Une équipe distribuée pour profiter pleinement de la flexibilité

Si certains pensaient que le travail à distance n'avait aucune chance de subsister après la pandémie, la réalité leur a ainsi donné tort. Dans le monde entier, les entreprises et les employés saluent les avantages du travail hybride : pour commencer, le mix parfait entre le travail à domicile et au bureau. Ensuite, une plus grande flexibilité qui ouvre de nouvelles perspectives à certaines entreprises qui vont encore plus loin dans cette nouvelle façon de travailler. Certaines permettent à leur personnel d'adopter le concept d'horaire flexible, tandis que d'autres créent des équipes distribuées. Ce changement structurel présente de nombreux avantages, tant du point de vue de l'employeur que du travailleur. Le travail distribué porte les modalités de travail flexibles à un tout autre niveau en éliminant les limites de lieu et de temps. À quoi ressemble une entreprise entièrement distribuée ? Quels sont les avantages et les inconvénients de ce modèle de travail ? Quels sont les outils essentiels pour une main-d'œuvre distribuée ? Cet article vous aide à en savoir plus sur la forme la plus élevée de flexibilité au travail.

Qu'est-ce qui définit une équipe distribuée ?

Définition d'une équipe distribuée

Une équipe distribuée est un groupe d'employés qui travaillent à partir de différents endroits et dans différents fuseaux horaires. Leurs conditions de travail ne sont soumises à aucune limite géographique ou temporelle. Ce concept repose sur l'adoption de la flexibilité du travail pour rassembler les talents mondiaux et répondre aux attentes des employés. La pandémie a prouvé aux organisations que la productivité ne baisse pas parce que les gens travaillent à distance. Bien au contraire. Et c'est pourquoi beaucoup ont adopté le travail distribué comme modèle pour leur entreprise.

Exemple d'un modèle d'équipe distribuée

Avez-vous besoin d'aide pour visualiser ce à quoi ressemble un modèle d'équipe distribuée ? Voici un exemple simple de cette approche :

• Arthur est le Responsable des contenus et opère depuis son domicile au Royaume-Uni.
• Monica est une responsable junior en marketing de contenu qui travaille souvent depuis des espaces de coworking à travers le monde.
• Matthieu est un spécialiste des données et se connecte principalement depuis son domicile en Afrique du Sud.
• Safa est un directeur des ventes qui aime travailler dans les meilleurs cafés du Mexique et se sent ainsi plus productif.

Équipe répartie ou à distance

La différence entre une équipe distribuée et une équipe à distance réside dans l'approche structurelle de ces deux modèles de travail. Le travail à distance encourage une politique de "travail à partir de n'importe où". Le travail distribué va plus loin puisqu'il fait partie du concept organisationnel de l'entreprise et parfois, les entreprises distribuées n'ont même pas de bureaux. Il ne s'agit pas seulement d'un aspect lié à l'emplacement, mais de toute une façon de travailler basée sur deux piliers fondamentaux : la flexibilité et la collaboration. Toute la stratégie de l'entreprise repose sur l'idée que chacun travaille de n'importe où et à tout moment. Par conséquent, la façon de travailler, les outils fournis et la culture de l'entreprise sont tous construits autour de cette idée. 

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Quels sont les avantages et les inconvénients du travail distribué ?

Les avantages de ce modèle de travail

Attirer les talents dans le monde entier

Pouvoir travailler de n'importe où est l'un des critères les plus importants pour les jeunes générations de travailleurs (76 % des millennials déclarent que la flexibilité a plus de valeur qu'un salaire élevé). Leur offrir une grande liberté dans leur vie professionnelle est un atout non négligeable pour le recrutement. Non seulement les personnes peuvent postuler auprès d'entreprises situées partout dans le monde, mais elles n'ont pas non plus à se soucier des problèmes de décalage horaire puisque le travail distribué tient compte de la localisation des employés.

Introduire plus de diversité sur le lieu de travail

Un modèle de travail flexible permet aux organisations d'embaucher des personnes d'origines et de milieux différents. Il s'agit d'un avantage considérable, car il favorise la diversité et permet de réunir les meilleurs talents. Vous pouvez créer une équipe riche de compétences et d'expériences très diverses. En rassemblant leurs connaissances et en collaborant, les équipes distribuées sont plus créatives, efficaces et productives. Le rêve de toute entreprise n'est-il pas de disposer d'un groupe de personnes partageant les mêmes idées et travaillant à un objectif commun ?

Répondre aux besoins d'une main-d'œuvre moderne

Trois aspects majeurs jouent un rôle massif dans la satisfaction des employés et le succès d'une organisation : la confiance, la liberté et le but. Le travail distribué inclut ces trois aspects. En construisant votre modèle de travail autour de la flexibilité du travail, les entreprises n'ont d'autre choix que de faire confiance aux membres de leur équipe. Les gens ont la liberté de travailler où et quand ils le souhaitent. De plus, ils peuvent travailler pour une entreprise qui leur procure un sentiment d'utilité sans être limités géographiquement. En outre, cela favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et le bonheur des employés.

Minimiser les coûts d'entreprise

L'idée principale d'opter pour un modèle de travail entièrement distribué est de ne pas avoir de bureau, ce qui permet de réaliser d'importantes économies. Toutefois, si vous vouliez fournir un espace de bureau à vos employés, sa taille serait toujours inférieure à celle d'un lieu de travail typique, car ils viendront sur place à des moments différents. Par conséquent, vous pouvez minimiser les dépenses de votre entreprise en disposant d'un lieu de travail qui répond à vos besoins. Très souvent, les équipes distribuées utilisent leurs propres appareils pour travailler. Une politique de BYOD lorsqu'ils se rendent au bureau peut également vous aider à réduire vos dépenses.

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Les inconvénients des régimes de travail distribués

Sécurité

Le fait d'avoir des personnes travaillant dans le monde entier sur différents appareils, augmente ainsi le risque de fuite de données. Le maintien d'un niveau élevé de normes de sécurité est l'un des principaux problèmes que les équipes distribuées doivent résoudre. Heureusement, l'essor des pratiques de travail flexibles conduit à un nombre croissant de nouvelles ressources qui vont aider les entreprises à protéger leur activité contre les cyberattaques et les fuites de données. 

Gestion de l'équipe

Si le fait de travailler dans des fuseaux horaires différents peut être bénéfique pour les entreprises, en offrant notamment une plus grande disponibilité à leurs clients, cela peut également créer certains problèmes. La gestion d'une équipe distribuée exige beaucoup d'organisation et une excellente communication. Il est essentiel de recueillir en permanence des informations en retour, d'améliorer les processus et l'approche de la direction. 

Connexion au lieu de travail

Avoir les meilleurs talents du monde n'est pas une garantie de succès. Vous devez vous assurer qu'ils se sentent liés à l'entreprise, à ses valeurs, à ses missions et à leurs collègues. La connexion au lieu de travail est plus facile lorsque les employés viennent au bureau et voient régulièrement leurs collègues (en personne). Le travail distribué implique que les organisations doivent travailler davantage pour favoriser cet aspect essentiel.

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Quels sont les outils les plus courants dans un environnement de travail distribué ?

Logiciel de gestion de projet

Lorsque les gens travaillent dans le même bureau tous les jours, il est facile de passer au bureau d'un collègue et de lui demander des informations sur un projet en cours. Évidemment, cela ne se produira pas avec une équipe distribuée. D'abord, parce qu'ils travaillent physiquement dans des lieux différents. De plus, lorsque Safa travaille l'après-midi au Mexique, il fait nuit pour Matthieu en Afrique du Sud. Quelle est donc la solution ? Les solutions de collaboration en ligne, telles que les logiciels de gestion de projet, font partie des technologies les plus importantes pour favoriser la flexibilité de la main-d'œuvre. Elles aident les employés à centraliser tout ce dont ils ont besoin pour collaborer de manière efficace et fluide.

Ressources de communication numérique

Avec un tel niveau de flexibilité, vous devez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, sait ce qu'il faut faire et peut facilement partager des informations avec le reste de l'équipe. Par conséquent, les ressources de communication numérique telles que Zoom ou Slack sont prédominantes dans ce modèle de travail. Si vous souhaitez favoriser une communication efficace, nous vous recommandons de rechercher le bon outil en collaboration avec vos collègues. En fin de compte, ce sont eux qui l'utiliseront le plus, et l'aspect le plus important est donc qu'il réponde à leurs besoins.

Outils pour un environnement de travail flexible

Même si les équipes distribuées ne disposent généralement pas d'un bureau où elles peuvent se réunir, certaines entreprises offrent cette possibilité. Si vous êtes l'une d'entre elles, assurez-vous que chacun dispose d'un espace de travail lorsqu'il se rend au bureau. Les outils de travail flexible tels que les logiciels de réservation de bureaux vous aident ainsi à gérer l'espace de travail. Vous et vos employés savez qui est sur place et à quel moment. Cela leur permet également de réserver tout ce dont ils ont besoin (un bureau individuel, une salle de réunion, une place de parking, etc.) Le fait de pouvoir se rencontrer en personne favorise également la collaboration et la connexion sur le lieu de travail.

La collaboration avec des équipes distribuées pourrait-elle fonctionner pour votre entreprise ? Dans quelle mesure êtes-vous flexible avec les arrangements de vos employés ? Que vous souhaitiez expérimenter le travail distribué ou que vous préfériez un modèle de travail hybride, notre outil de réservation de bureaux est là pour vous aider, vous et votre personnel. 

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