Le travail asynchrone : une solution moderne de réduction des coûts pour les entreprises

Comment faites-vous face au tremblement de terre auquel le monde du travail est confronté ? La combinaison d'une plus grande flexibilité au travail et du développement rapide de la technologie bouleverse nos méthodes de travail. Autrefois, le travail se faisait au même endroit et au même moment. Aujourd'hui, il se fait n'importe où, n'importe quand. Bienvenue dans le monde du travail asynchrone. 

Cette nouvelle ère exige de nombreux ajustements de la part des entreprises et des employés. Par exemple, le travail asynchrone offre de nouvelles possibilités et de nouveaux défis. La coordination en dehors du temps réel donne plus d'autonomie et de liberté aux membres de l'équipe tout en permettant aux organisations d'attirer des talents internationaux, de satisfaire les employés et de réduire les coûts. 

Mais cela n'est possible que si les entreprises s'adaptent à ce modèle de travail et fournissent à leur équipe le soutien et les ressources dont elle a besoin. Une technologie en ligne efficace contribue à la réussite de ce nouveau mode de travail.

Vous voulez en savoir plus sur ce sujet ? En tant qu'experts du travail flexible, nous vous proposons un tour d'horizon de ce nouveau champ d'opportunités et d'obstacles. 

Qu'est-ce que le travail asynchrone ?

Définition du travail asynchrone

Le travail asynchrone fait référence à un style ou à un arrangement de travail dans lequel les individus peuvent travailler de manière indépendante sur des projets sans coordination immédiate ou en temps réel avec d'autres personnes. Il permet aux employés de travailler à leur propre rythme et selon leur emploi du temps, tant qu'ils respectent les délais et les résultats attendus. Dans le cadre du travail asynchrone, la communication et la collaboration s'effectuent souvent par le biais de canaux qui ne sont pas en temps réel, tels que les courriels, les outils de gestion de projet, les documents partagés ou les plates-formes de messagerie. Au lieu de dépendre de réponses immédiates ou d'interactions en personne, les individus peuvent accéder aux informations et aux tâches et y répondre au moment qui leur convient le mieux. Ce modèle de travail leur permet de collaborer efficacement, de tirer parti des forces individuelles et d'optimiser la productivité tout en respectant les objectifs et les délais des projets. La réduction du besoin de coordination en temps réel et la mise en place d'un flux de travail plus efficace leur permettent également d'adopter un mode de travail flexible.

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Le travail asynchrone en pratique

Imaginons une équipe financière travaillant sur un projet d'analyse budgétaire pour un client. Grâce au travail asynchrone, les membres de l'équipe peuvent aborder différents aspects du projet en fonction de leur expertise et de leur disponibilité. Ils peuvent commencer par examiner les données et les documents financiers du client, effectuer des analyses approfondies et préparer des rapports initiaux. Plutôt que d'organiser des réunions en temps réel, ils communiquent de manière asynchrone par le biais de documents partagés et de plateformes de gestion de projet. Par exemple, un membre du personnel peut analyser le bilan et saisir ses conclusions dans une feuille de calcul partagée. Pendant ce temps, une autre personne examine le compte de résultat et ajoute ses observations dans un document partagé.

Chaque membre de l'équipe peut accéder et contribuer au projet à sa convenance, en tenant compte de ses préférences personnelles, de sa disponibilité et de ses heures de pointe. Dans les délais impartis, l'équipe consolide ses conclusions et ses analyses, en veillant à ce qu'elles s'intègrent de manière cohérente dans le rapport financier final.

7 raisons pour lesquelles le travail asynchrone réduit les dépenses de l'entreprise

1. Réduction de l'espace de bureau

Le travail asynchrone permet aux employés de travailler plus souvent à distance ou de profiter des avantages d'un régime de travail flexible. Parallèlement, les organisations n'ont plus besoin de grands espaces de bureaux et de l'infrastructure associée. 

En examinant les besoins en matière d'espace de travail, en réduisant la taille des bureaux et en optimisant l'agencement, les responsables financiers peuvent économiser sur les coûts liés à l'espace de travail physique.

2. Réduction des besoins en énergie et en équipements dans les bureaux

Même si vous conservez la même taille d'espace de travail, le travail asynchrone permet de réduire d'autres coûts. Lorsque votre personnel ne travaille pas sur place tous les jours, votre consommation d'énergie diminue. Par exemple, moins d'employés au bureau signifie moins d'ordinateurs portables et d'autres équipements branchés. La consommation d'eau diminue également, car moins de personnes utilisent la salle de bains et la cuisine du bureau (si votre bâtiment en possède une).

Si vous mettez en œuvre une politique BYOD (Bring Your Own Device), vous pouvez également réduire vos coûts liés à l'équipement de l'entreprise.

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3. De meilleures possibilités de recrutement

Le travail asynchrone permet aux services des ressources humaines de puiser dans un vivier de talents plus large, au-delà de leur situation géographique. Par conséquent, les entreprises ont plus de chances d'embaucher les bonnes personnes que de passer en revue plusieurs candidats qui ne correspondent pas au poste. Enfin, un processus de recrutement mondial peut également aider les entreprises à trouver plus rapidement le candidat idéal, ce qui permet de pourvoir le poste et de répondre aux besoins de l'entreprise plus rapidement.

4. Évolutivité et efficacité accrues

Le travail asynchrone permet d'accroître l'évolutivité et l'efficacité de la gestion des opérations financières. Au fur et à mesure de leur croissance ou de l'augmentation de leur charge de travail, les organisations peuvent facilement s'adapter en ajoutant des employés à distance ou en élargissant leurs équipes sur différents fuseaux horaires. Cette évolutivité garantit que toutes les tâches sont gérées efficacement, que les délais sont respectés et que les opérations se déroulent sans heurts, tout en minimisant les coûts supplémentaires liés à l'espace physique ou aux heures supplémentaires.

5. Une main-d'œuvre plus heureuse et en meilleure santé

D'une part, les arrêts maladie, l'absentéisme, le désengagement et l'épuisement professionnel pèsent lourdement sur le budget des entreprises. D'autre part, une main-d'œuvre heureuse et en bonne santé vous aide à réduire les dépenses liées à ces problèmes. 

Le travail asynchrone permet de mieux concilier vie professionnelle et vie privée. Les gens ont plus de temps à consacrer à leur vie personnelle, y compris à leur santé physique et mentale. La flexibilité au travail accroît également le bonheur des employés. D'une part, les travailleurs heureux ont tendance à être moins malades ; d'autre part, ils sont plus satisfaits et plus engagés. 

6. Amélioration de la satisfaction et de la fidélisation des employés

Proposer des options de travail asynchrone peut améliorer la satisfaction et la fidélisation des employés, ce qui peut avoir des implications financières. Les employés qui peuvent gérer l'équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée de manière flexible sont souvent plus engagés et motivés. Cela se traduit indubitablement par une plus grande productivité et une réduction des coûts de rotation du personnel. En outre, les organisations qui adoptent des modalités de travail flexibles ont souvent une image positive en tant qu'employeur, ce qui leur permet d'attirer les meilleurs talents et de réduire les frais de recrutement.

7. Meilleure gestion du temps et des opérations

Le travail asynchrone permet aux membres de l'équipe d'optimiser leur flux de travail et d'éliminer les pertes de temps dues aux distractions, aux interruptions et aux réunions inutiles. Ils peuvent se concentrer sur les tâches essentielles et répartir leur temps plus efficacement. Cet avantage contribue à augmenter la productivité et à réduire les coûts opérationnels. Par exemple, les responsables financiers peuvent donner la priorité à l'analyse financière, à l'établissement de rapports et à la planification stratégique sans être contraints par les horaires de bureau traditionnels.

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7 inconvénients du travail asynchrone à prendre en compte

1. L'augmentation des problèmes de communication et des erreurs humaines potentielles

Le travail asynchrone s'appuie fortement sur des canaux de communication qui ne sont pas en temps réel, comme les courriels ou les outils de gestion de projet. Cela peut retarder la réception et la réponse aux messages, empêchant une prise de décision rapide ou un échange d'informations en temps opportun. En outre, des erreurs de communication ou des malentendus peuvent survenir en l'absence d'éclaircissements ou de retours d'information immédiats. Le fait de ne pas disposer des bons outils et de la bonne stratégie de communication affecte la productivité, les performances et l'efficacité des employés. Cela augmente également le risque d'erreurs humaines, ce qui a un impact direct sur les coûts. 

2. L'impact d'une collaboration et d'un travail d'équipe moindres sur les employés

Le travail asynchrone peut réduire les possibilités de collaboration spontanée et de travail en équipe. Sans interactions en temps réel, les employés peuvent manquer des séances de brainstorming, des discussions rapides sur la résolution de problèmes ou la possibilité de faire rebondir des idées les uns sur les autres. En outre, l'établissement de relations, d'un sentiment d'appartenance et d'un lien avec le lieu de travail peut s'avérer plus difficile sans interactions en face-à-face. Si certaines personnes peuvent s'en accommoder, d'autres peuvent se sentir isolées et même ressentir des signes et des symptômes d'épuisement professionnel.

3. Les différences de fuseaux horaires et le revers de la médaille

Si le fait d'avoir une équipe répartie dans le monde entier et travaillant dans des fuseaux horaires différents peut être un énorme avantage pour votre entreprise, cela peut aussi poser quelques problèmes. Il peut être difficile de planifier des réunions ou de trouver des heures de travail qui se chevauchent pour une collaboration en temps réel. Les décalages horaires peuvent également retarder la réception de réponses ou la résolution de problèmes urgents, ce qui peut avoir un impact sur la productivité et la prise de décision.

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4. L'absence de soutien immédiat et le risque de frustration

Dans un environnement de travail asynchrone, les employés peuvent être confrontés à des retards dans la réception du soutien ou de l'assistance de la part de leurs supérieurs ou de leurs collègues. Cela peut s'avérer particulièrement difficile lorsqu'ils sont confrontés à des problèmes urgents ou complexes nécessitant une attention immédiate. L'absence de conseils instantanés peut ralentir les progrès ou créer un stress supplémentaire pour les employés. Cela a un impact direct sur les sentiments des membres de l'équipe à l'égard de leur supérieur, de leur travail et de leur lieu de travail. En fin de compte, cela peut entraîner une baisse de la satisfaction au travail et augmenter les risques d'épuisement professionnel.

5. Le risque de surcharge de travail et son impact sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée

En l'absence de limites claires et d'horaires de travail définis, les employés qui travaillent de manière asynchrone peuvent éprouver des difficultés à se déconnecter de leur travail. La flexibilité peut parfois conduire à des heures de travail plus longues, car il devient difficile de séparer la vie personnelle des responsabilités professionnelles. Il peut en résulter un épuisement professionnel, une diminution de l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée et des effets négatifs potentiels sur le bien-être de vos employés. En d'autres termes, tous les avantages du travail asynchrone peuvent disparaître si les entreprises n'établissent pas de lignes directrices et de stratégies claires pour limiter ces inconvénients.

6. Un besoin accru d'autodiscipline et de motivation

Le travail asynchrone exige une grande autodiscipline et une forte motivation pour gérer efficacement son temps. Sans la structure d'un environnement de bureau traditionnel ou la supervision en temps réel, certains employés peuvent avoir du mal à rester concentrés et productifs.

La procrastination ou les difficultés à gérer les priorités et les délais peuvent survenir si les individus manquent de motivation et de compétences en matière d'autogestion. 

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7. La diminution potentielle de la cohésion de l'équipe et la perte du lien avec le lieu de travail

Les employés qui travaillent de manière asynchrone, sans interactions régulières en face à face, peuvent éprouver un sentiment réduit de cohésion ou de connexion au sein de l'équipe. Instaurer la confiance, favoriser une culture d'équipe commune et développer des relations de travail solides peut s'avérer plus difficile dans un environnement de travail à distance. 

Cela peut avoir un impact sur la collaboration, la créativité et la dynamique générale de l'équipe. Le renforcement d'une culture d'entreprise forte et l'organisation d'activités visant à souder l'équipe deviennent encore plus cruciaux pour stimuler les liens au travail. 

Nos conseils et bonnes pratiques pour réussir le travail asynchrone 

Définir des lignes directrices et des attentes claires

Établissez des lignes directrices claires et définissez les attentes de l'équipe en ce qui concerne le travail asynchrone. Communiquer clairement la politique de l'entreprise en matière de travail à distance, d'horaires flexibles et de protocoles de communication. Définir les attentes en matière de disponibilité, de temps de réponse et de produits à livrer pour s'assurer que tout le monde comprend les exigences et les responsabilités.

Adopter les outils et les technologies numériques

Investissez dans des outils numériques fiables et des solutions technologiques pour le lieu de travail qui favorisent la collaboration, la communication et la gestion des tâches à distance. Il peut s'agir de

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• les plateformes de gestion de projet ;
• des outils de vidéoconférence ;
• logiciel de partage et d'édition de documents ;
• les plates-formes de communication. 

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Veiller à ce que les employés aient accès aux outils nécessaires et leur fournir une formation et un soutien.

Mettre en place des canaux de communication efficaces

Comme nous l'avons mentionné, ce style de travail nécessite des canaux de communication efficaces. Établissez des protocoles de communication qui permettent un partage efficace des informations, une collaboration et un retour d'information entre les membres de l'équipe. Utilisez des outils tels que ceux mentionnés ci-dessus pour faciliter la communication et la transparence.

Favoriser une culture de confiance et de responsabilité

Il est essentiel d'instaurer la confiance et de favoriser la responsabilisation pour que le travail asynchrone soit couronné de succès. Encouragez une communication ouverte, favorisez la transparence et faites confiance aux employés pour gérer efficacement leur temps et leurs tâches. Mettez l'accent sur les résultats plutôt que sur le contrôle de chaque aspect du travail des employés. Reconnaître et apprécier régulièrement les réalisations pour maintenir la motivation et l'engagement.

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Fixer des objectifs et des délais clairs

Définir clairement les buts, les objectifs et les échéances des projets et des tâches. Veillez à ce que tout le monde comprenne les attentes et le calendrier. Utiliser des techniques de gestion de projet telles que la définition de jalons, la création de listes de tâches et le suivi de l'avancement pour maintenir les projets sur la bonne voie. Communiquer régulièrement les mises à jour et fournir un retour d'information pour maintenir l'alignement et la responsabilité. Envisagez d'utiliser l'IA pour la gestion de projet afin d'augmenter les chances d'atteindre vos objectifs avec succès. 

Créer un environnement de travail à distance favorable

Fournir les ressources et le soutien nécessaires aux employés pour qu'ils puissent travailler à distance de manière efficace. Il peut s'agir de fournir des équipements ergonomiques, de rembourser les frais liés à l'utilisation d'Internet ou d'un bureau à domicile, et d'offrir une assistance informatique. Encourager les employés à établir des espaces de travail dédiés et des limites pour séparer le travail et la vie personnelle.

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Évaluation et amélioration continues

Évaluer régulièrement l'efficacité de la mise en œuvre du travail asynchrone et procéder aux ajustements nécessaires. Demander un retour d'information aux employés afin de comprendre leur expérience et d'identifier les domaines susceptibles d'être améliorés. Surveiller les indicateurs clés de performance (ICP) et évaluer l'impact du travail asynchrone sur la productivité, la satisfaction des employés et les résultats de l'entreprise.

Relever les défis et les obstacles

Identifier et résoudre les problèmes que peut poser le travail asynchrone. Il peut s'agir de problèmes liés à la communication, à la collaboration, au décalage horaire, à la charge de travail ou à la gestion des cyberrisques. Mettre en œuvre des stratégies pour atténuer ces difficultés, par exemple en prévoyant des heures de travail qui se chevauchent pour les réunions essentielles ou en utilisant des méthodes de communication asynchrones telles que les documents partagés ou les messages vidéo enregistrés.

Le travail asynchrone est l'exemple parfait de la flexibilité sur le lieu de travail et d'un mode de travail moderne. Les équipes entièrement distantes et les équipes hybrides peuvent bénéficier du travail asynchrone dès lors que les entreprises prennent en compte les défis de ce mode de travail et agissent en conséquence.

L'avenir du travail est flexible. Les employés recherchent plus d'autonomie, de liberté et d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Le travail asynchrone leur offre tout cela tout en permettant aux entreprises de réduire leurs coûts. Tout le monde y gagne.

La plateforme deskbird ne se contente pas d'aider votre personnel à réserver l'espace de travail dont il a besoin lorsqu'il vient au bureau. Grâce à des fonctionnalités centrées sur l'employé, comme la planification hebdomadaire, elle aide également les travailleurs hybrides à organiser leur emploi du temps et à mieux collaborer.

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Sources :

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• Pourquoi vous devriez travailler de manière asynchrone en 2023Le travail à distance ;
• Le travail asynchrone expliqué pour 2022Wrike.

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