces espaces de travail spécifiques ? Utilisez-vous un logiciel de gestion des espaces de bureau pour optimiser vos espaces de travail et réaliser des économies ? 

Il faut comprendre les nouvelles tendances du travail, telles que la flexibilité, car de nombreux travailleurs ont une vision de ce que devrait être le bureau moderne. L'expérience sur place est plus personnelle, ce n'est pas seulement un endroit où les employés se rendent pour effectuer leur travail. Ils planifient leurs journées au bureau pour collaborer avec leurs collègues, assister à un événement spécifique ou simplement entrer en contact avec leurs coéquipiers. 

Chez deskbird, nous vous aidons à adopter l'avenir du travail, en particulier le modèle de travail flexible. Voici comment les logiciels de bureau hybride profitent à toutes les organisations et à tous les travailleurs modernes et pourquoi deskbird est le meilleur outil pour le travail hybride. 

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de l'espace de travail ?

Les caractéristiques principales des logiciels de gestion des espaces de travail

Le logiciel de gestion des espaces de travail est un outil numérique conçu pour aider les entreprises à optimiser l'utilisation de leur espace de travail grâce à l'analyse de l'occupation. Cette plateforme permet de savoir qui utilise certains espaces du bureau et à quel moment, afin de compléter la prise de décision concernant l'organisation du bureau et de ses ressources. En d'autres termes, elle aide les entreprises à organiser et à gérer efficacement l'agencement de leurs bureaux, les réservations de salles et les biens immobiliers. 

L'objectif principal d'une solution de gestion de l'espace comme deskbird est de s'assurer que l'espace physique d'un bureau est utilisé de manière efficace. Elle répond aux besoins opérationnels de l'organisation et au confort de ses employés. 

Les caractéristiques des logiciels de gestion des espaces de travail sont souvent les suivantes

• un plan d'étage interactif pour visualiser et reconfigurer les espaces de bureau ; 
• des plateformes de réservation de salles pour une meilleure répartition de l'espace ;
• les données d'occupation en temps réel pour comprendre les schémas d'utilisation ;
• des outils d'analyse pour éclairer les décisions futures en matière d'aménagement de l'espace. 

Par ailleurs, deskbird s'intègre à d'autres systèmes tels que les applications de calendrier et offre un accès mobile pratique. Il permet ainsi une gestion dynamique de l'espace de travail et améliore l'expérience des employés dans un environnement de travail de plus en plus flexible.

Une solution numérique au service de tous sur le lieu de travail

Une plus grande flexibilité au travail entraîne inévitablement quelques changements dans notre relation avec le lieu de travail physique. C'est pourquoi, en tant qu'entreprise hybride, vous devez mieux comprendre l'utilisation des bureaux afin d'offrir à votre personnel l'environnement de travail dont il a besoin pour s'épanouir. Il s'agit notamment de prendre en compte le rôle de l'environnement sur la productivité des employés, d'équiper vos équipes d'un logiciel de réservation de bureau et d'optimiser votre espace de bureau pour ne plus gaspiller d'argent.

La technologie occupe une place importante dans nos vies et il est fondamental d'en tirer parti dans le cadre professionnel. Avec un logiciel de gestion des espaces de bureau tel que deskbird, vous offrez à votre personnel un système intuitif de hot desking. La planification d'un horaire hybride n'a jamais été aussi simple. Ils peuvent organiser toute la semaine en seulement 5 clics. Mais ce logiciel ne s'arrête pas là : grâce à ses fonctionnalités innovantes, l'application deskbird s'adresse également aux responsables RH, CRE, Facility et Finance.

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Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des espaces de travail pour votre entreprise ?

1. Un logiciel de bureau hybride permet d'optimiser l'espace de bureau

L'accès à des données réelles sur la façon dont vos employés utilisent l'espace de bureau lorsqu'ils travaillent selon un horaire hybride rend l'optimisation de l'espace plus facile et plus pertinente. L'analyse des données relatives à l'utilisation des différents espaces de travail par les employés, combinée à leurs commentaires, vous permet de repérer les points à améliorer. Vous pouvez alors prendre des décisions pertinentes basées sur des données pour ajuster l'agencement de votre lieu de travail et réduire la taille de l'espace de bureau. 

Par exemple, vous pouvez vous rendre compte que votre plan initial ne fonctionne pas. Les gens ne viennent pas sur place parce qu'ils n'ont pas accès aux espaces de travail dont ils ont besoin. Les salles de réunion sont constamment réservées. La moitié des bureaux individuels sont inoccupés. De plus, vos employés admettent qu'ils préféreraient travailler à la maison parce qu'il est plus facile d'intégrer leur activité sportive dans leur emploi du temps. Les responsables des ressources humaines, des installations et des finances peuvent collaborer pour repenser l'espace de travail et créer un environnement qui réponde mieux aux attentes de vos employés. 

2. Un logiciel de gestion des espaces de travail vous permet de réaliser des économies

L'optimisation de l'espace de travail permet souvent de réduire les frais de bureau. Avec l'augmentation du nombre de personnes travaillant à domicile, de nombreuses entreprises se rendent compte que l'agencement de leurs bureaux n'est plus adapté. Pourquoi continuer à fournir un bureau individuel à chaque employé si la moitié d'entre eux travaillent à distance ? Il est essentiel de savoir de quels types d'espaces de bureau votre personnel a besoin (bureaux individuels, salles de réunion, espaces de travail partagés, etc.) 

En choisissant le meilleur agencement et en optimisant votre bureau, vous pouvez réduire vos coûts immobiliers et diminuer de manière significative les dépenses telles que l'entretien, l'électricité, les factures d'eau, etc. Pour en savoir plus sur la façon dont la mise en place d'une organisation de travail hybride et l'utilisation d'un logiciel de gestion des espaces de travail peuvent vous aider à réduire vos coûts, vous pouvez lire notre article sur les idées de réduction des coûts de bureau. Enfin, vous pouvez utiliser notre calculateur de bureaux hybrides pour connaître votre estimation des économies nettes réalisées sur les frais de bureau.

3. Un outil hybride de gestion de l'espace de travail fournit des informations pour permettre à vos employés de s'épanouir

Savoir comment optimiser votre espace de travail vous donne un avantage décisif dans la constitution d'une main-d'œuvre prospère. Comme vous pouvez le lire dans notre article sur l' impact de l'aménagement des bureaux sur la productivité, les efforts que vous déployez pour concevoir un environnement de travail centré sur les personnes ont une grande importance. Cela peut aller de la création de bureaux au design biophilique à l'aménagement d'espaces plus collaboratifs. Tous ces petits changements ont un impact important sur la productivité et le bonheur de vos employés.

Quel est le rôle des logiciels de bureautique hybride dans ce contexte ? 

Ils peuvent équilibrer les besoins spatiaux et les préférences des travailleurs, ce qui permet de créer des espaces de travail sur mesure qui améliorent le confort et la productivité. Grâce à des fonctionnalités telles que la réservation de bureaux et l'analyse de l'utilisation de l'espace, le logiciel garantit que les espaces de travail sont flexibles et s'adaptent à différents styles de travail, qu'il s'agisse de sessions de collaboration ou de tâches individuelles ciblées. 

Cette adaptabilité favorise le bien-être des employés, car les membres de votre équipe ont la possibilité de choisir les paramètres qui conviennent le mieux à leurs tâches et à leurs préférences. En outre, des solutions numériques telles que deskbird peuvent rationaliser la gestion des ressources et des équipements partagés. Cela réduit le risque de conflits d'horaires et de frictions entre les travailleurs. 

En bref, le logiciel de gestion des espaces de bureau optimise l'espace de travail physique grâce à une conception stratégique basée sur des données, afin de créer un environnement harmonieux et économe en ressources qui favorise à la fois les performances individuelles et la réussite collective.

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4. Les données collectées vous aident à maintenir une culture de travail saine

Il est facile de repérer les employés qui ont tendance à rester au bureau quelques heures de plus qu'ils ne le devraient lorsque tout le monde est sur place. Vous pouvez voir physiquement combien d'heures chaque personne travaille. Il en va de même pour les signes d'épuisement professionnel. Toutefois, l'adoption d'un modèle de travail hybride rend plus difficile l'observation de comportements professionnels malsains ou toxiques, car vous ne voyez pas les télétravailleurs. Quelles sont donc les solutions pour éviter cela et créer une culture de travail plus saine ?  

Les logiciels de gestion des espaces de travail vous permettent d'accéder aux emplois du temps de vos collègues. L'objectif n'est évidemment pas de traquer leur agenda, mais plutôt de vous aider à identifier certaines tendances. Par exemple, vous pouvez vous rendre compte que votre collègue Mark a commencé à venir moins souvent sur place. Cela peut être dû à des raisons logistiques. Mais cela peut aussi signifier qu'il s'isole. Il est essentiel d'avoir une conversation ouverte pour comprendre pourquoi il préfère travailler à distance afin de s'assurer qu'il n'y a pas lieu de s'inquiéter.

Comment un logiciel de bureau hybride peut s'avérer bénéfique pour vos employés ?

5. Les logiciels de bureautique hybrides répondent aux besoins des organisations et des effectifs modernes

En 2020, la pandémie a bouleversé notre façon de travailler et a ouvert une nouvelle porte aux modalités de travail flexibles, car nous avons tous dû travailler à domicile pour assurer la sécurité de nos collègues et de nos communautés. Faute de pouvoir se voir en personne, les organisations ont été contraintes de revenir à des modèles de travail à distance, mais elles se sont rapidement aperçues qu'ils présentaient de nombreux avantages, tels qu'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et une plus grande satisfaction des employés. Il y a quelques années, il n'était pas possible de planifier une journée de travail en fonction de nos calendriers personnels et de nos priorités. Imaginez que l'un des membres de votre équipe vous demande : "Puis-je travailler à distance la semaine prochaine parce que j'aimerais rendre visite à ma sœur à Madrid et travailler de  là-bas !". Comment auriez-vous réagi ? Pour beaucoup d'entre nous, cela aurait été inimaginable car nous devions être physiquement présents au bureau tous les jours.

Mais aujourd'hui, le travail hybride est devenu monnaie courante dans de nombreuses organisations après la pandémie, car beaucoup de travailleurs se sont habitués au confort et à la flexibilité du travail à domicile. Cependant, certaines entreprises tentent de forcer leurs employés à retourner au bureau à plein temps en raison d'un manque de confiance dans la productivité du télétravil. De nombreux dirigeants ont un préjugé de proximité et ne croient que le travail est accompli que s'ils peuvent le voir en personne. Comme vous pouvez le lire dans notre article sur ce sujet, cette approche n'est peut-être pas la meilleure à long terme, car elle favorise une culture de méfiance et montre également une préférence pour ceux qui sont en mesure de venir au bureau, ce qui peut représenter un défi pour les parents qui travaillent ou les personnes souffrant d'un handicap physique. L'expérience des employés est plus importante que jamais pour attirer et retenir les talents, en particulier sur le marché de l'emploi très concurrentiel actuel. Permettre un mélange de travail à distance et de journées au bureau est la solution parfaite pour combiner les besoins de chacun (organisations, managers et employés).

6. Les logiciels de gestion des espaces de travail facilitent la collaboration et la cohésion d'équipe

Les logiciels de gestion des espaces de travail vous aident non seulement à gérer efficacement votre lieu de travail, mais ils profitent aussi indirectement à d'autres parties de votre organisation, notamment à l'expérience des employés et, plus particulièrement, à la collaboration. Par exemple, une application de planification de la semaine telle que deskbird permet de s'assurer que les coéquipiers arrivent le même jour afin qu'ils puissent travailler ensemble sur des tâches qui impliquent un brainstorming créatif et la résolution de problèmes. Sans une telle plateforme, la coordination des journées au bureau entre plusieurs personnes devient complexe, ce qui nuit à la fois à l'expérience des employés et à la capacité d'une collaboration fructueuse.

Nous savons à quel point il peut être difficile de maintenir une culture d'entreprise et un état d'esprit collectif lorsque les personnes travaillent dans des lieux différents et ne se voient qu'occasionnellement. Les réunions en personne sont nécessaires pour développer des liens, car nos écrans créent une barrière subtile qui empêche d'approfondir les relations. Nous ne percevons pas les nuances de la personnalité de nos collègues, car les petits signaux non verbaux ne se traduisent pas bien à l'écran. Les principales fonctionnalités de l'application deskbird (réservation de salles, plan d'étage interactif, planification hebdomadaire et événements de bureau) sont conçues pour renforcer les liens entre les membres de l'équipe et les comportements collectifs. 

Les fonctions de planification hebdomadaire facilitent la planification des réunions au bureau en permettant de voir qui a réservé un espace de travail et quand. Pour ceux qui souhaitent nouer des liens d'amitié avec leurs collègues, cette fonction leur permet d'arriver le même jour que leurs coéquipiers préférés. En retour, ces amitiés améliorent l'expérience des employés et leur fidélité à l'organisation. En outre, la réservation de salles permet aux membres de l'équipe de réserver des espaces de travail collaboratifs pour travailler sur des projets de groupe ou se réunir pour une séance de rattrapage. Certaines tâches nécessitent ce type d'espace pour être accomplies efficacement. C'est pourquoi la réservation de salles permet aux équipes de disposer de l'espace dont elles ont besoin. Enfin, notre fonction d'événements facilite la programmation d'événements d'entreprise et d'équipe tout en encourageant les idées de cohésion d'équipe. Cette fonction est dédiée à la création de liens plus profonds et plus personnels qui sont si importants pour développer une culture d'entreprise positive avec des employés dévoués.

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7. Les fonctionnalités centrées sur les personnes de deskbird améliorent l'expérience des employés

Le logiciel de bureau hybride est un atout majeur pour améliorer l'expérience des employés. Il aide les travailleurs à planifier leur semaine sans effort et en un rien de temps, tout en éliminant le stress inutile. Par exemple, il réduit le risque de frustration lié au fait de ne pas trouver de place ou de devoir travailler dans un coin du bureau qui ne correspond pas à leurs besoins et les empêche de travailler efficacement. Sa facilité d'utilisation et ses options d'intégration favorisent également les projets collaboratifs et l'organisation de réunions à partir d'un espace centralisé. 

Au bureau, on a parfois envie ou besoin de s'asseoir à côté d'un collègue en particulier, soit parce qu'on travaille sur les mêmes projets, soit parce qu'on s'entend bien. L'application deskbird est même équipée d'un plan d'étage interactif. C'est très pratique si vos collègues n'ont pas réservé d'espace de travail à l'avance et qu'ils souhaitent voir rapidement où se trouve leur équipe.

De plus, ces caractéristiques favorisent un meilleur équilibre vie pro vie perso ainsi qu'une plus grande flexibilité. En donnant aux employés l'autonomie de choisir leurs horaires de travail, ils peuvent donner la priorité à d'autres aspects importants de leur vie, tels que la famille et la santé. Cela signifie que les employés sont plus heureux, qu'ils peuvent vraiment se concentrer sur leur travail lorsqu'ils en ont besoin et qu'ils sont moins susceptibles de quitter leur emploi. Ainsi, bien que cela ne soit pas évident, les caractéristiques centrées sur les personnes ont un impact direct sur le succès global de votre entreprise.

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‍Les logiciels de gestion des espaces de travail sont un élément fondamental de la technologie des lieux de travail d'aujourd'hui. Alors que les besoins des employés et des entreprises évoluent, il est important pour les entreprises de rester agiles, notamment en adoptant des modèles de travail hybrides et flexibles. Cette transition nécessite une organisation et une transformation numérique pour réussir, car les dirigeants doivent savoir où et quand leurs équipes travaillent. C'est là qu'un logiciel de gestion de bureau, comme deskbird, entre en jeu ! Les avantages d'un logiciel de bureau hybride ne sont pas seulement liés à la gestion de l'espace de travail, à son optimisation et aux économies réalisées. Ils ont également un impact positif sur l'expérience des employés, en aidant les équipes à tisser des liens plus étroits au travail, ce qui se traduit par une main-d'œuvre plus loyale et plus motivée. Un support numérique comme l'application deskbird vous aide à créer un environnement de travail prospère et centré sur les personnes, tout en permettant à votre personnel de tirer le meilleur parti du travail hybride.

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