Comment réduire vos frais grâce aux bonnes pratiques du modèle de travail hybride ?

De nombreuses entreprises ne réalisent pas qu'elles peuvent réduire leurs frais de bureau de 30 % simplement en autorisant des modalités de travail flexibles et en adoptant les meilleures pratiques d'un modèle de travail hybride. Pourtant, 82 % des directeurs des financesreconnaissent que le travail hybride est un modèle d'entreprise plus abordable. Lorsque les entreprises mettent en place la bonne stratégie et tentent réellement de mettre en œuvre ce nouveau mode de travail, les résultats dépassent largement leurs attentes. Pour ce faire, chacun a un rôle à jouer, de haut en bas de l'échelle.

Donc, comment un modèle de "travail de n'importe où et à n'importe quel moment" peut-il vous aider à réduire les dépenses de votre entreprise? De nombreux aspects doivent être pris en considération, certains étant plus évidents et d'autres ayant un retour sur investissement à plus long terme que d'autres. L'essentiel est de donner la priorité à ceux qui ont le plus de sens et d'impact sur votre budget. 

De l'optimisation de l'espace à la cybersécurité en passant par l'expérience sur le lieu de travail, nous avons passé en revue les mesures de réduction des frais les plus efficaces pour diminuer les dépenses dans une configuration de travail hybride.

Étudier le taux d'occupation et d'utilisation de votre espace de bureau flexible

L'immobilier et les frais associés tels que les factures d'énergie sont les premières frais qui diminuent lors du passage à un modèle de travail hybride. Cependant, il ne faudra pas trop réduire la taille de vos bureaux et créer frustration et mécontentement chez vos employés. 

Pour avancer judicieusement, vous devez d'abord examiner les données et déterminer comment les employés utilisent l'espace de travail physique. Les questions essentielles sont les suivantes :

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• Quel est votre taux d'occupation ? 
• Quels sont les espaces de travail les plus demandés (bureaux individuels, salles de réunion, espaces collaboratifs, etc.)
• Quel est le principal mode de transport de votre personnel ? 
• Dans quelle mesure les membres de votre équipe sont-ils satisfaits de l'environnement et des fonctionnalités du bureau ?

Toutes ces informations peuvent être obtenues grâce aux données collectées par les outils technologiques que vous utilisez sur le lieu de travail et aux questionnaires de satisfaction des employés. Le loyer, les charges et les autres coûts diminuent lorsque la taille du bureau est adaptée et que l'agencement est centré sur les personnes.

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Effectuer une analyse comparative des meilleurs outils et solutions pour les modèles de travail hybrides

Les pratiques de travail flexibles se développent, tout comme la technologie. Le marché de la technologie du travail hybride est en plein essor et les organisations sont exposées à un plus grand choix d'outils chaque jour. Il est essentiel de trouver les solutions numériques les plus adaptées aux besoins d'une main-d'œuvre hybride. Ces solutions permettent non seulement d'améliorer la productivité et la collaboration, mais aussi d'aider les entreprises à gérer les espaces de travail et à optimiser les coûts. Par exemple, une plateforme de réservation de bureaux comme deskbird vous permet de mettre en œuvre le hot desking de manière efficace grâce à notre système de réservation d'espace de travail. D'un côté, les travailleurs réservent le poste de travail dont ils ont besoin ainsi qu'une place de parking s'ils viennent sur place en voiture. De l'autre côté, les chargés d'aménagement de bureaux et des finances ont accès à des données analytiques sur le lieu de travail. Ces données sont essentielles pour améliorer l'expérience des employés et réduire les dépenses grâce à l'optimisation de l'espace de travail.

Il est essentiel de procéder régulièrement à une évaluation comparative des différentes ressources disponibles. Elle vous permet de déterminer si vous êtes correctement préparé à promouvoir un modèle de travail hybride réussi. En outre, cela vous donne l'occasion d'identifier les meilleures options pour votre entreprise et votre personnel. Vous pourriez vous rendre compte que vous pouvez remplacer certains de vos outils actuels par de nouveaux et permettre à votre équipe d'être plus performante tout en réduisant les dépenses d'équipement.

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Révisez votre équipement et faites appel à la technologie

Lorsque vous passez au mode hybride, il se peut que votre équipement ne réponde plus aux attentes de votre personnel. Par exemple, les logiciels et le matériel sur site ne sont peut-être plus aussi pertinents qu'auparavant. Vous pouvez donc adopter la transformation numérique en passant à des solutions basées sur le cloud. En plus de répondre aux besoins d'une main-d'œuvre hybride, ces solutions vous aident également à réduire vos factures, car elles sont moins coûteuses et nécessitent moins de maintenance que les équipements sur site.

Le concept BYOD (Bring Your Own Device) fait également l'objet d'une attention croissante. Pourquoi les employés auraient-ils besoin d'un ordinateur portable ou d'un ordinateur au bureau et d'un autre chez eux ? Pour certains postes, un seul ordinateur suffit. Cette méthode vous permet de réduire les coûts tout en favorisant la durabilité de l'entreprise.

L'adoption d'un modèle de travail flexible modifie entièrement l'environnement de travail. Les gens ont commencé à considérer le lieu de travail physique comme un espace où l'on se concentre davantage sur le travail collaboratif que sur les tâches individuelles. De nouvelles attentes apparaissent, comme la nécessité de disposer de technologies modernes et de ressources numériques. Il est essentiel de revoir votre équipement et de connaître les technologies qui peuvent vous aider à favoriser un environnement de travail hybride prospère.

Augmenter le budget de cybersécurité de votre lieu de travail hybride

Avec ou sans politique BYOD, les pratiques de travail à distance augmentent les risques de fuites de données et de cyberattaques. De plus, les employés utilisent des appareils personnels et se connectent au WIFI public plus souvent que lorsqu'ils travaillent au bureau. Ainsi, bien que l'objectif de cet article soit de partager avec vous les meilleures méthodes pour économiser de l'argent dans un environnement de travail hybride, nous vous recommandons d'investir davantage dans la cybersécurité. Nous insistons sur le mot "investir".

La protection de vos données devrait figurer en tête de vos priorités. Une fuite ou une violation de données peut coûter cher à votre entreprise dans le pire des cas, qui, nous l'espérons, ne se produira jamais. En 2025, le coût de la cybercriminalité pourrait atteindre 10 500 milliards de dollars, selon le rapport officiel 2022 sur la cybercriminalité de Cybersecurity Ventures. 

Il est donc essentiel d'investir dans des outils ultra-performants et de recruter les meilleurs talents en matière de gestion de la cybersécurité pour éviter que vos données ne tombent entre de mauvaises mains. Si jamais votre organisation devait faire l'objet d'une cyberattaque, vos investissement dans la sécurité de votre main-d'œuvre hybride se révèleront l'une des meilleures décisions que vous ayez jamais prises.

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Concentrez-vous sur le bien-être et la santé des employés

Les meilleures pratiques du modèle de travail hybride ne se limitent pas à l'optimisation de l'espace de bureau et à la réduction des factures d'énergie. Par exemple, le burn-out des employés est en augmentation depuis quelques années. Si les Millennials et la Génération Z représentent les groupes démographiques les plus importants sur les lieux de travail, ils sont également les plus touchés par les problèmes de santé mentale. Le fait que des membres de l'équipe souffrent de dépression au travail peut avoir un impact profond sur votre budget. Le burn-out influe sur la productivité et les performances. Les personnes qui en sont victimes peuvent avoir besoin d'une pause pour traverser cette période difficile et retrouver leur santé. Par conséquent, les projets risquent d'être retardés. Il se peut que vous engagiez quelqu'un pour remplacer ces personnes pendant leur congé maladie, ce qui génère également des dépenses inattendues. En outre, cela peut augmenter le taux de rotation du personnel, car les travailleurs en burn-out peuvent choisir de ne pas revenir et de démissionner. 

Le bien-être et la santé des employés ne sont pas aussi évidents que la réduction de l'espace de bureau. Pourtant, il s'agit d'un domaine où le travail hybride a également un impact. Bien qu'il soit le plus souvent positif, il peut aussi être néfaste s'il n'est pas correctement adressé. 

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Se concentrer sur d'autres pièges financiers non liés à l'immobilier d'entreprise ou à la technologie

Comme nous venons de le souligner, les pièges financiers ne sont pas toujours là où l'on pense. Oui, louer un espace de bureau prévu pour 100 employés alors que seulement 40 personnes viennent sur place chaque jour est une perte d'argent. Mais d'autres dépenses peuvent absorber une grande partie de votre budget annuel et ne sont pas liées à l'immobilier ou à la technologie. En rassemblant des données et en recherchant les secteurs où l'entreprise dépense le plus, vous pouvez élaborer une stratégie de réduction des coûts adaptée à votre entreprise. Les arrêts maladie ont-ils augmenté depuis que votre personnel travaille plus souvent à domicile ? Si oui, essayez de comprendre pourquoi. Il se peut qu'ils ressentent une déconnexion du lieu de travail et un sentiment de solitude, ce qui entraîne une mauvaise santé mentale. Ils peuvent également travailler depuis leur table de cuisine, s'asseoir sur un banc pendant 8 heures par jour et développer des problèmes de dos. Pour cet exemple, mais aussi en tant que mesure préventive et centrée sur les personnes, il est fondamental d'investir dans des solutions en matière d'expérience et de bien-être des employés. Cela réduit le risque que les travailleurs soient mentalement ou physiquement déficitaires, tout en augmentant les chances d'une main-d'œuvre heureuse et productive.

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Faire du retour d'information et de la conversation un pilier central de votre stratégie de réduction des coûts 

Enfin, vous pouvez également organiser une réunion avec les responsables d'autres départements pour discuter des domaines dans lesquels ils pensent que le travail hybride a un effet critique sur les finances de l'entreprise. Chaque équipe est confrontée à ses propres problèmes et, ensemble, vous pouvez déterminer les domaines les plus critiques auxquels vous devez vous attaquer pour avoir un impact significatif sur votre budget. Par exemple, certains responsables pourraient vous dire que les membres de l'équipe se plaignent d'avoir trop d'outils en ligne dont certains ne sont jamais utilisés. C'est l'occasion de faire des économies sur la technologie et de collaborer avec les services informatiques pour trouver de nouvelles solutions numériques qui répondent mieux aux besoins des employés. L'analyse des chiffres est essentielle, mais la collecte de commentaires et la place laissée aux échanges sont des pratiques fondamentales pour développer un environnement de travail prospère et rentable. Cela apporte une touche humaine, crée un sentiment d'appartenance au lieu de travail et ouvre la voie à de nouvelles idées. 

L'enseignement le plus important est de sortir des sentiers battus en ce qui concerne les dépenses liées à l'immobilier et aux technologies d'entreprise. La clé est de prendre en compte l'expérience et les opinions de vos collègues pour détecter les pièges financiers potentiels tout en prenant des décisions basées sur des données. La réduction de l'espace de bureau est une mesure d'économie standard pour les entreprises qui adoptent des politiques de travail flexibles. Cependant, l'impact du travail hybride va au-delà de vos murs. L'optimisation des coûts s'applique également à votre paysage numérique. Enfin, n'oubliez pas d'examiner des aspects moins évidents, tels que les avantages d'une main-d'œuvre saine et heureuse pour vos finances.

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Sources : 

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• Travail hybride Réduction des coûts, Room Manager ;
• Comment maximiser les économies réalisées grâce au travail à distance et au travail hybride ?, Vena Solutions.

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