Idées d'économies pour les entreprises : 15 façons de réduire les dépenses sur le lieu de travail

30 %. C'est le montant que vous pouvez économiser en investissant dans la bonne technologie pour votre lieu de travail, et c'est le pourcentage que deskbird vous aide à économiser. Car "comment et où pouvons-nous réduire nos dépenses ?" est la question que toutes les organisations se posent en permanence. C'est le défi quotidien des responsables financiers. Mais ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider !

Pour garder votre budget en ordre et détecter les opportunités de réduction des coûts, examinons les meilleures idées d'économies pour les entreprises. Mais surtout, découvrons comment les technologies et les méthodes de travail modernes offrent de nouvelles possibilités pour minimiser les dépenses des entreprises !

Notre monde évolue rapidement, tout comme nos environnements de travail. S'il oblige les organisations à revoir leurs modèles de travail, il leur offre également de nouvelles perspectives pour améliorer leur stratégie de réduction des coûts. Qu'il s'agisse d'utiliser des outils d'intelligence artificielle, de réduire la taille du bureau ou d'évaluer les dépenses financières, voici 15 astuces efficaces de réduction des coûts pour optimiser votre budget !

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Des moyens classiques mais efficaces pour réduire les dépenses d'une organisation

1. Actualiser le plan budgétaire

Vous devez savoir comment votre argent est depensé et comprendre clairement où vous pourriez faire des économies. La mise à jour de votre plan budgétaire vous permet de constater vos améliorations et de mettre en évidence vos faiblesses.

Vous pouvez l'adapter à tout moment, dès qu'un changement intervient dans votre situation financière. Par exemple, la crise sanitaire mondiale est venue de nulle part et a mis le monde en veilleuse, générant un impact indéniable sur les plans budgétaires !

2. Examiner attentivement les dépenses financières

Vérifiez régulièrement le montant de vos dépenses en matière d'assurance, d'électricité, d'internet, d'entretien, etc. Les offres de vos fournisseurs correspondent-elles à vos besoins actuels ? Ne pouvez-vous pas trouver des solutions meilleures et moins chères ?

Revoyez également vos abonnements au moins une fois par an et déterminez si vous utilisez toujours ce logiciel de RH (ressources humaines). Une autre façon de réduire les dépenses financières est de réduire les coûts des services en privilégiant les modèles de tarification à l'usage.

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3. Adopter un système de budget par service

Vos informaticiens n'ont pas exactement les mêmes besoins que votre équipe de vente. Chaque branche de votre organisation a des besoins spécifiques. En tenir compte peut vous permettre de réduire considérablement les coûts de l'entreprise. 

Par exemple, certains travaux peuvent difficilement être effectués à domicile, tandis que d'autres peuvent l'être à distance. Réduire l'espace de bureau pour l'équipe qui travaille principalement en télétravail est une excellente idée pour réduire les coûts. En revanche, vous ne pouvez pas le faire pour les services qui doivent se rendre sur place presque quotidiennement. 

Divisez donc votre plan financier par service, apprenez ce que chaque équipe utilise, ce dont elle a besoin et ce qu'elle attend, et créez une stratégie budgétaire pour chaque branche en conséquence.

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4. Réviser le plan des voyages d'affaires

La participation en personne à tous les événements et réunions d'entreprise représente une part importante du budget de chaque organisation lorsqu'ils nécessitent des déplacements. Pour réduire les frais de déplacement, vérifiez si les événements d'entreprise peuvent être organisés en ligne. 

Si ce n'est pas le cas, déterminez s'ils peuvent être effectués plus près de votre siège social. Pour cela, vous pouvez faire du covoiturage ou prendre le train plutôt que l'avion (non seulement c'est moins cher, mais c'est aussi meilleur pour la planète ! 🌍).

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Idées d'économies pour les entreprises qui mettent en avant un environnement de travail moderne

5. Passer à un modèle de travail hybride

En plus de répondre aux attentes des employés, de stimuler la productivité et d'améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, le passage à un modèle de travail hybride permet également aux organisations de minimiser les coûts. Lorsque la moitié de votre personnel travaille à domicile, de nombreuses dépenses de votre entreprise diminuent. 

Les conséquences directes, telles que la réduction de la consommation d'énergie ou de l'espace de bureau, diminuent vos dépenses. Cependant, les effets positifs indirects du travail hybride, comme la plus grande satisfaction des employés et la diminution de la rotation du personnel, réduisent également les coûts de l'entreprise.

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6. Investir dans des équipements et des technologies qui correspondent aux besoins de l'entreprise et de la main-d'œuvre

Investir dans des ressources en ligne que personne n'utilise ou qui sont mal utilisées, c'est gaspiller de l'argent. De plus, lorsque les membres d'une équipe travaillent avec des outils inappropriés, ils sont frustrés, stressés et moins productifs, ce qui entraîne des coûts imprévus.

Au lieu d'acheter le même logiciel que votre concurrent parce qu'il fonctionne bien pour lui, investissez dans des outils qui conviennent à votre entreprise et à vos employés. Non seulement vous éviterez de gaspiller et de perdre de l'argent, mais vous préviendrez également le mécontentement et le désengagement de votre personnel.

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7. Envisager de travailler avec des auto-entrepreneurs

Au lieu d'engager un nouvel employé à chaque fois qu'une phase de travail plus intense se présente, envisagez de collaborer avec des auto-entrepreneurs. À court terme, les coûts opérationnels risquent d'augmenter, mais la motivation des employés peut s'avérer bénéfique. 

Très souvent, les travailleurs indépendants sont très engagés et fournissent un travail de très bonne qualité, car ils peuvent choisir leurs clients. S'ils acceptent le projet, c'est qu'ils aiment vos produits ou services et veulent vous aider à vous développer. C'est la solution idéale pour économiser de l'argent tout en collaborant avec des personnes hautement qualifiées pour des projets de courte durée.

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Changements à opérer dans le bureau physique pour réduire efficacement les coûts

8. Réduire la taille de votre bureau hybride

Si vous permettez à votre personnel d'adopter un mode de travail flexible, vous pourrez probablement réduire la taille de votre espace de travail. Vérifiez et examinez les données analytiques de votre lieu de travail. Cela devrait vous permettre de comprendre clairement comment votre espace de travail est utilisé et où l'aménagement de votre lieu de travail peut être amélioré pour minimiser les coûts. 

Si vous ne disposez pas encore d'un outil pour recueillir ces informations, nous vous recommandons vivement de consulter le logiciel de réservation de bureaux deskbird . Non seulement il vous aide à gérer efficacement votre espace de travail hybride, mais il vous offre également des fonctionnalités indispensables telles que l'analyse des bureaux. 

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9. Mettre en œuvre une politique BYOD

Les membres de votre équipe disposent-ils d'un PC au bureau et travaillent-ils depuis leur ordinateur portable à la maison ? La mise en œuvre d'une politique BYOD (Bring Your Own Device) est devenue une pratique courante dans le monde du travail. 

Elle réduit l'impact du matériel technologique sur la planète (moins d'ordinateurs achetés = moins de matières premières extraites), tout en diminuant les dépenses de l'entreprise. Pour promouvoir l'équité et l'inclusion sur le lieu de travail, nous vous recommandons de contribuer à l'achat de l'équipement de vos employés en fonction de leurs revenus. 

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10. Adopter des pratiques plus durables

Qui a dit que prendre soin de la planète coûtait de l'argent ? Certaines pratiques écologiques le sont, mais d'autres permettent d'économiser de l'argent. Prenons par exemple la méthode des 3 R (Réduire, Réutiliser, Recycler). Au lieu de jeter un ordinateur portable qui ne fonctionne plus et d'en acheter un nouveau, essayez d'abord de le faire réparer. Mais les exemples comme celui-ci ne manquent pas.

Opter pour des meubles d'occasion est une solution écologique qui vous permet également de réduire vos dépenses. Il est également possible d'opter pour des ampoules à faible consommation et de repenser l'aménagement de votre bureau hybride pour qu'il bénéficie d'un éclairage plus naturel. 

Le contrôle de l'utilisation de la climatisation en été et la diminution de la température intérieure en hiver contribuent également à réduire l'empreinte carbone tout en diminuant les coûts de l'entreprise. La liste des exemples de durabilité au bureau est longue.

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🍃 Nous vous recommandons de jeter un coup d'œil à nos 21 idées de développement durable pour les entreprises et à nos 17 défis écologiques mensuels faciles à relever au bureau pour en savoir plus !

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11. Adopter les technologies modernes sur le lieu de travail

Investir dans des technologies modernes sur le lieu de travail est également un moyen pour les entreprises d'économiser de l'argent. 

Par exemple, les systèmes basés sur l'informatique en nuage sont moins coûteux et vous permettent de réduire votre espace de stockage. Vous pouvez alors convertir vos archives en espace de travail, de convivialité ou de bien-être. Mais cela peut aussi être l'occasion de réduire la taille de votre bureau en combinaison avec l'espace que vous économisez, grâce à une bonne analyse de l'utilisation de votre bureau hybride.

Transformer votre siège en un bâtiment intelligent contribue également à réduire vos dépenses. Les capteurs d'éclairage contribuent à réduire vos factures d'électricité, par exemple. Enfin, passez en revue votre système de gestion des cyberrisques. Une mauvaise stratégie de protection des données peut avoir un impact considérable sur votre budget. 

Pratiques de réduction des coûts qui réduisent indirectement les dépenses de l'entreprise

12. Automatiser les tâches répétitives

Le temps, c'est de l'argent. Au lieu de confier à votre personnel des tâches répétitives, automatisez-les. La mise en œuvre de systèmes automatisés permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes et d'optimiser leurs compétences. L'automatisation de vos processus leur permet également d'être plus efficaces. Le fait de consacrer du temps aux étapes nécessaires stimule le moral des employés et se traduit par une productivité et un engagement accrus. Moins de frustration, moins de risques d'épuisement professionnel ou de démission et moins de rotation du personnel. 

13. Externaliser les tâches non critiques à l'IA pour gagner du temps et réduire les coûts opérationnels

La question de l'utilisation de l'IA sur le lieu de travail est sur toutes les lèvres depuis quelques mois. Utilisés intelligemment, les outils d'IA sont de grands alliés pour les entreprises et les travailleurs. À l'instar de l'automatisation, ils peuvent réduire considérablement les coûts opérationnels et permettre aux membres de l'équipe de gagner du temps pour se concentrer sur des tâches plus essentielles. 

Les chatbots sont l'exemple parfait d'une solution d'IA qui fonctionne et profite à tous. Aujourd'hui, on peut aussi coder ou rédiger une newsletter avec des ressources d'intelligence artificielle. Bien que cela nécessite toujours une intervention humaine avant d'être utilisé, cela permet de gagner un temps considérable (et comme nous venons de le dire, le temps, c'est de l'argent !).

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14. Offrir des possibilités de développement des compétences à l'ensemble du personnel

Si vous n'êtes pas actuellement soumis à des contraintes financières, offrir des possibilités de développement des compétences aux membres de votre équipe est un investissement à long terme que vous devriez envisager. Certes, cela implique de dépenser de l'argent que vous n'aviez peut-être pas prévu de payer au départ. Mais le perfectionnement et la requalification de vos employés peuvent créer un effet boomerang qui vous permettra de réaliser des économies à long terme. C'est devenu une pratique courante pour réduire les budgets de recrutement et c'est ce que l'on appelle le quiet hiring. 

Lorsqu'elle est bien menée, cette approche est bénéfique pour tous. Elle répond à la demande des Millennials et de la Génération Z qui souhaitent avoir plus d'occasions d'acquérir de nouvelles compétences. Dans le même temps, elle aide les entreprises à réduire leurs dépenses et à combler les déficits de compétences.

15. Investir dans des outils de gestion

Une gestion efficace est le pilier central de la productivité, qui permet de réduire les coûts, de gagner plus d'argent, ou les deux. Vous trouverez des outils de gestion pour tous les aspects de votre activité (logiciels de gestion de projet, plateformes de gestion d'espaces de travail hybrides, systèmes de gestion des ressources humaines, etc.). Définissez vos besoins et investissez dans les ressources qui y répondent le mieux. L'utilisation de ces outils vous permet d'être plus efficace et de mieux comprendre où vous pouvez réduire les coûts grâce à des données pertinentes. 

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Après avoir lu cet article, nous espérons que vous avez découvert de nombreuses idées de réduction des coûts qui pourraient être mises en œuvre dans votre entreprise ! Vous pouvez créer une stratégie de réduction des dépenses qui prend en compte tous les aspects de votre organisation (votre bureau physique, votre modèle de travail, votre espace de travail numérique, etc.).

Vous vous demandez comment réduire la taille de votre bureau ? Êtes-vous passé à un modèle de travail hybride, mais vous n'avez pas trouvé d'outil de gestion du lieu de travail hybride qui réponde à vos besoins ? L'application deskbird est un logiciel sur mesure et convivial. Il propose une solution de réservation de bureaux, une fonction de planification hebdomadaire, une section d'analyse du bureau, et bien plus encore. 

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Sources : 

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• 13 moyens simples et efficaces de réduire les coûts des entreprises en 2023, connecteam ;
• 15 idées de réduction des coûts et conseils d'optimisation des dépenses pour votre PME, Fujifilm ;
• 10 idées innovantes de réduction des coûts pour les entreprises afin de réduire les frais généraux et les dépenses de l'entreprise en 2023, SnackNation.

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