Espace de travail dédié : une approche moderne et centrée sur l'employé

Sommes-nous en train de faire un pas en arrière ? 

Alors que le hot desking est en plein essor, nous souhaitons introduire une nouvelle fonctionnalité appelée "bureaux attribués" . Nous n'avons pas changé d'avis sur le potentiel de la flexibilité au travail et du partage de bureau. Cependant, de nombreux employés expriment le besoin d'avoir des espaces de travail dédiés. Notre objectif étant de contribuer à créer le meilleur environnement de travail flexible et centré sur les personnes, nous avons pris très au sérieux cette demande. 

Le choix d'un bureau hybride présente l'avantage de réduire la taille du bureau et de diminuer les coûts. Permettre aux membres de l'équipe de choisir leur bureau préféré ou un espace de travail différent à chaque fois qu'ils se rendent au bureau est un autre avantage d'un bureau flexible que la plupart des travailleurs apprécient. Pourtant, certains préfèrent s'en tenir au même poste de travail. 

L'avenir du travail repose sur l'adaptabilité et la centralité de l'employé. Mais comment définir l'espace de bureau dont vous avez besoin ? Quels types d'espaces de travail conviennent le mieux à votre personnel ? Cet article met l'accent sur l'importance de maintenir certains éléments fixes dans le lieu de travail hybride et sur la manière de gérer tous les types d'espaces de bureau flexibles.

Qu'est-ce qu'un espace de travail dédié ?

Un espace de travail dédié à la maison

Il existe deux types d'espaces de travail dédiés : ceux que l'on trouve chez soi lorsqu'on travaille à distance et ceux que les entreprises mettent à la disposition de leur personnel lorsqu'il se rend sur place.

À la maison, les salariés devraient consacrer un espace à leurs tâches professionnelles. Ils peuvent personnaliser ce coin pour qu'il corresponde le plus possible à leurs besoins. Parmi les aspects importants, citons l'éclairage, le mobilier et l'équipement adéquats, ainsi qu'un environnement calme. La création d'un espace de travail confortable et sur mesure à la maison est fortement recommandée pour améliorer la concentration et la productivité. Cela permet également de séparer la vie personnelle de la vie professionnelle et de maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. 

Un bureau assigné dans le bureau

Il n'y a rien de plus traditionnel d'un poste assigné dans un bureau.

Si vous lisez cet article, il y a de fortes chances que vous soyez conscient de l'importance de la modernisation du lieu de travail et de l'adoption d'un bureau plus flexible. Cependant, le véritable enjeu répose sur la capacité de votre entreprise à adopter une approche centrée sur l'employé. 

Quel est le rapport avec l'aménagement de l'espace de travail ? Eh bien, tout ! Il est essentiel de connaître et de prendre en compte les souhaits des membres de votre équipe. Ainsi, si certains employés souhaitent conserver un bureau attitré, vous devez le leur permettre et en tenir compte dans votre stratégie d'aménagement de l'espace de travail.

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Pourquoi devriez-vous garder de l'espace pour quelques bureaux assignés dans le bureau ?

Une garantie que les employés disposent de l'espace de travail dont ils ont besoin

Tout le monde ne souhaite pas s'asseoir à un bureau différent à chaque fois qu'il vient au bureau. Certains se contentent d'un seul poste de travail et ne veulent pas en changer constamment. D'autres peuvent avoir besoin d'un équipement particulier et un espace de travail spécifique qui répond parfaitement à leurs besoins.

Le plus important est que chaque employé ait accès à un espace de travail qui réponde à ses besoins. Cela permet non seulement d'augmenter leur productivité, mais aussi leur satisfaction et leur bien-être. 

Un espace de travail dédié pour se concentrer pleinement 

Supposons que votre collègue André vienne sur place deux fois par semaine, le mardi et le jeudi. Lorsqu'il planifie son emploi du temps, il consacre un jour à des projets de collaboration et l'autre à des tâches très ciblées qu'il ne peut pas effectuer chez lui.

Dans chaque bureau, certaines zones sont plus propices à la concentration que d'autres. André le sait et essaie constamment de réserver le même bureau. Malheureusement, ce poste de travail n'est pas toujours disponible. Cela l'oblige à réserver une autre place, à risque de ne pas pouvoir se concentrer et à être frustré.

Garder quelques bureaux dédiés dans votre espace de travail et en attribuer un à André chaque jeudi vous aide à résoudre ce conflit d'horaire et lui donne la meilleure chance d'être en mode concentration totale ! 

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Une approche de la gestion de l'espace pour améliorer la satisfaction des employés

La forte demande de formules de travail flexibles oblige les entreprises à adapter leurs politiques de travail et à repenser l'utilisation et l'aménagement du lieu de travail. L'espace de bureau doit répondre aux besoins d'une main-d'œuvre hybride tout en restant rentable.

Les deux principaux avantages du passage à un modèle de travail hybride sont la réduction de la taille de l'espace de travail et la diminution des factures. Toutefois, n'oubliez pas de tenir compte des attentes de vos employés lorsque vous envisagez de réduire la taille de votre espace de travail. Sont-ils tous à l'aise avec un système de hot desking ? Certains viennent-ils plus souvent que d'autres et sont-ils prêts à travailler au même bureau chaque fois qu'ils sont sur place ? 

En conservant quelques bureaux fixes, vous avez plus de chances de satisfaire tout le monde. Chacun peut disposer du bureau qu'il souhaite et passer à un modèle de travail hybride à son propre rythme.

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Comment gérer les espaces de travail dédiés dans un environnement de travail hybride ?

Connaître les besoins de vos employés

La première étape pour créer un environnement de travail qui réponde aux besoins de votre personnel est de l'inclure dans le processus. Si vous voulez construire un lieu qui leur correspond au mieux, le meilleur moyen d'y parvenir est de leur demander ce qu'ils attendent du lieu de travail physique.

S'ils peuvent choisir le moment où ils viennent au bureau, envoyez des enquêtes pour savoir combien de fois ils prévoient d'être sur place chaque semaine. Essayez également de déterminer le type d'espace de travail qu'ils ont l'intention de réserver. S'agit-il d'un bureau individuel isolé, d'une place à une table collective, d'une salle de réunion, etc. Cela les dérange-t-il de travailler à différents endroits du bureau ou préfèrent-ils rester sur le même poste de travail ? 

Trouver le bon équilibre entre l'espace de travail dédié et les "hot desks"

L'un des principaux avantages du travail hybride pour les entreprises est son potentiel de réduction des dépenses. N'allez pas à l'encontre de cet avantage en prévoyant plus de bureaux attribuables que nécessaire. C'est pourquoi il est essentiel d'analyser d'abord les attentes de vos employés : vous pourrez alors trouver le bon équilibre entre leurs besoins et les vôtres.

Certains postes nécessitent plus de travail sur le terrain que d'autres. Cela peut également être un indicateur utile. Une personne qui doit être au bureau la plupart du temps peut préférer travailler au même endroit tous les jours. En revanche, un membre de l'équipe qui vient toutes les deux semaines sera peut-être moins dérangé s'il doit s'asseoir à un endroit différent à chaque fois.

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Être juste et équitable envers tous les membres de l'équipe

L'attribution des postes de travail doit se faire de manière juste et équitable. Tous les employés doivent avoir droit à un espace qui leur permette d'effectuer leur travail dans les meilleures conditions. Pour ce faire, les responsables ne doivent pas faire des favoritismes ou des discriminations. Si plusieurs personnes demandent le même bureau à chaque fois qu'elles viennent sur le site, vous devez déterminer ce qui pourrait convenir le mieux pour satisfaire tout le monde sans prendre de décisions partiales.

Par exemple, les personnes peuvent choisir leur bureau préféré pendant un mois et réserver d'autres espaces de travail le reste du temps. En utilisant deskbird vous pouvez dédier ce bureau spécifique à un membre de votre équipe pendant un mois grâce à la fonction "espace assigné". 

Utiliser une technologie hybride de gestion de l'espace de travail 

Enfin, vous pouvez améliorer la gestion de votre espace de travail hybride, y compris l'attribution des bureaux, en utilisant la technologie du lieu de travail hybride. Des outils tels que deskbird, notre logiciel de réservation de bureaux, vous permettent d'optimiser votre bureau flexible, de coordonner la réservation de bureaux et de salles, et d'attribuer des espaces (bureaux, salles, parkings, etc.). 

Les professionnels de l'immobilier, les responsables des ressources humaines et les chefs d'équipe peuvent le faire avec un seul outil et en quelques clics ! Accessible de partout et à tout moment, cet allié numérique recueille également des données analytiques sur les bureaux afin de fournir des données clés et de vous aider à faire les bons choix concernant la gestion de vos espaces de bureaux. 

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L'objectif de l'introduction de pratiques de travail plus flexibles n'est pas de réduire les effectifs , mais de favoriser un environnement de travail productif et centré sur l'employé. Permettre aux gens de travailler de n'importe où, et parfois à n'importe quel moment, est une partie de la définition de la flexibilité au travail. Elle implique également de s'adapter aux attentes de votre personnel. 

Bien que cet article explique les avantages d'autoriser certains espaces de travail dédiés dans le bureau, cela ne signifie pas que votre équipe en a besoin. Cette question est propre à chaque organisation, et il est essentiel de déterminer si l'attribution de bureaux est nécessaire pour votre personnel. Toutefois, par sécurité, nous vous recommandons vivement de tenir compte de cet aspect lors de la planification de votre stratégie de gestion des espaces de travail hybrides, car les besoins de vos employés peuvent évoluer au fil du temps.

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