Un guide pratique des logiciels IWMS pour les équipes informatiques et autres professionnels
22 juin 2023
20 décembre 2023
La technologie est au cœur des bureaux d'aujourd'hui, ce qui fait du logiciel IWMS (Integrated Workplace Management System) une solution novatrice indispensable pour gérer cette nouvelle boîte à outils numérique. Les logiciels IWMS intègrent de multiples aspects de l'immobilier d'entreprise, de la gestion du lieu de travail et de l'infrastructure dans un système unique et centralisé.
Cet outil innovant est essentiel pour les entreprises qui ont vocation à devenir plus agiles sur le plan numérique. Que l'objectif soit d'améliorer l'efficacité des opérations de bureau ou de gérer la consommation d'énergie et la maintenance, le logiciel IWMS est la solution idéale. Ces plateformes recueillent des données qui permettent de prédire les besoins futurs de l'entreprise, tels que l'affectation des ressources ou les économies de coûts.
Avec l'essor du travail hybride, ces systèmes sont d'autant plus importants qu'ils permettent aux entreprises d'adapter et d'optimiser leurs espaces afin de répondre à l'évolution de la nature du travail.
Dans ce guide, nous allons voir de plus près les caractéristiques d'un logiciel IWMS, en illustrant ses caractéristiques, ses avantages et ses applications. Lisez plus loin pour découvrir le potentiel de l'utilisation d'un IWMS pour votre équipe !
Qu'est-ce qu'un système intégré de gestion du lieu de travail ?
Définition d'un logiciel IWMS
Le logiciel IWMS (Integrated Workplace Management System) est une plateforme de gestion de l'immobilier d'entreprise (CRE), comprenant la gestion des bâtiments, l'utilisation de l'énergie, l'allocation des espaces et la maintenance.
Le mot "intégré" prend ici toute son importance. Ce type de plateforme unit plusieurs technologies et données en un seul système. Elle est ainsi accessible aux gestionnaires de CRE, aux gestionnaires de lieux de travail et au service informatique.
Les cinq aspects fondamentaux d'un IWMS
Un IWMS se compose de 5 aspects fondamentaux, à savoir
- Espace et installations : il fournit des plans d'étage et des données sur l'occupation. Il permet d'améliorer l'utilisation de l'espace, de réduire les dépenses liées à l'immobiliers et de gérer les réservations de bureaux et de salles de réunion.
- Portefeuille immobilier et comptabilité des baux : il donne une vue d'ensemble de chaque bien immobilier, y compris sa superficie, son occupation et ses coûts.
- Maintenance : ce logiciel peut être utilisé pour la gestion des demandes de service. Il permet de s'assurer que la maintenance est régulière et qu'elle anticipe les besoins, et de suivre les coûts.
- Capital : il aide à contrôler les documents de construction, tels que les plans, les offres, les coûts et les calendriers.
- Énergie et développement durable : il fournit une vue d'ensemble de la consommation d'énergie.
Chiffres à connaître sur l'IWMS
Pour mieux comprendre l'impact de l'IWMS, nous allons parler chiffres. L'étude 2019 sur le marché des systèmes de gestion intégrée du lieu de travail (IWMS), qui inclut des prévisions jusqu'au 2024, illustre les principales conclusions sur l'état de l'IWMS :
- D'ici 2024, le marché des solutions IWMS intégrées à la technologie IoT devrait s'étendre à 2,8 milliards de dollars.
- Le marché mondial de l'IWMS devrait dépasser les 11,5 milliards de dollars la même année, l'Amérique du Nord prenant la tête du peloton.
- En Amérique du Nord, les solutions sur site devraient dépasser les 2,4 milliards de dollars d'ici 2024, avec un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 22,9 %.
- D'ici 2023, plus de 80 % des logiciels IWMS devraient intégrer des capacités d'IA.
- L'industrie de l'IoT devrait représenter jusqu'à 55 % du marché des logiciels IWMS d'ici 2024.
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Qui utilise généralement le plus les logiciels IWMS, et comment ?
Les logiciels IWMS constituent une vaste catégorie qui s'applique à un certain nombre de fonctions au sein d'une organisation, notamment celles qui ont trait à l'immobilier d'entreprise et à la gestion de l'espace, des ressources et des finances.
Responsables informatiques
Le rôle d'un professionnel de l'informatique est de gérer tous les systèmes technologiques et de maintenir l'infrastructure technologique globale de l'entreprise. Il s'agit d'un rôle important dans la mise en œuvre et l'utilisation de l'IWMS.
Les professionnels de l'informatique sont responsables de l'aspect intégration de l'IWMS, en veillant à ce que tout soit consolidé dans une seule plate-forme. Grâce à ces solutions, les responsables informatiques contribuent à l'automatisation des tâches et à la rationalisation des flux de travail, améliorant ainsi l'efficacité et la productivité du bureau et de l'organisation.
CRE et Facility managers
L'utilisation la plus probable de l'IWMS est la gestion des CRE et des installations. Leur tâche principale consiste à s'assurer que toutes les installations sont organisées, en particulier s'il y en a plusieurs à gérer, et à améliorer l'efficacité de l'espace de travail. Il s'agit notamment de veiller à ce que tous les employés disposent de l'espace, des outils et des ressources nécessaires à l'accomplissement de leur travail.
Le CRE et le facility management sont devenus de plus en plus importants dans le monde du travail hybride, où les bâtiments et les installations fluctuent en termes d'occupation et d'utilisation. C'est pourquoi l'IWMS guide le travail des CRE et des facility managers en centralisant toutes les informations nécessaires sur le lieu de travail, telles que l'utilisation de l'espace et les données relatives aux coûts.
Professionnels de l'espace de travail numérique
Les professionnels de l'espace de travail numérique comprennent toute personne qui gère ou interagit avec les éléments numériques de l'espace de travail. Cela inclut les responsables des ressources humaines dont les principaux objectifs sont d'assurer le bonheur des employés et d'améliorer le recrutement et la fidélisation. Par exemple, ils utilisent l'IWMS pour accueillir les nouveaux employés ou administrer une application de réservation de bureau.
Ensuite, il y a les responsables d'équipes générales qui doivent souvent organiser tout un ensemble de technologies qu'ils utilisent pour la fonction de leur équipe. Enfin, les employés eux-mêmes utilisent l'IWMS lorsqu'ils interagissent avec différentes ressources numériques, recherchent des données ou ont besoin d'utiliser la boîte à outils numérique mise à leur disposition par leur responsable.
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Pourquoi utiliser ce type d'outil de gestion du lieu de travail ?
Le travail flexible devient la norme
Les modèles de travail flexibles tels que le travail hybride devenant la norme pour de nombreuses entreprises, un outil de gestion du lieu de travail est essentiel pour savoir qui vient au bureau et quand.
Cela est important non seulement pour déterminer comment répartir les bureaux et les ressources, mais aussi pour définir les possibilités de réduire la taille du bureau et ses coûts.
L'utilisation des données est essentielle pour la prise de décision et l'optimisation
L'IWMS recueille des données qui peuvent être utilisées pour prendre des décisions concernant la réduction de l'espace de bureau ou pour justifier un bureau plus grand. En outre, les données relatives à l'utilisation, telles que les parties du bureau qui enregistrent les taux d'occupation les plus élevés, permettent d'orienter l'optimisation de l'espace.
En d'autres termes, les gestionnaires d'établissements peuvent utiliser ces données pour créer davantage de bureaux ou de salles de réunion afin de créer un environnement de travail mieux adapté aux besoins des employés.
Les équipes collaborent et communiquent mieux
L'IWMS permet de rationaliser les opérations telles que la réservation des ressources et la facturation, et de centraliser les données importantes, ce qui réduit les communications inutiles concernant les documents, la recherche et la programmation.
En raison de sa nature intégrée, l'IWMS stimule la collaboration en reliant les personnes, les lieux et les données au sein de l'organisation.
Les dépenses sont réduites et optimisées
Les chefs d'entreprise peuvent réduire la taille des bureaux en comprenant l'utilisation et l'occupation, ce qui permet de réduire les coûts de location et les frais annexes. Les données collectées par un IWMS révèlent ce qui est sous-utilisé et peut donc être supprimé ou réaffecté à un autre usage.
Dans les bâtiments intelligents, ces systèmes peuvent mesurer les coûts de certaines actions en temps réel. Par exemple, des capteurs peuvent détecter la quantité d'énergie utilisée, ce qui permet de déterminer le coût de la consommation d'énergie pour l'entreprise.
L'expérience sur le lieu de travail est fondamentale
Comme la recherche et l'observation l'ont démontré, l'expérience sur le lieu de travail et le bonheur des employés sont en fin de compte les moteurs de la réussite de l'entreprise. En améliorant la communication et les possibilités de travail flexible, un IWMS améliore l'engagement et l'expérience des employés.
En outre, l'utilisation de ces systèmes crée une plus grande transparence entre les employés et les dirigeants, ce qui permet à toutes les parties prenantes d'avoir accès aux informations nécessaires. En retour, cette confiance et cette ouverture améliorent la culture de l'organisation.
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Comment la solution deskbird peut-elle vous aider en termes de gestion du lieu de travail ?
La solution deskbird est la solution de gestion du lieu de travail idéale à ajouter à votre IWMS si vous souhaitez accroître l'autonomie de vos employés, avoir un aperçu de l'utilisation de vos bureaux et créer un système de hot desking efficace.
Des données claires sur l'utilisation de votre bureau
L'application deskbird fournit des analyses sur le lieu de travail, permettant aux dirigeants d'examiner la répartition de leurs employés à distance, les présences au bureau et les absences.
Il fournit également des données analytiques sur les bureaux, de sorte que les gestionnaires des installations comprennent quelles ressources sont souvent réservées et comment le bureau est utilisé dans l'ensemble.
Ces données sont affichées en temps réel et peuvent être téléchargées dans des rapports personnalisables. Cerise sur le gâteau, elles peuvent être adaptées à chaque équipe.
Une planification hebdomadaire
La fonction de planification hebdomadaire donne aux employés l'autonomie de programmer les jours de travail au bureau et à domicile, qui sont ensuite affichés à l'intention de leurs collègues.
En outre, les membres de l'équipe peuvent réserver des bureaux et des salles de réunion, en choisissant l'espace qu'ils préfèrent à partir d'un plan interactif du bureau. Cela permet non seulement de motiver les employés à venir au bureau, mais aussi d'améliorer la gestion des locaux.
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Collaboration et expérience des employés
En encourageant le travail à partir du bureau, deskbird stimule la collaboration. Plus les gens viennent au bureau, plus la collaboration est fructueuse et meilleure est l'expérience globale des employés.
Pour beaucoup d'entre nous, l'aspect social du travail et l'établissement de relations personnelles avec nos collègues nous manquent. Une application telle que deskbird nous en donne l'occasion.
Des économies sur les frais de bureau
En comprenant l'occupation et l'utilisation des bureaux, les possibilités de réduction des effectifs sont plus nombreuses. Si les données d'occupation recueillies montrent que seule la moitié de l'équipe vient chaque semaine, les gestionnaires de l'établissement et de la CRE disposent des données nécessaires pour justifier le déménagement dans un bâtiment plus petit.
En outre, les données d'utilisation peuvent révéler que certaines parties du bureau sont moins utilisées que d'autres. Cela signifie qu'il est possible de réduire les coûts annexes dans cette partie du bureau en éteignant les sources d'énergie.
Le logiciel Integrated Workplace Management System (IWMS) est une plateforme puissante qui combine diverses technologies et données en un seul système, permettant une gestion efficace de l'immobilier d'entreprise. L'IWMS englobe cinq aspects fondamentaux : la gestion des espaces et des installations, le portefeuille immobilier et la comptabilité des baux, la maintenance, la gestion du capital, ainsi que l'énergie et le développement durable.
Avec l'essor des modèles de travail flexibles, les logiciels IWMS sont essentiels pour suivre l'utilisation des bureaux et optimiser l'allocation de l'espace. En outre, ces systèmes fournissent des informations sur les schémas d'utilisation, ce qui permet aux organisations de prendre des décisions fondées sur des données concernant la réduction ou l'agrandissement de l'espace de bureau. Sans compter que l'IWMS améliore la collaboration et la communication des équipes en rationalisant les opérations et en centralisant les données.
Des solutions comme deskbird ont un impact positif sur la gestion des lieux de travail. Notre plateforme permet aux organisations de s'adapter à l'évolution des modèles de travail, de prendre des décisions fondées sur des données et de créer un environnement de travail productif. Demandez une démonstration gratuite pour découvrir les avantages de l'application deskbird !
