Objectifs de l'office management : responsabilités et nouveaux défis

Il n'y a aucune chance que vous ne l'ayez pas remarqué et que vous n'en ayez pas fait l'expérience. La façon dont nous travaillons et le rôle de nos bureaux ont radicalement changé au cours des deux dernières années. La question qui se pose désormais est la suivante : comment s'adapter et assurer le bon déroulement des opérations et des processus ? Tels sont les objectifs fondamentaux de la gestion d'un bureau. Mais trouver l'angle parfait pour accueillir ces changements et en tirer le meilleur parti est une tâche collective. Les chefs d'équipe, les RH, l'informatique, les services généraux et les gestionnaires de bureau doivent travailler ensemble pour relever les défis modernes de la gestion de bureau, qu'il s'agisse de la flexibilité du travail, de l'essor de la technologie ou de la nécessité d'une plus grande durabilité sur le lieu de travail. Voici un guide rapide sur le rôle des office managers, les nouveaux aspects à prendre en compte et les raisons d'utiliser l'application deskbird pour gérer votre lieu de travail de manière efficace et sans heurts !

Les principales fonctions d'un office manager par rapport à celles d'un facility manager

Les objectifs d'un office manager

La fonction de chef de bureau consiste à se concentrer sur la gestion des opérations et des processus afin de répondre aux besoins des employés. Il joue un rôle essentiel dans l'orchestration du bon fonctionnement du lieu de travail en coordonnant les équipes et les procédures afin de maintenir la productivité et d'assurer l'efficacité. En créant et en affinant les approches, ils rationalisent les tâches et favorisent une atmosphère de travail cohésive. L'administration des travailleurs est également une pierre angulaire de leurs fonctions. Cela peut aller de la programmation de réunions et de rendez-vous à la résolution de problèmes sur le lieu de travail, en passant par la fourniture de matériel de bureau. En outre, ils planifient et supervisent efficacement un large éventail d'activités de bureau.

Les principaux objectifs de la gestion d'un bureau :

• coordonner les équipes et les processus ;
• superviser les fournitures de bureau ;
• garantir l'efficacité ;
• créer des processus ;
• administrer les employés ;
• planifier des réunions et des rendez-vous ;
• planifier et coordonner les activités du bureau ;
• gerer les conflits et des problèmes sur le lieu de travail.

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Le rôle d'un gestionnaire d'installations

Contrairement aux chefs de bureau, les responsables d'établissement se concentrent davantage sur la gestion et l'amélioration de l'environnement de travail afin d'aider les employés à s'épanouir. Leur rôle est crucial pour la fonctionnalité opérationnelle d'un bureau. Il consiste à superviser la maintenance, la sécurité et l'efficacité des lieux de travail physiques afin de fournir un environnement de travail sûr et optimal. Par exemple, ils supervisent les calendriers d'entretien des bâtiments et coordonnent les rénovations ou l'aménagement de l'espace pour s'adapter aux besoins de l'organisation. Ils s'occupent des interventions d'urgence quotidiennes et de la planification stratégique à long terme des installations. Leur objectif est de prolonger le cycle de vie des actifs tout en minimisant les coûts et en maximisant le bien-être et la productivité des employés.

Les principaux objectifs de la gestion des installations :

• améliorer l'aménagement des bureaux ;
• assurer l'entretien des installations ;
• faire des prévisions immobilières ;
• collaborer avec des fournisseurs et des prestataires externes ;
• l'analyse de l'utilisation de l'espace.

Ces deux fonctions sont à la fois liées et différentes. Or, selon la taille de l'entreprise, c'est parfois la même personne qui remplit ces deux fonctions, ce qui explique qu'elles soient souvent mal assorties.

Les nouveaux objectifs en matière de gestion des bureaux

S'adapter au travail flexible

Le travail flexible n'est pas seulement une conséquence du COVID-19. Il est également dû à l'arrivée de la génération Z sur le lieu de travail et à l'expansion imparable des avancées technologiques. Les jeunes générations (Millennials et Gen Z) souhaitent un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et l'essor de la technologie y contribue.

"Asynchrone" est la meilleure façon de décrire cette nouvelle ère du travail. Les employés sont désormais plus flexibles dans leur vision et leur approche du travail. Ils peuvent se connecter à partir de différents endroits et sur différents projets à différents moments.

Cette évolution a des conséquences importantes pour la gestion des bureaux. Par exemple, le rôle du lieu de travail a changé, car les gens ne viennent plus sur place tous les jours, et la collaboration a pris une nouvelle tournure. Tous ces changements obligent les gestionnaires d'installations à s'adapter et à revoir les processus pour maintenir la coordination et l'efficacité.

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Se concentrer davantage sur le bien-être des employés et les pratiques d'EDI

Si l'on examine les taux de dépression chez les baby-boomers, la génération X, les milléniaux et la génération Y, on constate que plus les travailleurs sont jeunes, plus ils présentent rapidement des problèmes de santé mentale et des symptômes d'épuisement professionnel. Le bien-être et la santé mentale des employés ne peuvent plus être des aspects ignorés, et les gestionnaires de bureau ont un rôle clé à jouer à cet égard. Il en va de même pour les pratiques d'IED (diversité, équité et inclusion), qui ont un lien direct avec la santé mentale dans le monde professionnel. Le bien-être et l' EDI sur le lieu de travail sont des éléments clés des stratégies de gestion des bureaux pour une main-d'œuvre en bonne santé, productive, engagée et loyale.

Garantir la cybersécurité et la confidentialité des données

Les cybermenaces étant de plus en plus sophistiquées et répandues, une violation peut avoir des conséquences dévastatrices, notamment des pertes financières, des répercussions juridiques et des dommages irréparables à la réputation d'une entreprise. Avec les services informatiques, les gestionnaires de bureaux doivent donner la priorité à l'élaboration de stratégies solides de gestion des cyberrisques afin de protéger l'intégrité et la confidentialité des données de l'entreprise. L'adoption de ces solutions permet également de renforcer la confiance des clients et de se conformer à des exigences réglementaires de plus en plus strictes. Travailler main dans la main avec les membres de l'équipe informatique, s'informer sur les nouvelles tendances en matière de cybersécurité et investir dans des technologies sécurisées sont désormais des éléments essentiels pour les gestionnaires de bureaux.

Utiliser la technologie pour mieux atteindre les objectifs de gestion des bureaux

Avec le développement constant des technologies et la numérisation du lieu de travail, il est désormais impératif d'être au fait des technologies pour évoluer et réussir dans le monde du travail. Pour les gestionnaires de bureau, il devient de plus en plus essentiel d'exploiter et d'intégrer la technologie dans leurs activités quotidiennes. La maîtrise des technologies n'est plus un atout. Elle est indispensable pour effectuer le travail de manière efficace. Elle permet de mieux coordonner et rationaliser les flux de travail, de superviser des équipes distantes ou hybrides et de maintenir des canaux de communication efficaces à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. La gestion des données et la cybersécurité étant également cruciales, l'utilisation de logiciels et d'outils spécialisés pour protéger les informations sensibles et garantir la conformité aux réglementations est également essentielle.

Introduire des pratiques plus durables sur le lieu de travail

Vivre et travailler de manière plus durable est le devoir de chacun. L'intégration de pratiques écologiques et responsables dans l'environnement de travail est donc l'une des tâches les plus importantes que les gestionnaires de bureaux (entre autres) doivent désormais accomplir. Qu'il s'agisse de transformer le lieu de travail en un bureau sans papier, de proposer des déjeuners végétariens ou d'utiliser uniquement des énergies renouvelables, il existe de nombreuses façons d'y parvenir. Là encore, il peut s'avérer nécessaire de travailler main dans la main avec d'autres services. Par exemple, la mise en œuvre de systèmes fonctionnant avec de l'énergie verte et des capteurs intelligents sont des initiatives que les gestionnaires de bureaux et d'installations peuvent mettre en œuvre ensemble.

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Le rôle de l'application deskbird dans la réalisation des objectifs de gestion du bureau

Données précises sur l'utilisation et l'occupation des espaces de bureaux

Bien que les avantages de l'utilisation de l'analyse du lieu de travail soient plus évidents pour les responsables des installations, les gestionnaires de bureaux ont également intérêt à vérifier ces données. Étant donné que les objectifs de la gestion des bureaux comprennent la coordination et le développement de processus visant à accroître l'efficacité, la productivité et la satisfaction des employés, savoir comment l'espace de bureau est utilisé peut s'avérer très utile pour eux aussi. Par exemple, ils peuvent se rendre compte que l'équipe de création de contenu passe plus de temps au bureau que l'équipe de service à la clientèle, mais qu'ils manquent souvent d'espace. Ils peuvent alors décider d'étudier comment mieux optimiser l'espace en créant une salle de création de contenu pour faire des photos et ranger du matériel, par exemple. 

Plan d'étage interactif

Les chefs de bureau doivent souvent discuter en face à face avec des employés de tous les services. Savoir qui travaille où peut donc s'avérer très utile pour eux. Grâce à notre plan d'étage interactif, ils peuvent savoir qui est sur place et où en temps réel, au lieu de se déplacer à la recherche des membres de l'équipe. Cela change la donne car ils gagnent beaucoup de temps, et ils peuvent donc se concentrer sur des tâches plus importantes. Enfin, le plan interactif des bureaux leur permet également de voir quelles salles de réunion sont encore disponibles, au cas où ils auraient besoin de planifier une réunion de dernière minute.

Réservation d'un espace de travail

En ce qui concerne la planification, l'une des principales fonctions des gestionnaires de bureau étant de planifier et d'organiser les rendez-vous et les réunions, l'utilisation d'un logiciel de réservation de bureau et de salle tel que deskbird est tout à fait logique. Pour une plus grande efficacité, l'application deskbird leur permet de réserver l'espace de travail idéal, qu'il s'agisse d'une salle de conférence ou d'une salle de réunion. En trois clics, l'espace de réunion idéal est réservé, les conflits de planning sont évités et les employés disposent de la salle et des ressources dont ils ont besoin pour cette réunion spécifique. La simplicité de notre outil en fait l'une des solutions les plus conviviales que vous puissiez utiliser et permet à tous les membres de votre personnel d'en tirer le meilleur parti. 

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Événements

Enfin, l'un des objectifs de la gestion d'un bureau est également de planifier, d'organiser et de gérer les événements professionnels. Grâce à lafonction "événements" de deskbird, les gestionnaires de bureau peuvent informer l'ensemble du personnel du prochain événement qui se déroulera sur le lieu de travail. Grâce à nos intégrations transparentes, votre personnel est informé sur Slack, MS Teams, iCalendar ou tout autre outil qu'il utilise. Il n'est pas nécessaire de passer d'une ressource à l'autre. Ils obtiennent toutes les informations dont ils ont besoin sur leur plateforme préférée. Mais l'application deskbird est également disponible sur mobile. Ils peuvent donc vérifier à tout moment et de n'importe où les détails de l'événement directement à partir de leur téléphone et dire s'ils viennent ou non.

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Nous espérons que vous êtes maintenant prêt à vous attaquer avec acharnement aux objectifs de l'office management et à comprendre les nouveaux défis qui exigent des changements dans la manière de gérer les opérations et les processus. L'essor du travail flexible, le développement des technologies et les nouvelles attentes des jeunes générations bouleversent les tâches et les objectifs des office managers. Mais deskbird est là pour les aider dans cette transition afin qu'ils puissent accomplir leur travail avec succès. Demandez une démonstration gratuite de l'application deskbird pour découvrir concrètement comment fonctionne notre outil et comment il peut soutenir les dirigeants mais aussi votre personnel hybride !