Gestion de l'espace de bureau : un aspect essentiel pour tirer le meilleur parti de votre espace de travail

La plupart des professionnels de l'immobilier ont un objectif commun en matière de gestion des espaces de bureaux. Ils souhaitent créer un environnement de travail qui reflète les valeurs de leur entreprise, stimule la satisfaction et la productivité des employés et répond aux besoins d'une main-d'œuvre moderne. Bien entendu, l'optimisation des coûts est également un aspect crucial.

‍Lagestion de l'espace repose toujours sur les mêmes piliers : l'analyse, la mise en œuvre et le suivi. Ils examinent divers aspects tels que la consommation d'énergie, l'utilisation et l'occupation des bureaux, l'expérience des employés, la technologie en place, etc. 

Il s'agit alors de déterminer des objectifs et de mettre en œuvre des techniques de gestion de l'espace. En suivant ce processus, les spécialistes de l'aménagement de l'espace prennent en compte les besoins des entreprises et des employés pour tirer le meilleur parti du lieu de travail physique. 

Le monde du travail évolue rapidement. Les nouvelles méthodes de travail fleurissent et les technologies modernes se développent encore plus rapidement. Il est donc indispensable de comprendre les piliers de la gestion des espaces de bureau, ses avantages et les étapes fondamentales pour atteindre vos objectifs avec succès. Cet article rassemble toutes les informations que vous devriez toujours avoir à l'esprit lorsque vous gérez votre espace de travail.

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Les trois piliers de la gestion des espaces de bureaux

Analyse de la situation actuelle et planification des objectifs 👀

Avant de commencer à modifier un aspect quelconque du lieu de travail, vous devez comprendre la situation actuelle. Où va la plupart de votre argent ? Comment les membres de votre équipe utilisent-ils l'espace de travail ? Répond-il à leurs besoins ? Quelle est la situation financière de l'entreprise et de quel budget disposez-vous ? Et ainsi de suite.

Pour obtenir toutes ces données, vous pouvez:

• mener des enquêtes auprès des employés ; 
• organiser des réunions avec d'autres responsables (Facility, HR, Finance, IT, etc.) ;
• analyser l'utilisation de l'espace, la consommation d'énergie, la satisfaction des employés, etc ;
• vérifier l'analyse de votre lieu de travail.

Une fois que vous avez rassemblé toutes les données dont vous avez besoin, vous pouvez procéder à l'aménagement de l'espace et créer le modèle le mieux adapté à vos besoins. Les modèles modernes d'aménagement de l'espace comprennent le travail basé sur l'activité (ABW), le lieu de travail agile et le hot desking. 

Mise en œuvre de changements efficaces et efficients 🗓️

Une fois que vous avez déterminé vos forces et vos faiblesses, il est temps de passer à l'action ! Vous connaissez maintenant vos objectifs et avez planifié les meilleures stratégies de gestion de l'espace pour les atteindre. Disons que votre objectif est de réduire la consommation d'énergie et de créer plus de durabilité au bureau d'ici l'année prochaine. Il est temps de partager avec le reste du personnel la façon de procéder et d'investir dans les outils et l'équipement dont vous avez besoin.

La mise en œuvre ne se fait pas du jour au lendemain : c'est un processus continu. 

Tout d'abord, il couvre de multiples aspects du lieu de travail, et tout ne peut être fait en même temps. Il est toujours préférable de se concentrer sur un objectif à la fois et de réussir que de tout faire en même temps et d'échouer. 

Deuxièmement, des événements et des résultats inattendus peuvent se produire. Cela nous amène à la dernière partie de la gestion de l'espace, mais non la moindre : le suivi.

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Suivi des données et ajustement de la stratégie de gestion de l'espace 📈

Le troisième aspect de la gestion des espaces de bureaux vous indique si vous avez fait les bons choix, s'ils sont payants ou si vous devez procéder à des ajustements. La technologie de gestion de l'espace vous aide à suivre les données et à garder un œil sur vos indicateurs clés de performance en matière de gestion de l'espace. En d'autres termes, les changements que vous avez apportés produisent-ils les effets escomptés ? Il faut faire un follow-up. Il vous permet d'identifier les problèmes, d'ajuster vos plans et d'améliorer la situation dès que possible.

Les réactions de votre personnel font la différence, car ce sont eux qui utilisent l'espace de travail. Ils sont les mieux placés pour vous dire ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas en matière de conception, de flux, d'efficacité, etc.

Les avantages de la mise en œuvre des techniques de gestion de l'espace

Optimise l'espace de bureau

L'un des principaux objectifs de la gestion des espaces de bureaux est d'améliorer le lieu de travail physique. Il s'agit notamment d'utiliser chaque espace dont vous disposez tout en veillant à ce que la conception et l'aménagement de votre environnement de travail répondent aux besoins des employés. 

Le rôle du bureau n'est pas toujours considéré à sa juste valeur. Pourtant, il joue un rôle majeur dans divers aspects tels que l'expérience des employés, le bien-être, la productivité et bien plus encore. En outre, l'optimisation de l'espace contribue à créer un flux de travail plus fluide et plus efficace. La mise en œuvre de techniques de gestion de l'espace vous permet d'améliorer tous ces aspects.

Faire des économies

En tant que gestionnaire de CRE, l'une de vos principales priorités est de réduire les frais de bureau, n'est-ce pas ? Pour ce faire, la gestion de l'espace de bureau est indispensable. Grâce à une analyse approfondie et régulière des données, vous déterminez vos dépenses les plus importantes et les solutions efficaces pour les minimiser. Par exemple, vous avez peut-être pris conscience des avantages du travail à distance, comme de nombreuses organisations dans le monde pendant la pandémie. Par conséquent, vous avez décidé de maintenir des modalités de travail flexibles dans votre modèle de travail. Ce changement a un impact direct sur l'utilisation de vos bureaux. L'analyse des besoins en espace de bureau de votre main-d'œuvre hybride vous permet de procéder à des ajustements fondés sur des données afin d'éviter de perdre de l'argent sur les frais immobiliers.

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Renforcement de la culture d'entreprise

L'investissement dans la gestion des espaces de bureaux est essentiel pour les entreprises qui promeuvent une approche centrée sur l'employé et qui se concentrent sur la création d'une culture d'entreprise positive. Comme nous l'avons mentionné, le lieu de travail doit répondre aux attentes et aux besoins des employés. Lorsque c'est le cas, les gens s'épanouissent. Pourquoi ? Comment ? 

Les explications ne manquent pas, y compris le fait que :

• L'espace de travail est conçu pour favoriser la collaboration et les interactions.
• Une gestion efficace de l'espace permet de fluidifier le flux de travail et, par conséquent, d'améliorer la productivité.
• L'atmosphère permet aux travailleurs de se sentir bien et d'être inspirés.
• Une technologie appropriée sur le lieu de travail est bénéfique pour les employeurs, les cadres et les employés.
• La gestion de l'espace est essentielle pour promouvoir l'EDI et les initiatives de durabilité sur le lieu de travail.

Tous ces aspects renforcent votre culture organisationnelle et améliorent l'expérience employés. 

Favorise la productivité et la satisfaction

S'asseoir dans des box avec un mauvais éclairage et devoir traverser tout le bâtiment pour chaque réunion d'équipe aura certainement un impact sur l'humeur des travailleurs à un moment ou à un autre. Laissez-nous vous dire que ce n'est pas bon pour votre personnel, mais aussi pour vous. La création d'un environnement de travail physique qui réponde aux besoins de l'entreprise et des employés est la règle d'or pour favoriser la productivité et la satisfaction. Un bureau bien conçu encourage la collaboration et améliore l'efficacité. Mais ce n'est pas la seule raison pour laquelle il stimule la productivité. L'éclairage et les températures, par exemple, ont également une influence considérable sur cet aspect. 

Qu'en est-il de l'ambiance sur le lieu de travail ? Un bon aménagement du lieu de travail améliore l'expérience, le moral, le bien-être et la satisfaction générale des employés.

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6 étapes pour une gestion réussie de l'espace de bureau

1. Déterminer les besoins de l'entreprise et du travailleur 🤝 

La première étape d'une gestion réussie de l'espace de bureau consiste à analyser la situation actuelle et à déterminer vos objectifs. Quels sont les besoins de l'entreprise (réduire les coûts, faire en sorte que les employés se rendent plus souvent sur place, repenser l'objectif du bureau, etc.) Quelles sont les attentes des employés lorsqu'ils travaillent au bureau (zones de concentration, espaces communs, parkings réservables, etc.) Peut-être que les équipes RH et informatique discutent actuellement d'un nouveau système pour optimiser la réservation de bureaux. 

Vous devez d'abord avoir une vue d'ensemble claire de tous ces aspects pour pouvoir ensuite faire les bons choix.

2. Analyser l'état actuel du lieu de travail physique 🧐

Il est temps de vérifier les données analytiques de votre lieu de travail et de voir comment l'espace de bureau est utilisé. Quel est votre taux d'occupation ? Les employés préfèrent-ils les bureaux attitrés ou les espaces de travail collaboratifs lorsqu'ils sont sur place ? L'amélioration de la conception et de l'agencement est importante, mais l'analyse de la consommation d'énergie l'est tout autant. À ce stade, vous devez comprendre où va votre argent et si des ajustements peuvent être apportés pour réduire vos coûts. Parfois, vous pouvez traiter les deux sujets en même temps. C'est le cas, par exemple, lorsque vous décidez de réduire la taille de votre bureau. 

3. Définir les objectifs de gestion de l'espace de bureau 🎯

Maintenant que vous avez une idée claire de vos besoins et de la situation actuelle de votre lieu de travail, vous pouvez commencer à planifier. Comment allez-vous améliorer le fonctionnement du lieu de travail ? Le fait d'évaluer d'abord votre espace vous permet de prendre des décisions fondées sur des données. Alors, par où commencer ?

À ce stade, il faut définir des indicateurs de performance clés (KPI) réalistes pour mesurer votre réussite. De plus, n'oubliez pas que la définition d'objectifs efficaces implique un équilibre entre les attentes des employés et les besoins de l'entreprise.

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4. Investir dans la bonne technologie de gestion de l'espace 🤖

La technologie est votre meilleure alliée, tout comme le retour d'information des employés. Divers outils numériques vous permettent de collecter des données et de suivre ce qui se passe sur le lieu de travail.

Les outils de gestion de l'espace les plus utiles et les plus précieux sont les suivants :

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• logiciel de réservation de salles et de bureaux (deskbird offre les deux options ainsi que la réservation de parkings) ;
• des solutions d'aménagement de l'espace ;
• des capteurs intelligents pour les bâtiments et des systèmes d'entrée dans les bâtiments.

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🏆 Nous sommes fiers de partager que deskbird a été mentionné comme l'un des cinq meilleurs outils de gestion de l'espace de People Managing People en 2023. 

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5. Mettre en œuvre votre stratégie de gestion de l'espace 🔄

À ce stade, vous êtes fin prêt ! Vous connaissez les objectifs à atteindre et disposez des outils nécessaires à votre réussite. Il est temps de mettre en œuvre votre nouvelle stratégie de gestion de l'espace. Cette étape peut impliquer des changements importants sur le lieu de travail. La communication et la transparence sont les clés d'un résultat réussi. Les employés peuvent ne pas comprendre vos décisions à première vue. Il faut prendre du temps pour expliquer pourquoi vous avez fait ces choix et en quoi ils seront bénéfiques pour eux et pour l'entreprise. 

6. Garder les données relatives au lieu de travail 📊

La gestion des espaces de bureaux est un processus continu dans lequel vous devez continuellement surveiller les données, vérifier les KPI et ajuster votre stratégie en tant que professionnel de l'immobilier. Les informations fournies par les outils d'analyse du lieu de travail doivent être confrontées avec l'application de réservation de bureau, afin de garder une trace des données. L'envoi de questionnaires de satisfaction aux employés, spécialement conçus pour évaluer leur degré de satisfaction à l'égard de leur environnement de travail, est également une excellente ressource. Enfin, l'examen minutieux des données vous permet d'identifier les domaines d'amélioration et de réussite. Cela rend votre travail plus solide et fournit des informations pertinentes, évitant ainsi toute confusion. 

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La gestion de l'espace de bureau change la donne en matière de création d'un environnement de travail exceptionnel. Elle repose sur l'analyse de l' espace de travail, la mise en œuvre de techniques efficaces de gestion de l'espace et le suivi des données. Les informations sur la consommation d'énergie, l'utilisation des bureaux et l'expérience des employés vous aident à fixer des objectifs clairs et à mettre en œuvre une stratégie de gestion de l'espace sur mesure. Lorsqu'elle est menée à bien, la gestion de l'espace vous permet de réduire et d'optimiser les coûts, de renforcer la culture d'entreprise, d'accroître la satisfaction des employés et d'améliorer la productivité. 

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Sources :

• Gestion de l'espace de bureau : 5 étapes pour maximiser le potentiel de votre bureauLa gestion de l'espace bureau : 5 étapes pour maximiser le potentiel du bureau
• Le guide ultime de la gestion de l'espaceEnvoyée ;
• Space Management Explained: The Importance & Techniques For Effective Implementation, The Changing Workplace;
• Why Space Management is SO Important for Operational Efficiency, Facilio;‍
• Quels sont les trois éléments de base de la gestion de l'espace ?Le logiciel Office Space.