Emploi du temps asynchrone : tout ce qu'il faut savoir pour que ça marche

Certains de vos employés travaillent le matin tandis que d'autres n'ouvrent leur ordi que l'après-midi ? Dans ce cas, vous faites partie de ces entreprises (toujours plus nombreuses) qui ont adopté des horaires asynchrones pour leurs équipes. Qu'est-ce que ce modèle de travail ? Quels en sont les avantages et les inconvénients ? Comment s'assurer d'en tirer le meilleur parti tout en minimisant les quelques inconvénients ? Les horaires flexibles suppriment le cadre des heures de travail, il faut bien avoir une politique claire en matière de travail asynchrone pour garantir l'efficacité. Nous partageons avec vous tout ce que vous devez savoir sur ce système de travail et sur la manière de garantir à vos collègues et à votre entreprise les avantages qui en découlent. Êtes-vous prêt à adopter un autre niveau de flexibilité et une méthode de travail moderne ?

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Les horaires asynchrones expliqués

Définition d'un horaire asynchrone

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Lorsqu'une entreprise autorise les horaires asynchrones, les employés ne travaillent pas simultanément. Cela repose principalement sur le concept de l'horaire flexible. Hélène peut travailler le matin tandis que Marc n'allume son ordi que le soir, et Alex est connecté à différents moments de la journée marqués par des pauses. Pourquoi les organisations adoptent-elles ce modèle de travail ? Les raisons sont variées. Elles peuvent collaborer avec des personnes situées dans plusieurs fuseaux horaires, elles aspirent à favoriser une approche centrée sur les personnes sur le lieu de travail, ou encore, elles veulent améliorer l'efficacité, etc.

Pratiques de travail asynchrones et à distance : identiques mais (très) différentes

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Très souvent, le travail asynchrone est associé à l'idée du télétravail. Or, ce n'est qu'à moitié vrai. Les emplois du temps asynchrones mettent davantage l'accent sur la flexibilité temporelle que sur la flexibilité géographique. Ils ne s'appliquent donc pas uniquement aux employés à distance. Vous pouvez également autoriser des pratiques de travail asynchrones même si votre personnel travaille au bureau la plupart de la semaine et vit dans le même fuseau horaire. Par exemple, le personnel hospitalier a des emplois du temps essentiellement asynchrones, bien que son travail ne puisse être effectué ailleurs.

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Avantages et défis des horaires flexibles

Pourquoi les entreprises adoptent-elles l'emploi du temps asynchrone ?

Réduction des frais de bureau

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En permettant à votre personnel d'adopter des emplois du temps asynchrones, vous réduisez le nombre d'employés présents simultanément au bureau. Cela vous permet de réduire l'espace physique de vos bureaux. Cette réduction de l'espace se traduit directement par une baisse des coûts de location, de services publics et d'entretien, car une surface plus petite permet d'accueillir une main-d'œuvre tournante tout en préservant l'efficacité opérationnelle. Par conséquent, vous pouvez économiser une somme d'argent importante en minimisant vos dépenses liées aux bureaux.

Efficacité et productivité accrues

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Avoir un bon rythme est l'objectif ultime de toute personne qui souhaite faire les choses de manière efficace et efficiente. La bonne nouvelle, c'est que l'un des plus grands avantages de permettre aux employés de bureau d'avoir des emplois du temps asynchrones est l'impact qu'ils peuvent avoir sur leur rythme de travail. L'adaptation de leurs horaires à leurs besoins et à leurs pics de productivité leur permet d'avoir de plus longues périodes sans interruption. Ils peuvent donc mieux se concentrer et être plus productifs.

En adéquation avec les pratiques de travail flexibles

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L'emploi du temps asynchrone est le prolongement naturel d'un modèle de travail hybride. Si vos employés travaillent déjà de n'importe où, dans n'importe quelle partie du monde, vous permettez déjà qu'ils soient sur un fuseau horaire différent du vôtre. Le travail asynchrone réalise le travail hybride en permettant aux employés de travailler en dehors des heures normales, souvent à distance.

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Moins de réunions en ligne

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Lorsque l'on travaille de manière asynchrone, le nombre de réunions d'équipe diminue automatiquement. Cela favorise une communication de meilleure qualité et plus transparente grâce à des mises à jour écrites et à des plateformes de collaboration. Ce changement met l'accent sur le travail de fond plutôt que sur les réunions chronophages, ce qui stimule la productivité. Les entreprises bénéficient d'un flux de travail plus efficace, tandis que les employés profitent de périodes de travail ininterrompues et d'un meilleur équilibre entre vie pro et vie perso.

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Satisfaction et bonheur des employés

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L'un des principaux avantages des horaires asynchrones est qu'ils constituent l'approche du travail la plus centrée sur les personnes. Tout d'abord, ils jouent un rôle essentiel dans la recherche d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Par exemple, si votre collègue Mark a besoin d'un rendez-vous médical mais que le seul créneau disponible est pendant les heures de travail habituelles, il peut le réserver et adapter son horaire de travail. Deuxièmement, ils s'adaptent aux personnalités et aux besoins des membres de votre équipe. Pour certains, il est plus facile de se mettre dans le bain le matin, tandis que d'autres sont des noctambules qui s'épanouissent le soir. Une telle flexibilité offre de nombreux avantages et améliore la satisfaction et le moral des employés.

Des possibilités de recrutement plus larges

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L'emploi du temps asynchrone vous libère des contraintes géographiques et vous permet de puiser dans un vivier de talents mondial. Cette flexibilité signifie que vous pouvez embaucher les meilleurs candidats, quel que soit leur lieu de résidence, ce qui élargit considérablement la recherche de compétences spécialisées et de perspectives diverses. Une telle stratégie enrichit votre personnel et donne à votre entreprise un avantage concurrentiel sur le marché mondial.

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Quels sont les défis posés par l'emploi du temps asynchrone ?

Une communication plus lente

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La communication asynchrone présente de nombreux avantages, mais également quelques inconvénients. Par exemple, le décalage dans les délais de réponse des employés qui peut retarder la progression des collègues. C'est pourquoi il convient des consignes claires pour s'assurer que le travail asynchrone stimule l'efficacité et non l'inverse. Nous aborderons cet aspect un peu plus loin.

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Décalage dans la prise de décision

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Un autre impact négatif du fait que tout le monde ne travaille pas simultanément est le temps qui s'écoule entre la première interaction et le moment de prendre une décision concrète. Là encore, la mise en œuvre d'une règle indiquant le temps maximal dont dispose un employé pour répondre à un email est indispensable.

Des liens plus faibles entre les membres de l'équipe

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Le fait d'interagir quotidiennement avec les mêmes personnes contribue sans aucun doute à souder l'équipe. C'est l'un des défis que pose la mise en place de l'emploi du temps asynchrone. Les membres de votre équipe risquent de ne pas se voir aussi souvent et, par conséquent, d'être moins proches de leurs collègues. Cela a un impact direct sur le sentiment de communauté et d'appartenance au lieu de travail. Cet aspect ne doit pas être négligé, car il influence le moral, la santé mentale et la satisfaction de l'ensemble des employés.

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Nos astuces pour adopter l'emploi du temps asynchrone avec succès

Créer une forte culture de confiance et d'autonomie

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Sans confiance, l'emploi du temps asynchrone ne peut pas fonctionner. Les employeurs et les cadres doivent faire confiance aux membres de leur équipe, et les collègues doivent se faire confiance entre eux. Lorsque vous ne voyez pas vos collègues régulièrement et que vous ne collaborez pas simultanément, vous devez avoir confiance dans le fait qu'ils font le travail qu'on attend d'eux – inutile de dire que la microgestion n'est pas envisageable dans un environnement de travail aussi flexible.

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Travailler avec des personnes qui apprécient et comprennent les avantages de la flexibilité du travail

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Au cours du processus de recrutement, vérifiez le point de vue de vos candidats sur la flexibilité au travail. S'agit-il d'un élément auquel ils attachent de l'importance ? Comprennent-ils les avantages qu'elle présente pour eux et pour le lieu de travail ? Sont-ils réticents ou à l'aise avec le travail asynchrone ? S'ils sont attachés à des méthodes de travail plus traditionnelles, ils auront plus de difficulté à s'épanouir dans un tel environnement.

Former les managers à travailler avec des équipes asynchrones

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La gestion d'une équipe asynchrone diffère profondément de la coordination d'une équipe synchrone et requiert certaines compétences spécifiques en raison de l'absence d'heures de travail simultanées. Par exemple, les dirigeants doivent se concentrer davantage sur la définition d'objectifs clairs, le suivi des résultats attendus et la garantie d'une communication efficace sur tous les fuseaux horaires, plutôt que sur la supervision des activités quotidiennes. Un aspect essentiel de la réussite de la gestion asynchrone est de favoriser un environnement dans lequel la confiance et les résultats sont prioritaires par rapport aux heures de travail conventionnelles.

Créer une politique de travail asynchrone et partager des consignes claires

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Si le travail asynchrone supprime le cadre classique des heures et des horaires de travail, il nécessite une politique bien conçue et transparente pour réussir. Par exemple, dans un tel environnement de travail, certaines réunions peuvent ne pas être obligatoires pour tous vos employés dès lors qu'ils en regardent l'enregistrement plus tard. Cependant, vous devez vous assurer qu'ils le regardent et qu'ils ne l'oublient pas. En fixant une date limite pour le visionnage de la vidéo, vous vous assurez que tout le monde est au courant du contenu de la réunion.

Équiper votre personnel d'une technologie qui favorise la collaboration et la communication asynchrones

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La technologie et les outils numériques sont le pivot de la communication et de la collaboration dans un environnement de travail asynchrone. Ils permettent aux équipes ayant des horaires et des calendriers de travail flexibles de collaborer efficacement sans être connectées simultanément ou se trouver dans la même pièce. Ces outils servent notamment à :

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• favoriser l'échange d'informations de manière organisée ;
• aider à gérer les projets indépendamment des horaires de travail ;
• protéger votre espace de travail numérique contre les cyberattaques ;
• maintenir un sentiment d'appartenance au sein de l'équipe.

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Les outils technologiques indispensables pour les équipes avec un emploi du temps flexible

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La numérisation est la raison pour laquelle une telle flexibilité du travail est possible et peut être efficace. Mais quelles sont les technologies les plus importantes à avoir à ses côtés lorsqu'on se lance dans le monde du travail asynchrone ? Voici quelques-uns des principaux outils technologiques dont vous avez besoin si vous voulez que ce modèle de travail soit couronné de succès :

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• un système de planification numérique ;
• plates-formes de communication asynchrones ;
• outils de gestion de projet ;
• un logiciel de partage de documents basé sur le cloud.

Comment deskbird peut vous aider avec votre emploi du temps flexible ?

Planification de la semaine

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La fonction de planification hebdomadaire de deskbird est une fonctionnalité indispensable pour toute équipe de travail asynchrone. Elle vous permet, ainsi qu'aux membres de votre équipe, d'observer qui travaille où et quand. Vous pouvez mieux comprendre qui travaille au bureau et à quelle heure, ce qui facilite l'organisation d'une réunion d'équipe. Il vous aide également à organiser votre emploi du temps en vous donnant une idée précise du moment où votre collègue sera en ligne et probablement en mesure de vous répondre.

Réservation de bureaux et d'autres salles

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Que les membres de votre équipe travaillent de 6 à 15 heures ou de 11 à 20 heures, notre outil vous permet de vous assurer qu'ils ont accès à l'espace de travail dont ils ont besoin lorsqu'ils travaillent au bureau. De plus, s'ils doivent travailler de manière synchrone avec leurs collègues, notre système de réservation de salles leur garantit l'espace collectif dont ils ont besoin pour mener à bien leurs réunions.

Programmation d'événements au bureau

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Il se peut que vos employés ne se voient pas beaucoup en raison de leurs horaires asynchrones. L'application deskbird est équipée d'une fonction "Évènements" qui vous aide à organiser des rencontres sociales pour vos équipes et à vous assurer qu'elles ont l'occasion de nouer des liens. Chaque événement apparaît sur leurs calendriers afin qu'ils ne manquent pas une occasion de rencontrer leurs collègues et de passer du temps de qualité ensemble !

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La planification asynchrone donne un nouvel élan au travail moderne. Elle offre aux travailleurs la flexibilité dont ils ont besoin, tout en leur permettant de travailler plus efficacement et en vous permettant de puiser dans un vivier de talents mondial. Lorsqu'elle est soutenue par une culture de confiance et une technologie de travail asynchrone adaptée, elle peut améliorer de manière significative la productivité, la satisfaction au travail et l'équilibre entre vie pro et vie perso. Les cadres et les employés doivent être équipés des bons outils numériques pour exploiter pleinement le potentiel des emplois du temps asynchrones. 

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Sources :

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• Le travail asynchrone : Qu'est-ce que c'est et comment le faire fonctionner pour votre équipe ?, Lattice.
• Qu'est-ce que le travail asynchrone ? 8 bonnes pratiques pour des équipes plus efficaces, switchboard.
• Pourquoi travailler de manière asynchrone ?, Remote.

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