Comment collaborer efficacement ? Nos astuces pour les équipes flexibles
22 août 2024
3 septembre 2024
La façon dont les employés travaillent ensemble a radicalement changé au cours des deux dernières années. Alors que les réunions d'équipe et les séances de brainstorming se déroulaient autrefois en personne au bureau, elles peuvent désormais se dérouler sous forme numérique et même de manière asynchrone. De nombreuses organisations se demandent comment collaborer efficacement avec une main-d'œuvre flexible dans cette nouvelle configuration de travail.
Comment garantir la fluidité de la communication ? Comment créer un alignement et profiter des compétences de chacun ? Quelles sont les stratégies de collaboration les plus efficaces que vous pouvez mettre en œuvre pour faire du travail collectif une expérience fluide et enrichissante pour tous les membres de l'équipe ?
En tant qu'experts des pratiques de travail hybrides et modernes, nous allons partager avec vous des exemples de collaboration efficace qui s'alignent sur les méthodes de travail d'aujourd'hui et produisent des résultats fructueux. Êtes-vous prêt à aider votre personnel à atteindre un nouveau niveau de collaboration et d'épanouissement professionnel ?
Pourquoi est-il si important d'instaurer une collaboration efficace sur le lieu de travail ?
L'autonomie qui responsabilise les travailleurs et les aide à se développer est certes très importante, mais c'est le travail collectif qui fait toute la différence dans le développement de nouvelles compétences et l'épanouissement professionnel. La collaboration permet aux membres de l'équipe d'apprendre les uns des autres et de s'exposer à de nouvelles compétences, idées et visions. Ce mélange de connaissances et de motivation favorise une meilleure réalisation des projets et de meilleurs résultats. Du point de vue de l'entreprise, une collaboration efficace permet d'atteindre un niveau supérieur :
- rassembler les talents ;
- renforcer l'innovation ;
- stimuler la motivation et la satisfaction des employés ;
- obtenir de meilleurs résultats.
Comment collaborer efficacement dans un environnement de travail moderne ?
Supprimer les obstacles géographiques et temporels
Au cours des dernières années, les employés ont dû réapprendre à collaborer. La flexibilité du travail a obligé les entreprises à trouver des solutions qui leur permettent de collaborer efficacement, indépendamment du temps et du lieu. La première étape pour promouvoir une collaboration efficace entre les membres de l'équipe et les services consiste à supprimer les barrières géographiques et temporelles. La distance physique entre vos collaborateurs ne doit pas avoir d'incidence sur leur travail. Place donc aux politiques et aux procès visant à minimiser les problèmes liés au fait de ne pas se trouver dans la même pièce et de ne pas travailler au même moment.
À noter : le retour à un modèle de bureau complet n'est pas la solution et serait contre-productif car il ne correspond pas aux besoins de flexibilité et d'autonomie des employés.
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Équiper les employés d'outils et de technologies de collaboration modernes
Les outils numériques et la technologie jouent un rôle clé dans la suppression des barrières géographiques et temporelles que créent les modalités de travail flexibles. Quelques solutions numériques sont devenues essentielles pour assurer la fluidité et l'efficacité de la communication collective et des projets. Voici quelques outils et technologies de collaboration que les équipes flexibles utilisent avec succès :
- un système de planification numérique, comme deskbird ou Google Calendar ;
- des logiciels de réservation de bureaux comme deskbird;
- des solutions de communication en ligne telles que Slack;
- des systèmes de vidéoconférence tels que Zoom ou Microsoft Teams;
- des outils de gestion de projet tels que Notion ou Asana ;
- des documents basés sur le cloud et des plateformes de partage de fichiers comme Google Drive.
Planifier les tâches et les réunions de collaboration dès que possible
La planification préalable est la clé d'une collaboration efficace ! Des réunions de dernière minute restent possibles, néanmoins la planification des tâches et des réunions de l'équipe à l'avance devrait être une priorité lorsque cela est possible. Cela donne à vos collègues le temps d'organiser leurs calendriers et de se préparer. Lorsque vos collègues connaissent la date de la prochaine réunion, ils peuvent commencer à s'y organiser. Cette approche proactive augmente les chances d'une session harmonieuse et productive. N'attendez donc pas. Ajoutez ces événements collaboratifs à votre calendrier partagé dès que possible et voyez l'efficacité de votre équipe décoller !
Réserver à l'avance les espaces de réunion
C'est ainsi qu'on s'assure d'avoir un espace de collaboration adéquat. Lorsque votre personnel décide de se rendre au bureau pour des séances de travail face à face, vous devez vous assurer qu'il est possible de réserver les endroits les plus adaptés aux besoins de l'équipe. Réserver des salles de réunion à l'avance change la donne : les membres de votre équipe savent exactement quels outils ils auront à leur disposition, de sorte qu'ils puissent se préparer en conséquence et de manière efficace. Ne laissez pas le manque d'espace ou d'équipement affecter le travail de votre équipe. Réservez et collaborez mieux lorsque vous vous réunissez sur place.
Encourager une communication régulière, claire et transparente
La communication est la condition primordiale d'une collaboration efficace, en particulier dans un environnement de travail flexible. Les conversations et les mises à jour doivent circuler dans toutes les directions : les membres du conseil d'administration vers les cadres et les employés, les travailleurs vers les dirigeants, les cadres vers les membres de l'équipe et du conseil d'administration, les employés vers les employés, etc.
Le choix des outils de communication prend donc toute son importance. Tous les membres de votre personnel doivent être à l'aise avec ces outils et les utiliser correctement. Les interroger sur leurs préférences et élaborer une politique de communication claire est une excellente idée pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et pour éviter les malentendus et les conflits.
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Permettre une collaboration asynchrone
C'est à vous qu'on s'adresse, les champions du travail flexible ! Parlons de la puissance de la collaboration asynchrone. Cela change la donne, surtout lorsque vos employés sont dispersés dans des lieux et des fuseaux horaires différents. Prenons l'exemple de Céline. Au lieu d'être bombardée de notif' Slack toute la journée, elle peut se concentrer sur un travail approfondi et suivre les mises à jour de l'équipe au moment qui lui convient le mieux. Ainsi, Céline reste informée sans être constamment interrompue. Il s'agit de trouver l'équilibre entre la connexion et le maintien de la productivité. Async permet à tous d'être au courant sans la frénésie des notifications. C'est comme si vous donniez à votre personnel des superpouvoirs pour collaborer plus intelligemment, et non plus difficilement. Oubliez donc la mentalité du "toujours connecté" et regardez votre équipe s'épanouir à son rythme.
Faciliter l'accès à l'information et aux données
Un autre aspect essentiel d'une collaboration efficace est l'augmentation de la productivité de votre équipe grâce à un accès facile aux données. L'utilisation d'outils de gestion de projet centralisés donne à votre personnel les clés d'une collaboration plus fluide, d'un travail plus efficace et d'une plus grande transparence. Ces plateformes fantastiques
regroupent tous les documents pertinents en un seul endroit, pour que personne ne doive se démener pour trouver un fichier ou une mise à jour. C'est comme si vous disposiez d'un QG virtuel où tout le monde est sur la même longueur d'onde, h24. Il est temps de dire adieu aux goulets d'étranglement de l'information et d'accueillir le travail d'équipe sans faille. Si vous ne l'avez pas encore fait, vos employés vous remercieront d'avoir changé la donne !
Fixer des objectifs et prendre des décisions collectivement
Il existe parfois un écart considérable entre ce qui peut être réalisé en théorie et concrètement. Des objectifs inaccessibles et des délais impossibles à tenir réduisent l'engagement, la motivation et la collaboration. "97 % des employés pensent que le manque d'alignement au sein d'une équipe a un impact sur le résultat d'une tâche ou d'un projet" 1. Pour ces raisons, fixer des objectifs et prendre des décisions ensemble est une règle essentielle pour une collaboration réussie. Cela permet de s'assurer qu'ils sont réalisables, de maintenir la motivation et l'alignement de votre personnel et de faire en sorte qu'il se sente inclus et valorisé.
Créer un aménagement de bureau flexible, diversifié et centré sur l'employé
La volonté de renforcer les processus et les systèmes pour améliorer le travail d'équipe est une bonne chose, mais avez-vous pris en compte le rôle de votre lieu de travail physique pour aider votre personnel à collaborer efficacement ? L'aménagement du bureau a un impact considérable sur la collaboration et la productivité. C'est pourquoi il est essentiel de fournir aux employés un lieu de travail qui réponde à leurs besoins pour favoriser la coopération sur le site.
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Encourager les pratiques de partage des connaissances et des compétences
La diversité est l'un des piliers les plus solides de toute entreprise prospère. Si vous avez réussi à créer une main-d'œuvre diversifiée, c'est un atout puissant que vous devriez utiliser pour promouvoir une collaboration efficace. Donnez à vos travailleurs la possibilité d'apprendre les uns des autres et de progresser ensemble. Pour ce faire, vous pouvez combiner les compétences matérielles et immatérielles. En offrant un mélange d'espaces, des salles de réunion confortables aux zones de collaboration animées, vous donnez aux membres de votre équipe la liberté de travailler comme ils l'entendent !
Créer un incroyable sentiment d'appartenance et de communauté sur le lieu de travail
C'est un autre pilier dans la collaboration au sein d'un groupe. Lorsque les employés se sentent inclus, valorisés et connectés, ils sont plus enclins à s'engager et à innover. Les activités de cohésion d'équipe et les événements sociaux, en ligne et hors ligne, sont vos meilleurs alliés dans ce domaine. Ces rencontres permettent à votre personnel de créer des liens, d'apprendre à mieux se connaître, de renforcer le travail d'équipe et de lancer de nouvelles idées. Faites donc circuler l'esprit d'équipe, qu'il s'agisse de soirées trivia virtuelles ou de soirées pizza au bureau.
Faire preuve d'ouverture d'esprit et favoriser une culture de la confiance
La collaboration consiste à rassembler les meilleures compétences et idées pour obtenir le meilleur résultat possible, n'est-ce pas ? Cet objectif ne peut être atteint que si les employés se sentent totalement ouverts à leurs opinions et à leurs idées. L'instauration de la confiance sur le lieu de travail doit faire partie de votre plan de stratégie de collaboration. Les personnes doivent se sentir à l'aise pour partager leurs idées et s'exprimer lorsqu'elles pensent qu'il existe un moyen plus efficace d'atteindre tel ou tel objectif.
Faire circuler le retour d'information
Le retour d'information est la clé de voûte de l'amélioration constante de la collaboration au sein d'une organisation lorsqu'il est fait de manière équilibrée et constructive. Il permet à chacun de partager ce qu'il pense être efficace et ce qui ne l'est pas. Au sein d'une équipe, il permet aux employés d'être ouverts avec leurs responsables et leurs collègues sur les actions qui, selon eux, pourraient améliorer leur processus de collaboration global. Il ne fait aucun doute que le fait d'encourager le partage du retour d'information (de manière formelle ou informelle) est un élément essentiel de toute stratégie de collaboration efficace.
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Comment deskbird vous aide-t-il à mettre en œuvre ces stratégies de collaboration efficaces ?
Réserver les espaces collectifs dont votre équipe a besoin pour collaborer efficacement
Grâce à l'application deskbird et à son interface intuitive, les utilisateurs peuvent rapidement réserver des salles de réunion, des espaces de travail ou d'autres espaces partagés. Cela garantit que vos équipes disposent de l'environnement adéquat pour travailler efficacement ensemble. Notre outil convivial offre également une disponibilité en temps réel et une planification transparente, ce qui permet de réduire les conflits de planification et d'optimiser l'utilisation de votre espace de travail. Avec deskbird, votre personnel peut réserver à l'avance son espace collectif préféré et commencer à préparer ses réunions en conséquence.
Organiser et partager les emplois du temps hebdomadaires pour faciliter la collaboration hybride
L'application deskbird permet aux employés d'organiser et de partager leur planning hebdomadaire avec le reste de l'équipe. Cette application facilite la collaboration hybride, car elle permet aux collègues de partager facilement leur emploi du temps hebdomadaire, ce qui leur permet de savoir qui est où et quand. Finis les jeux de devinettes et la confusion des calendriers ! Que l'on soit au bureau ou que l'on travaille à domicile, tout est clair pour tout le monde. Cette transparence améliore la coordination et la flexibilité en garantissant que les environnements de travail hybrides favorisent la collaboration plutôt que de l'entraver.
Organiser des événements sociaux pour rassembler tout le monde et renforcer le sentiment d'appartenance à la communauté.
Enfin, notre fonction "événements" permet d'organiser et de faire connaître des événements sans effort. En programmant et en annonçant des événements via l'application deskbird, vous pouvez encourager la participation et vous assurer que tout le monde est informé. Cette fonction favorise le sentiment d'appartenance à une communauté en rassemblant les employés pour des activités de renforcement de l'esprit d'équipe, des ateliers ou des rencontres sociales. En fin de compte, la promotion officielle de vos événements d'entreprise contribue à renforcer les liens sur le lieu de travail, ce qui est essentiel lorsque l'on cherche des moyens de stimuler une collaboration efficace.
Collaborer efficacement est un processus dynamique qui diffère d'une entreprise à l'autre, voire d'une équipe à l'autre au sein d'une même organisation. Toutes les idées et recommandations mentionnées dans cet article sont là pour vous guider. Recueillir l'avis de vos employés fournit une aide précieuse pour comprendre la direction que devraient prendre vos stratégies pour une collaboration plus efficace. Écouter vos collègues, tester de nouvelles approches et essayer de créer un fort sentiment d'appartenance àl'équipe et à la communauté au sein de votre personnel sont des actions nécessaires pour atteindre votre objectif.
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1 Statistiques clés sur la collaboration : Impact sur la performance des employés et la réussite de l'entrepriseWorldmetrics.org.
Sources :
