Espace de bureaux flexibles : une transformation essentielle pour plus de succès

Si vous avez cliqué sur ce titre, vous êtes probablement intéressé par le travail hybride ou les nouvelles méthodes de travail, n'est-ce pas ? Nous aimons aussi en savoir plus sur l'avenir du travail. Mais si nous parlons souvent de la manière dont la culture et la gestion s'adaptent à une plus grande flexibilité et à une plus grande centralité des employés, nous aimons aussi discuter de l'impact que cela a sur notre environnement de travail physique. Nos espaces de travail traditionnels se transforment en espaces de bureaux flexibles. Qu'est-ce que cela signifie, et à quoi cela ressemble-t-il dans la réalité ? Comment les entreprises peuvent-elles s'assurer que ces nouveaux espaces de travail agiles répondent aux besoins des travailleurs? Avec le développement des formules de travail flexibles, les gens sont habitués à brancher leur ordinateur portable à l'endroit qui leur convient le mieux. Lorsqu'ils se rendent sur place, ils s'attendent à bénéficier du même niveau de conditions de travail. Les équipes hybrides considèrent le bureau comme un lieu où elles peuvent se concentrer sur des tâches collaboratives, maintenir une connexion au travail et socialiser avec leurs collègues. Le relooking des bureaux étant inévitable, c'est le bon moment pour parler des principales caractéristiques d'un bureau flexible.

La signification de l'espace de bureau flexible en quelques mots

L'idée d'un espace de bureau flexible

 L'objectif principal des espaces de bureaux flexibles est de créer un espace de travail qui soit plus qu'un lieu où les employés se rassemblent et font leur travail. L'objectif est également de créer un cadre professionnel qui correspond à leurs besoins, favorise une expérience positive pour les employés et stimule la productivité. En raison de leurs différents rôles et responsabilités, chacun des membres de votre personnel peut avoir des exigences différentes. 

De plus, l'expansion du travail à distance a mis en évidence les avantages d'évoluer dans un environnement qui répond aux besoins des travailleurs. Par conséquent, repenser le bureau est fondamental pour offrir à vos employés des conditions de travail aussi bonnes que lorsqu'ils travaillent à domicile ou sur un troisième lieu de travail.

La conception et la structure d'un espace de travail agile

 Pour s'adapter aux attentes des employés, le travail devient plus flexible, tout comme nos environnements de travail physiques. Pour certains travailleurs, les journées de bureau sont synonymes de travail collaboratif. Mais pour d'autres, avoir accès à des zones de calme où ils peuvent se concentrer seuls, reste essentiel. Les gens ont besoin de différents types d'espaces de travail en fonction de leurs tâches, de leurs personnalités et de leur humeur du jour (oui, nous avons tous ces jours où nous n'avons pas envie d'interagir). L'aménagement d'un espace de bureau flexible repose sur cette idée. Oubliez les cubicules et une pièce sans fin remplie de bureaux individuels. Cela ne convient pas à tout le monde et ne permet pas aux gens de s'épanouir. Un espace de travail agile offre une configuration polyvalente, comprenant des zones de collaboration, des zones calmes, des endroits pour socialiser et se détendre, et des zones de travail à distance. 

Les avantages d'un bureau flexible

 Parce qu'un bureau flexible se concentre sur les attentes de votre personnel, il augmente également la satisfaction et la productivité des employés. Lorsqu'une équipe commence un nouveau projet, elle se réunit d'abord dans une zone commune pour une séance de brainstorming. Ils se séparent ensuite et utilisent les zones de calme pour travailler individuellement sur leurs tâches. Plus tard, ils réserveront une salle de réunion pour partager leurs conclusions et discuter des prochaines étapes. C'est ainsi qu'un environnement de travail physique s'adapte aux besoins des travailleurs et accroît leur productivité.

En outre, ce type d'aménagement de bureau aide les entreprises à réduire leurs factures. Une entreprise peut ainsi louer des bureaux flexibles ou réaménager son espace de travail pour maximiser la productivité de ses employés. Quelle que soit l'option choisie, ce concept permet aux entreprises d'adapter la taille du lieu de travail au nombre de personnes présentes sur place et de réduire leurs coûts immobiliers et énergétiques.

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Comment créer un espace de travail agile reflètant votre culture ainsi que les besoins de vos employés ?

Choisissez un aménagement de bureau visant à améliorer l'expérience et la productivité des employés.

Bien que les équipes hybrides passent moins de temps sur place que les travailleurs liés à un bureau, il n'en reste pas moins que le bureau est un pilier essentiel de l'expérience des employés et de tout ce qui en découle, y compris la productivité. Pour améliorer leur expérience au bureau, vous devez recueillir leur avis. Leur envoyer un questionnaire de satisfaction des employés lié à ce sujet particulier est un moyen efficace de le faire. Une fois que vous avez recueilli tous leurs commentaires, construisez un bureau sur mesure qui répond aux besoins de votre personnel. En leur fournissant les types d'espaces de travail dont ils ont besoin, vous leur montrez que leur bien-être est important et vous vous assurez qu'ils peuvent effectuer leur travail dans les meilleures conditions. 

Assurez-vous que tous les employés hybrides ont bien accès à l'espace de travail dont ils ont besoin. 

Améliorer le bureau en proposant différents espaces de travail aide vos collègues à être plus performants. Cependant, comment vous assurer qu'ils ont toujours accès à l'espace de travail dont ils ont besoin ? Que faites-vous si la plupart des membres de votre équipe hybride décident de venir sur place le lundi et qu'il n'y a pas de bureau disponible pour tous ? Des situations telles que les conflits d'horaires peuvent avoir l'effet inverse de ce qu'un bureau flexible est censé déclencher. Les employés sont frustrés et finissent par travailler dans un environnement qui n'est pas le plus adapté à l'accomplissement de leurs tâches. Nous allons vous expliquer brièvement comment la technologie peut vous aider à résoudre ces problèmes.

Créez un environnement de bureau reflètant votre culture d'entreprise.

 Lorsque vous concevez votre nouvel aménagement, il est essentiel de vous concentrer sur la création d'un environnement reflètant la culture de votre lieu de travail ainsi que les valeurs que vous défendez. Remodeler votre bureau pour le rendre plus flexible et centré sur les employés correspond à l'idée de promouvoir une culture axée sur les personnes. N'oubliez pas que votre bureau est l'illustration physique des valeurs et de la vision que vous affichez. Vous ne pouvez pas prétendre être une organisation innovante et à l'épreuve du temps si vous ne mettez pas à la disposition de vos employés des technologies modernes tout en conservant les anciennes méthodes de travail.

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La technologie est une ressource clé pour gérer un espace de bureau flexible

Un outil de collecte d'analyses pour optimiser l'espace de bureau et réduire les coûts

 Avec la permission de vos employés, la technologie vous fournit des données sur tout ce que vous voulez. Cette ressource vous aide à étudier l'utilisation de vos bureaux, vos points à améliorer et l'optimisation des coûts. Grâce à l'analyse du lieu de travail, par exemple, vous voyez quelles parties de votre bureau sont les plus utilisées et les plus réservées (si vous utilisez un système de hot desking). Vous comprenez également clairement si l'environnement physique de travail répond ou non aux besoins de vos travailleurs. Si presque personne ne se rend sur place et que, s'il le fait, il n'utilise que les salles de réunion, un réaménagement du bureau peut s'avérer nécessaire.  

Une solution de planification hebdomadaire pour pouvoir rester à la fois organisé et efficace

Avec une main-d'œuvre hybride et un espace de bureau flexible, il est indispensable de savoir qui travaille où et quand. Si vous ne le savez pas, vous risquez de vous retrouver avec des conflits d'horaires et plein d'autres problèmes à résoudre. Ce n'est pas génial pour la satisfaction ou l'expérience des employés. La meilleure solution consiste à adopter un outil de planification hebdomadaire en ligne. Elle vous permet de vérifier rapidement lequel de vos collègues est au bureau tel jour. Si votre équipe est d'accord, vous pouvez rendre les calendriers visibles à tous afin qu'ils puissent également en profiter. Imaginons que Karen doive travailler sur une présentation avec Chris mardi prochain et qu'il soit au bureau ce jour-là. En voyant son planning hebdomadaire, elle pourrait venir sur place le même jour pour qu'ils puissent en discuter en personne.

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Logiciel de réservation de bureaux afin de gérer avec succès les espaces de bureaux flexibles

Vous vous demandez comment adopter le travail flexible en douceur ? Le logiciel de réservation de bureau est LA technologie à utiliser pour créer un espace de bureau flexible. Il permet à vos employés de réserver le lieu de travail dont ils ont besoin en quelques clics et contient de nombreuses fonctionnalités intéressantes, dont les deux mentionnées ci-dessus. C'est le cas de notre application deskbird . 😎

Dans la même application, vous pouvez : 

• Réservez n'importe quel espace de travail ;
• Réservez une place de stationnement ;
• Recueillir les données analytiques du bureau ;
• Attribuer un poste de travail à un employé spécifique ;
• Organisez votre semaine;
• Trouvez rapidement vos collègues grâce à un plan d'étage interactif;
• Mettez en place une fonction d'enregistrement pour éviter les absences ;
• Modifiez votre emploi du temps et vos réservations de n'importe où et à tout moment (accès par l'application mobile, l'application web pour les ordinateurs de bureau, MS Teams et Slack).

Nous espérons que cet article vous donnera un meilleur aperçu des espaces de bureaux flexibles et de la manière d'en tirer le meilleur parti. 

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