Modèle d'attentes de l'équipe : un outil essentiel pour créer la transparence et l'alignement

Les dirigeants prennent trop souvent pour un acquis que les membres de leur équipe savent précisément ce que l'on attend d'eux. Pourtant, l'absence de communication transparente sur les règles et les attentes est l'une des raisons principales du désengagement des employés. 

Partager ses attentes avec son équipe et définir des consignes claires est tout aussi important que de reconnaître ses besoins. La meilleure solution consiste à encourager les managers à créer un modèle d'attentes pour l'équipe. Ce modèle sert de point de répère tant pour les dirigeants que pour les membres de l'équipe et comprend les attentes en matière de performances des employés, les outils et les procédures méthodologiques, les politiques de travail flexible, etc. Tous ces éléments ont pour but d'expliquer ce que l'on attend des travailleurs dans leur rôle et en tant que collègues. 

Cet article illustre des exemples spécifiques d'attentes professionnelles et des conseils précieux pour mettre en place un outil de soutien utile pour votre personnel. Vous n'avez pas le temps de créer votre propre modèle ou vous ne savez pas par où commencer ? Vous trouverez un modèle d'attentes de l'équipe téléchargeable au format PDF à la fin de cet article de blog ! Nous espérons qu'il vous aidera à créer un environnement de travail transparent et efficace qui renforcera la satisfaction et les performances  de votre équipe !

Qu'est-ce qu'un modèle d'attentes de l'équipe ?

Un modèle d'attentes pour une équipe est le cahier des charges qui décrit les rôles et les responsabilités des membres de l'équipe. Il diffère des attentes des employés, qui sont davantage axées sur le rôle de chaque personne dans l'entreprise en tant qu'individu. Adopter des pratiques transparentes pour votre équipe rend chacun responsable de ses tâches et de ses comportements.

Comme nous allons l'expliquer, les recommandations relatives aux attentes de l'équipe couvrent de multiples aspects de l'environnement de travail. Ce repère indique aux employés ce que l'on attend d'eux et établit une base claire pour une meilleure collaboration et une plus grande efficacité. Il joue donc un rôle clé dans la réussite de votre équipe.

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Quels sont les exemples d'attentes professionnelles qui devraient figurer sur votre modèle ?

Pour que votre modèle d'attentes de l'équipe soit facile à comprendre et pour aider les employés à trouver rapidement les informations qu'ils recherchent, nous vous recommandons de le classer par catégorie, comme suit. 

Nous partageons avec vous les points essentiels, mais tout dépend bien sûr de vos besoins et de vos attentes. L'objectif est qu'il devienne le vôtre !

Attentes en matière de performance des employés

Une étude Gallup sur les attentes des employés à l'égard de leurs dirigeants révèle que "72 % des milléniaux qui apprécient que leur supérieur les aide à établir des objectifs de performance sont plus engagés". Par conséquent, l'identification d'objectifs de performance est un élément clé de votre stratégie pour faire en sorte que votre personnel s'épanouisse en tant qu'équipe.

Les performances de chaque membre influencent l'ensemble de la dynamique et la réussite de l'équipe. Il est essentiel de fixer des attentes en matière de performances qui profitent à l'ensemble de l'équipe. Sans compter que le fait de se concentrer sur les points forts de chaque travailleur et l'aider à maîtriser ces compétences contribue également à la réussite globale de l'équipe. 

Conditions de travail flexibles

Il existe de nombreux exemples de flexibilité au travail et vos employés doivent savoir quelles sont les options autorisées. Par ailleurs, il est impératif d'être très précis et clair sur ce qui est autorisé et attendu en ce qui concerne les modalités de travail flexibles que vous avez choisies. Tout le monde devrait avoir droit aux mêmes avantages, et l'introduction d'une plus grande flexibilité au travail ne devrait pas avoir d'impact négatif sur les méthodes de travail des employés.

Voici quelques exemples d'attentes des équipes en matière de travail flexible : 

• Il est obligatoire de venir sur place au moins X jours par semaine.
• Le partage des journées entre le travail en entreprise et le travail à distance est autorisé.
• Les changements d'horaire doivent être effectués via le logiciel de réservation du bureau jusqu'à 24 heures à l'avance.

Exigences en matière d'outils et de méthodologie

Chacun travaille différemment, et c'est pourquoi le travail flexible est une excellente solution pour permettre à chacun de s'épanouir. Cependant, certaines règles sont nécessaires pour qu'un environnement de travail hybride fonctionne lorsqu'il s'agit de travailler en équipe. Les employés doivent comprendre clairement pourquoi une approche est prioritaire par rapport à une autre. Ils doivent également avoir une idée claire des ressources et des outils qu'ils sont censés utiliser et de la manière d'en profiter au maximum.

Les exigences en matière d'outils et de méthodologie peuvent inclure

• réserver l'espace de travail dont vous avez besoin le plus tôt possible est nécessaire pour éviter les conflits d'horaires ;
• partager toute information clé et toute mise à jour avec l'équipe à travers le canal Slack dédié ; 
• partager régulièrement des commentaires constructifs et positifs sur l'outil de retour d'information en ligne. 

Code de conduite collectif

Chacun a des opinions, des valeurs et des visions différentes. Mais au travail, les gens ont besoin de recommandations claires sur les comportements attendus sur le lieu de travail et parmi les membres de l'équipe. Les valeurs de l'entreprise font partie de ces règles. Toutefois, les managers peuvent y apporter leur touche en fonction de ce qu'ils souhaitent promouvoir au sein de leur équipe (à condition que cela corresponde aux valeurs de l'entreprise, bien entendu).

Par exemple, votre code de conduite collectif pourrait promouvoir ce qui suit : 

• le partage des connaissances et l'entraide ;
• l'attention et le respect des traits de caractère et des besoins de chacun ;
• la confiance, la transparence et les relations authentiques au sein de l'équipe ;
• le soutien aux autres et l'entraide en cas de besoin.

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Comment s'assurer que les attentes de l'équipe sont reconnues et respectées ?

Définition des attentes de l'équipe avec toutes les parties prenantes

La plupart du temps, les dirigeants savent ce qu'ils attendent des membres de leur équipe. Mais pour favoriser une approche centrée sur l'employé et créer un environnement de travail positif, on ne peut pas ignorer le point de vue du personnel. En tant que responsable des ressources humaines, vous devez souligner cette étape aux autres dirigeants. 

La définition d'un modèle d'attentes partagé peut suivre une rencontre avec toute l'équipe : cela donnera une vision différente de certains aspects à tout le monde. Ils pourront se rendre compte par exemple que l'une de leurs attentes n'est pas assez précise ou qu'elle n'est pas réaliste. Un responsable peut croire qu'il est possible d'augmenter de 5 % le nombre d'impressions sur le site web chaque mois. Les employés, quant à eux, disposent d'informations qui prouvent que cette attente est tout à fait irréaliste. Il est alors possible de procéder à des ajustements pour définir un objectif réaliste. En plus, ces échanges au sein de l'équipe renforcent les relations, car les travailleurs ont le sentiment que leurs opinions et leurs besoins sont également pris en compte.

Communication transparente
 

Nous ne le répéterons jamais assez, la communication est essentielle. Mais une communication transparente devrait être votre objectif principal en tant que chef d'équipe et cela inclut le partage clair de vos attentes. Adapter votre façon de communiquer à la personne en face de vous est l'abc pour que votre message soit pris en compte. En outre, vos recommandations doivent être aussi précises que possible pour que les membres de l'équipe comprennent rapidement vos attentes et vos responsabilités. 

Lecture et signature du formulaire des attentes de l'équipe par les membres de l'équipe

Les managers peuvent demander à leurs collaborateurs de signer le modèle d'attentes de l'équipe pour officialiser la situation et mettre tout le monde d'accord. De cette manière, la confusion, les malentendus et les interprétations erronées sont moins susceptibles de se produire. Les gens ont également tendance à lire et à prêter plus d'attention au contenu d'un document lorsqu'ils doivent y apposer leur signature. Cette action représente une forme d'accord qui formalise l'accord et la transparence. 

Accessibilité du modèle des attentes de l'équipe pour tous, à tout moment

Les employés doivent pouvoir se référer à votre modèle d'attentes de l'équipe à tout moment, que ce soit physique ou dematerialisé. Vous pouvez le partager avec tous les membres de l'équipe de différentes manières :

• l'enregistrer sur votre plateforme de partage de fichiers en ligne ;
• le placer quelque part dans le bureau ;
• l'envoyer par courrier électronique ;
• etc.

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👉 À noter : pensez également à rendre l'accès à cette ressource le plus inclusif possible. Par exemple, vous devez la traduire en braille si vous travaillez avec des collaborateur malvoyants. 

Mise à jour régulière du modèle des attentes de votre équipe (mais pas tous les mois !)

Enfin, si les attentes de vos employés (ce que votre équipe attend de vous et du lieu de travail) évoluent rapidement, vos attentes peuvent également changer. Pour cela il faut en discuter et informer votre équipe. Mais cela signifie également que les formulaires d'attentes de votre équipe doivent être mis à jour. 

Bien entendu, vous ne devez pas le modifier toutes les cinq secondes et demander à vos employés de le lire et de le signer à chaque fois. Ce serait ennuyeux pour tout le monde. Mais tous les six mois, par exemple, vous pouvez le passer en revue et voir si certaines de vos exigences ont changé.

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Pourquoi faut-il se doter d'un modèle d'attentes de l'équipe ?

Un aide pour que managers et membres de l'équipe soient alignés

L'un des principaux avantages de l'utilisation d'un modèle d'attentes de l'équipe est qu'il lève le brouillard autour de ce qui est attendu et ce qui ne l'est pas. La création de ce document de référence permet à tous les membres de l'équipe d'être sur la même longueur d'onde. Il leur donne une vision plus claire de leurs rôles et de leurs responsabilités. Les dirigeants peuvent ouvertement faire part de leurs attentes, et les employés savent ce qu'ils sont censés faire et ils sont responsables de leurs tâches.

Un outil pour éviter la confusion et la frustration parmi les membres de l'équipe

Vos employés connaissent-ils vos attentes ? Des études montrent que de nombreux travailleurs ne savent pas vraiment ce que l'on attend d'eux. Ce manque de transparence crée de la confusion et de la frustration, ce qui affecte directement l'expérience et la satisfaction des employés. 

En revanche, lorsque les employés savent ce qu'ils ont le droit de faire et ce que leur rôle implique, ils sont beaucoup plus efficaces et engagés. Ils ne se demandent pas s'ils doivent faire telle ou telle chose, tout est clair comme de l'eau de roche. Si vous leur dites que vous attendez d'eux qu'ils prennent des initiatives, ils le font sans hésiter. 

À plus grande échelle, elle permet d'économiser beaucoup d'énergie mentale, d'améliorer les performances et de stimuler la productivité.

Un aide à la création d'un environnement de travail équitable et positif

Permettre à certains employés de faire du télétravail quand ils le souhaitent alors que d'autres ne sont autorisés à le faire que le lundi semble assez injuste. Il en va de même lorsque certaines personnes ont le droit de bénéficier d'un horaire flexible alors que d'autres doivent s'en tenir à un horaire de travail fixe. 

Ce ne sont là que deux exemples de la manière dont un modèle d'attentes de l'équipe peut créer une meilleure atmosphère de travail. Le fait de fixer les mêmes règles pour tous rend votre environnement de travail plus équitable et plus égalitaire. Cela permet d'éviter la partialité.

Un boost pour l'efficacité et la productivité des employés

En donnant aux membres de l'équipe des pratiques optimales et des codes de conduite clairs à suivre, on élimine toute forme de confusion. En fin de compte, cela contribue à renforcer l'efficacité et la productivité. L'idée que tout le monde suive les mêmes règles et les mêmes méthodes de travail peut également améliorer ces aspects. Cependant, restez flexible. 

Vous devez trouver le bon équilibre entre l'adoption d'un cahier des charges clair pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et la nécessité de laisser de la place aux idées novatrices et aux nouvelles perspectives. L'important est de rester ouvert à de nouvelles approches et pratiques pour que l'équipe grandisse et réussisse.

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🔗 Comme promis, nous sommes à la fin de cet article, et voici un modèle d'attentes d'équipe PDF à télécharger. Vous y trouverez des exemples classiques d'attentes d'équipe, n'hésitez pas à vous l'approprier en y apportant votre touche !

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N'hésitez pas à encourager les managers à créer et à utiliser un modèle d'attentes de l'équipe avec leurs collaborateurs. Cela leur permet de comprendre clairement leurs rôles et responsabilités tout en évitant la montée de la frustration et du désengagement. Cependant, ce n'est pas le seul élément permettant d'atteindre les objectifs et de faire prospérer les travailleurs. Il faut aussi tenir compte des attentes des employés. Si votre personnel est composé surtout de personnes nées après 1981, nous vous recommandons vivement de lire nos articles sur les caractéristiques des Millennials et sur ce qui fait la réputation de la Génération Z. 

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