Planifier l'occupation : adapter le lieu de travail physique au travail moderne
14 août 2024
27 septembre 2024
87 % des entreprises dans le monde proposent désormais à leurs employés des formules de travail hybrides. Cette évolution a eu un impact considérable sur le rôle et l'utilisation des bureaux physiques et a rendu la planification de l'occupation encore plus pertinente. Comment vous êtes-vous adapté à ce changement ?
Alors que notre approche du travail évolue et que la flexibilité devient plus courante, il est important que les espaces de travail continuent de plaire et d'être utiles aux employés. Cependant, il peut être difficile de savoir combien de personnes viennent au bureau et combien d'espace est utilisé chaque jour. La technologie nous vient en aide car elle permet aux gestionnaires de CRE d'analyser les données et de prendre des décisions en connaissance de cause.
Souhaitez-vous en savoir plus sur la planification de l'occupation et sur la manière d'assurer l'avenir de votre espace de travail tout en l'optimisant et en réalisant des économies ? Cela comprend l'analyse de l'utilisation de l'espace, l'adaptation aux nouveaux styles de travail, la technologie du lieu de travail, l'expérience des employés sur place et la mise en œuvre du hot desking. Alors, plongeons dans le vif du sujet !
Qu'est-ce que la planification de l'occupation ?
Définition de la planification de l'occupation
La planification de l'occupation consiste à élaborer une stratégie et à gérer l'affectation de l'espace au sein d'un bâtiment afin de maximiser l'efficacité et de répondre à vos besoins actuels et futurs. Il s'agit de comprendre comment l'espace est utilisé en prévoyant les besoins futurs et en planifiant les changements d'occupation pour soutenir les objectifs de l'organisation et améliorer l'utilisation. Ce processus permet de s'assurer que les espaces physiques s'alignent sur les stratégies de l'entreprise, favorisent la productivité, réduisent les coûts et s'adaptent à l'évolution des besoins ou à la croissance de la main-d'œuvre.
Les enjeux de la planification de l'occupation : de l'optimisation à l'expérience et à la technologie
Les responsables CRE doivent prendre en compte de nombreux aspects pour créer un environnement de travail qui réponde aux attentes de l'entreprise et des employés tout en optimisant l'espace et en réduisant les coûts. Par exemple, ils doivent prendre en compte et analyser :
- les politiques de travail (pour les horaires en présence, les horaires hybrides, les horaires asynchrones, les modèles de 2-3 jours...) ;
- la conception d'espaces de bureaux ;
- l'expérience et les attentes des employés ;
- la technologie et les données sur le lieu de travail.
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La planification de l'occupation aujourd'hui : l'impact du travail hybride
La planification de l'occupation des locaux est devenue de plus en plus complexe au fil des ans, à mesure que nos méthodes de travail sont devenues plus flexibles. La diminution du nombre d'employés présents quotidiennement sur le lieu de travail physique a considérablement modifié le rôle et l'utilisation du bureau.
Des études menées dans le monde entier montrent que les employés hybrides se rendent au bureau 2 à 3 jours par semaine.
Cela ne signifie pas qu'ils viennent tous le même jour. En fait, seules 15 % des entreprises exigent que les travailleurs soient présents au bureau à des jours fixes1. Par conséquent, tout l'espace de travail n'est pas utilisé tous les jours.
La gestion de ces fluctuations de l'occupation des bureaux et de leur nouvelle fonction est aujourd'hui une priorité absolue pour les organisations.
Pourquoi l'analyse et la planification de l'occupation des espaces de bureaux sont-elles cruciales ?
Adapter l'immobilier d'entreprise aux nouvelles méthodes de travail
L'utilisation du bureau par les employés a changé. Les rangées de bureaux individuels ne correspondent plus à notre mode de travail et aux attentes d'une main-d'œuvre moderne. S'accrocher à une configuration traditionnelle de l'espace de bureau signifie également que la moitié de votre espace de travail est inutilisée ou ne répond pas aux besoins d'épanouissement de vos travailleurs. Il est donc impératif d'adapter votre immobilier d'entreprise aux nouvelles méthodes de travail pour que votre lieu de travail reste pertinent, attrayant et accueillant.
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Maximiser l'utilisation des bureaux et réduire les pertes d'espace
Garder un seul bureau par employé serait un gaspillage d'espace et de ressources, puisqu'ils ne seraient pas utilisés quotidiennement. Les bureaux à la demande sont de plus en plus nombreux, ce qui permet aux organisations de fournir moins de bureaux pour le même nombre d'employés. Cette solution de gestion de l'espace de travail répond parfaitement aux besoins de la main-d'œuvre hybride. Toutefois, le changement de bureau le plus tendance et le plus demandé consiste à proposer plusieurs types d'espaces de travail aux membres de l'équipe. Aujourd'hui, plus que jamais, les gens viennent sur place pour travailler sur des tâches collaboratives plus que sur des tâches individuelles et pour se connecter avec leurs collègues. Les salles de réunion, les espaces de rencontre, les espaces collectifs et les autres types d'espaces de travail modernes doivent également faire partie de votre environnement de travail.
Réduction des coûts
Qui ne souhaite pas faire des économies ? Qu'il s'agisse d'une petite ou d'une grande entreprise, la réduction des dépenses est un objectif pour tous. La planification de l'occupation vous aide à trouver des solutions en identifiant les points à améliorer et en optimisant votre espace de travail. Par exemple, réduire la taille de votre bureau pour l'adapter à vos besoins réels en termes d'espace est l'une des nombreuses façons de réduire certaines dépenses, grâce à la planification de l'occupation. Mais il ne s'agit pas seulement d'économiser de l'argent. Il s'agit également de créer des revenus en créant un environnement de travail physique qui favorise la collaboration, la créativité, l'innovation et l'engagement.
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Comment planifier avec succès l'occupation des bureaux ?
Travailler en équipe
Tout commence par une approche collaborative. Les responsables CRE doivent collaborer avec les Facility managers, les informaticiens, les concepteurs d'espaces de travail, les ressources humaines et d'autres services. En combinant cette expertise collective, ils peuvent optimiser l'espace de bureau de manière holistique. Chaque membre de l'équipe apporte un éclairage unique sur les meilleures pratiques en matière d'infrastructure, de technologie, de besoins des employés et d'esthétique. En relevant ce défi collectivement, vous vous assurez que le processus de planification aborde les multiples facettes de l'environnement de travail afin d'améliorer l'efficacité et l'expérience des employés.
Utiliser les technologies modernes et les données pour prendre des décisions éclairées
Une planification réussie de l'occupation implique de tirer parti de la technologie moderne et d'une analyse robuste des données. L'intégration d'outils tels que les capteurs IoT, les logiciels d'utilisation de l'espace et les analyses pilotées par l'IA vous donne des informations indispensables sur la façon dont votre espace est utilisé en temps réel. Cette approche axée sur les données vous permet de prendre des décisions avisées et d'élaborer des stratégies pour optimiser les ressources physiques, répondre aux besoins de vos employés et s'adapter à l'évolution de la dynamique du lieu de travail.
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Rester à l'affût des tendances de l'avenir du travail
La planification de l'occupation consiste à optimiser l'espace de travail pour réduire les coûts, mais aussi à s'assurer que l'environnement de bureau continue à correspondre et à répondre aux besoins de votre personnel. Pour atteindre cet objectif, il faut savoir rester à l'écoute des tendances émergentes dans l'avenir du travail et de leurs implications pour l'espace de bureau. En comprenant l'évolution de nos méthodes de travail (travail à distance, horaires asynchrones, équipes distribuées...), vous pouvez mieux anticiper et vous adapter à l'évolution des demandes. Cet état d'esprit proactif garantit que l'environnement de bureau est suffisamment flexible et souple pour répondre aux besoins de la main-d'œuvre dans un paysage professionnel dynamique et en constante évolution.
Tenir compte des objectifs d'évolutivité de l'entreprise
L'évolutivité est un sujet majeur lorsqu'il s'agit de l'occupation des bureaux. Anticiper la croissance ou la contraction de l'organisation permet de faciliter les transitions et les modifications de l'environnement de travail. En planifiant en tenant compte de l'évolutivité, vous pouvez vous assurer que l'espace de travail peut être agrandi ou reconfiguré de manière efficace. Cela vous permet d'éviter des restructurations coûteuses et fastidieuses et de maintenir la continuité opérationnelle au fur et à mesure de l'évolution de l'entreprise.
Recueillir l'avis des employés
La planification de l'occupation est essentielle pour créer un environnement de travail prospère où les employés peuvent trouver ce dont ils ont besoin pour travailler dans les meilleures conditions. Pour en savoir plus sur ce sujet, lisez notre article sur l'impact de l'aménagement des bureaux sur la productivité. L'aménagement des bureaux permet également d'améliorer l'expérience, la satisfaction et l'engagement des employés, ainsi que d'attirer et de fidéliser les talents. Nous vous recommandons vivement de recueillir l'avis de votre personnel sur votre lieu de travail physique et sur les moyens de l'améliorer. La meilleure approche pour une stratégie de planification de l'occupation réussie est de combiner les données de votre bureau et les commentaires de vos employés.
Utiliser la technique "Test and Learn"
Une fois que vous avez mieux compris les étapes à suivre pour améliorer votre environnement physique de travail, la méthode "tester et apprendre" est le meilleur moyen de valider l'efficacité de votre stratégie de planification de l'occupation. Commencez par mettre en œuvre des changements à petite échelle, recueillez des données sur leur impact et analysez leurs résultats. Ce processus itératif vous permet d'affiner votre stratégie sur la base de preuves pratiques de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. En testant et en apprenant continuellement, vous pouvez procéder à des ajustements en connaissance de cause, en veillant à ce que votre planification de l'occupation reste alignée sur les besoins changeants de votre organisation et de sa main-d'œuvre.
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Comment l'application deskbird vous aide-t-elle à planifier l'occupation des lieux ?
Obtenir des rapports d'analyse clairs sur l'espace de travail
L'application deskbird aide les entreprises à planifier l'occupation de leurs locaux en fournissant des analyses précises sur les bureaux. Notre outil rassemble des données sur l'utilisation et l'occupation des bureaux pour vous aider à prendre des décisions éclairées sur la gestion de votre espace de travail. Par exemple, il vous indique combien de bureaux et de salles de réunion sont réservés par jour. Cela vous permet d'ajuster le nombre d'espaces de travail en fonction de vos besoins réels.
Utiliser le calculateur de bureau hybride
deskbird a également créé un calculateur de bureau hybride pour vous aider à déterminer votre ratio bureau-employé idéal et à cesser de gaspiller de l'espace. En quelques clics, vous savez exactement combien de bureaux individuels votre espace de travail doit comporter en fonction de la taille de votre bureau, du nombre de membres de votre équipe et de votre politique de travail.
Fournir aux employés l'accès aux types d'espaces de travail dont ils ont envie
L'application deskbird est un logiciel de réservation d'espace de travail. Elle permet à votre personnel de réserver les bureaux partagés, les salles de réunion, les espaces de rencontre et même les places de voiture qu'il souhaite lorsqu'il arrive sur le site. Notre solution garantit non seulement qu'ils disposent d'un espace de travail, mais aussi qu'ils bénéficient de l'environnement de travail dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches quotidiennes.
Maîtriser l'espace de travail hybride
L'application deskbird comprend de nombreuses autres fonctionnalités conçues pour aider les employés et les entreprises à tirer le meilleur parti de leur environnement de travail hybride. De notre plan d'étage interactif à la planification de la semaine et à la fonction d'événement de bureau, notre technologie intuitive est un allié technologique clé pour tous ceux qui évoluent dans un environnement de travail flexible.
La planification de l'occupation n'a jamais été aussi importante dans le monde du travail. L'évolution de nos modes de travail s'accompagne d'une évolution de l'espace de bureau et de sa fonction. Les CRE et les Facility Managers doivent relever de nouveaux défis. Pour réussir leur analyse et leur stratégie d' utilisation de l'espace, il est essentiel de collaborer avec d'autres services et avec la technologie.
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1 Rapport d'analyse comparative sur la planification de l'occupation dans le monde 2024, JLL.
Sources :
Rapport de référence mondial sur la planification de l'occupation 2024., JLL.
