Un espace de bureau flexible : la clé pour la réussite

Les formules de travail flexibles n'ont pas seulement eu un impact sur nos méthodes de travail. Ils ont également profondément modifié le rôle du lieu de travail physique. Les espaces de travail traditionnels se transforment en espaces de bureau flexibles. À quoi ressemble un espace de travail flexible dans la réalité et pourquoi est-il important d'adapter l'agencement de votre bureau ? 

Les gens ne viennent plus sur place pour travailler sur des tâches individuelles. Ils réservent un bureau pour rencontrer leurs collègues, collaborer  à des projets de groupe, socialiser et tisser des liens avec leurs coéquipiers. En plus de la réduction du taux d'occupation des sièges, le travail à distance a également entraîné une modification de la finalité du bureau. Notre relation avec l'endroit où nous ouvrons notre ordinateur portable évolue en même temps que la manière dont nous exerçons notre métier. 

Sans compter que ces dernières années, de plus en plus d'entreprises ont pris conscience de l'impact de l'aménagement des bureaux sur les performances. Par conséquent, la création d'un environnement de travail stimulant est désormais considérée comme un aspect essentiel de l'amélioration de l'expérience, de la satisfaction et de la productivité desemployés.

Voici un guide complet pour créer un espace de bureau moderne, polyvalent et centré sur les personnes. Des meilleures pratiques aux technologies les plus utiles, nous partageons avec vous nos astuces pour être prêt à gérer ce nouvel espace de travail avec efficacité et succès.

Qu'est-ce qu'un espace de bureau flexible ?

L'idée d'un espace de bureau flexible

L'objectif principal de l'espace de bureau flexible est de construire un espace de travail qui soit plus qu'un lieu où les employés se réunissent et accomplissent leur travail. L'objectif est également de créer un cadre professionnel qui réponde à leurs besoins, favorise une expérience positive pour les employés et stimule la productivité. En raison de leurs rôles et responsabilités variés, les membres de votre personnel peuvent avoir des exigences différentes.

De plus, l'expansion du travail à distance a mis en évidence les avantages d'évoluer dans un environnement qui répond aux besoins des travailleurs. Repenser le bureau est donc fondamental pour offrir à vos employés des conditions de travail aussi bonnes que lorsqu'ils travaillent à domicile ou sur un tiers lieu de travail.

La conception et la structure d'un espace de travail agile

Pour s'adapter aux attentes des employés, le travail devient plus flexible, tout comme nos environnements de travail physiques. Pour certains, les journées au bureau sont synonymes de travail collaboratif. Mais pour d'autres, il est essentiel d'avoir accès à des zones calmes où ils peuvent se concentrer seuls. Les membres de l'équipe ont besoin de différents types d'espaces de travail en fonction de leurs tâches, de leur personnalité et de leur humeur du jour (oui, nous avons tous ces jours où nous n'avons pas envie d'interagir). L'aménagement d'un espace de bureau flexible repose sur cette idée. Oubliez les cubicules et les open-space remplie de bureaux individuels. Cela ne convient pas à tout le monde et ne permet pas aux travailleurs de s'épanouir. Un espace de travail agile offre une configuration polyvalente, comprenant des zones de collaboration, des zones calmes, des endroits pour socialiser et se détendre, et des zones de hot desking.

Les avantages d'un espace de travail flexible

Parce qu'un bureau flexible répond aux attentes de votre personnel, il augmente également la satisfaction et la productivité des employés. Lorsqu'une équipe démarre un nouveau projet, elle se réunit dans un espace commun pour une séance de brainstorming. Ils se séparent ensuite et utilisent les zones calmes pour travailler individuellement sur leurs tâches. Plus tard, ils réserveront une salle de réunion pour partager leurs résultats et discuter des prochaines étapes. C'est ainsi qu'un environnement de travail agile s'adapte aux besoins des travailleurs et stimule la productivité.

Par ailleurs, ce type d'aménagement de bureau aide les entreprises à réduire leurs factures. Une organisation peut louer des bureaux flexibles ou réaménager son espace de travail pour le rendre plus polyvalent. Quelle que soit l'option choisie, ce concept permet aux entreprises d'adapter la taille de l'espace de travail au nombre de personnes présentes sur le site et de réduire leurs coûts immobiliers et énergétiques.

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Comment créer un espace de travail flexible qui permette aux employés de s'épanouir ?

Discutez avec votre personnel flexible pour comprendre ses besoins

Bien que les équipes hybrides passent moins de temps sur place que les employés qui travaillent au bureau, la présence sur le lieu de travail reste un pilier essentiel de l'expérience des employés et de tout ce qui en découle, y compris la productivité. Vous devez obtenir leur avis pour améliorer leur expérience au bureau. L'envoi d'un questionnaire de satisfaction des employés sur ce sujet spécifique est un moyen efficace d'y parvenir. Une fois que vous avez recueilli tous leurs commentaires, vous pouvez construire un bureau sur mesure qui répond aux besoins de votre personnel. En leur fournissant les types d'espaces de travail requis, vous leur montrez que leur bien-être est important et vous vous assurez qu'ils peuvent effectuer leur travail dans les meilleures conditions.

Offrez à vos employés a un vaste choix d'espaces de travail

La création d'un espace de bureau flexible implique la mise en place d'une variété d'environnements de travail au sein du bureau afin de répondre aux différentes tâches et préférences. Cela signifie qu'il faut équiper l'espace de travail avec :

• des bureaux partagés pour les projets collaboratifs ;
• des espaces calmes pour un travail ciblé ;
• des salles de réunion pour les discussions de groupe ;
• des espaces pour les interactions informelles ou la détente.

Ce faisant, les employés auront la liberté de choisir un cadre qui correspond à leur activité ou à leur mood du moment, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité et de la satisfaction au travail. Les espaces de bureau flexibles reconnaissent que le travail est dynamique et multiforme. Par conséquent, l'environnement physique facilite cette diversité au lieu de la restreindre. Offrir une gamme d'options d'espace de travail permet de favoriser une culture de la flexibilité et de soutenir une main-d'œuvre plus agile et plus réactive.

Assurez-vous que tous les employés hybrides ont bien accès à l'espace de travail dont ils ont besoin

Améliorer le bureau en proposant différents espaces de travail permet à vos collaborateurs d'être plus performants. Cependant, comment s'assurer qu'ils ont toujours accès à l'espace de travail dont ils ont besoin ? Que faire si la plupart des membres de votre équipe hybride décident de venir sur place le lundi et qu'il n'y a pas de bureau disponible pour tous ? Des situations telles que les conflits d'horaires peuvent avoir l'effet inverse de ce qu'un bureau flexible est censé déclencher. Les employés sont frustrés et finissent par travailler dans un environnement qui n'est pas le plus adapté à l'accomplissement de leurs tâches. Nous allons vous expliquer brièvement comment la technologie peut vous aider à résoudre ces problèmes.

Choisissez un design qui favorise l'expérience et le bien-être des employés

Dans l'introduction, nous avons mentionné l'impact de l'aménagement des bureaux sur la productivité et l'expérience des employés. Tout en modifiant l'aspect de votre lieu de travail physique pour créer un espace de travail plus agile, pourquoi ne pas prendre en compte cet aspect également ? Un aménagement de bureau bien pensé peut réduire considérablement le stress et améliorer la santé mentale en général. 

Par exemple, adopter une configuration basée sur l'activité permet aux membres de l'équipe de choisir des environnements de travail fonctionnels aux différentes tâches, allant des zones de collaboration aux zones de calme, ce qui augmente l'efficacité et la capacité d'adaptation. De plus, l'intégration d'un aménagement de bureau biophilique stimule leur bien-être, leur concentration et leurs performances. Cette approche moderne de l'aménagement de l'espace de travail permet non seulement d'optimiser la productivité des employés, mais aussi d'attirer et de retenir les meilleurs talents car c'est ainsi qu'on peut afficher un engagement en faveur de leur santé et de leur bonheur.

Créez un espace de travail flexible qui reflète votre culture et vice versa

Lors de la conception de votre nouvel aménagement, il est essentiel de s'attacher à créer un environnement qui reflète la culture de votre entreprise et les valeurs que vous défendez. Le réaménagement de votre bureau pour le rendre plus flexible et plus centré sur l'employé correspond à l'idée de promouvoir une culture axée sur les personnes. N'oubliez pas que votre bureau est l'illustration physique des valeurs et de la vision que vous souhaitez partager. 

Mais pour aider votre équipe à adopter ce nouvel agencement, vous devez faire évoluer la culture du bureau dans ce sens. Petit à petit, les employés ne doivent plus considérer un espace donné comme un espace de travail à usage unique. Par exemple, votre salle de réunion qui n'était occupée qu'à cette fin jusqu'à aujourd'hui pourrait désormais être utilisée comme un espace d'activité. Les travailleurs peuvent simplement réserver cet espace à partir de leur application de réservation de salle dès qu'ils en ont besoin.

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Quelle technologie utiliser pour la gestion flexible des espaces de bureau ?

Un système d'analyse des bureaux pour optimiser l'espace de travail et réduire les coûts

Avec la permission de vos employés, la technologie vous fournit des données sur tout ce que vous voulez. Cette ressource vous aide à analyser l'utilisation de vos bureaux, les domaines à améliorer et les possibilités d'optimisation des coûts. Grâce aux  rapports d'analyse du lieu de travail, par exemple, vous saurez quelles parties de votre bureau sont les plus utilisées et les plus réservées (si vous utilisez un logiciel de réservation de bureau tel que deskbird). Vous comprendrez aussi clairement si l'environnement de travail physique répond ou non aux besoins de vos travailleurs. Si presque personne ne vient sur place et que, le cas échéant, ils n'utilisent que les salles de réunion, un réaménagement du bureau peut s'avérer nécessaire.

Une solution de planification hebdomadaire pour pouvoir rester à la fois organisé et efficace

Avec une main-d'œuvre hybride et un espace de bureau flexible, il est indispensable de savoir qui travaille où et quand. Si vous ne le faites pas, vous risquez de vous retrouver avec des conflits d'horaires et d'autres problèmes à résoudre. Ce n'est pas très bon pour la satisfaction ou l'expérience des employés. La meilleure solution consiste à adopter un outil de planification hebdomadaire en ligne. Ainsi, vous pourrez vérifier en un coup d'œil lequel de vos collègues est présent au bureau tel ou tel jour. Si votre équipe est d'accord, vous pouvez rendre les calendriers visibles à tous afin qu'ils puissent également en bénéficier. Par exemple, imaginons que Céline est censée travailler sur une présentation avec Ben mardi prochain et que ce dernier soit au bureau ce jour-là. En voyant son planning hebdomadaire, elle pourrait venir sur place le même jour pour qu'ils puissent en discuter en personne.

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Ces logiciel de réservation de bureaux qui aident dans la gestion des espaces bureaux flexibles

Vous vous demandez comment adopter le travail flexible en douceur ? Les logiciels de réservation de bureaux sont LA technologie qui aide dans la création d'un espace de travail flexible. Ils permettent à vos employés de réserver l'espace de travail dont ils ont besoin en quelques clics et contiennent de nombreuses fonctionnalités intéressantes. Par exemple, avec l'application deskbird, ils peuvent :

• Réserver un bureau ou une salle de réunion ;
• Réserver une place de parking ;
• Organiser leur emploi du temps hybride ;
• Trouver rapidement leurs collègues grâce au plan d'étage interactif ;
• Modifier leurs horaires et leurs réservations de n'importe où et à tout moment (application mobile et web pour l'accès aux ordinateurs de bureau, + multiples intégrations).

Du point de vue de l'administration, vous pouvez

• Collecter des données d'analyse  sur les bureaux ;
• Attribuer un poste de travail à un employé spécifique ;
• Activer l'enregistrement pour éviter les absences ;
• Organiser des événements au bureau.

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La polyvalence est un aspect essentiel de l'avenir du travail et a un impact sur tous les aspects du lieu de travail. Vous avez maintenant une meilleure idée des espaces de bureaux flexibles et vous disposez de toutes les informations nécessaires pour créer un environnement de travail prospère et agile. La technologie est un allié clé dans ce processus et son rôle ne doit pas être sous-estimé. Les services des ressources humaines, des installations et des technologies de l'information devraient tous collaborer pour procéder à cette transformation essentielle de l'agencement et de la conception de vos bureaux.

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