L'office hoteling : une approche flexible et centrée sur l'employé

L'office hoteling est une solution innovante pour gérer votre lieu de travail de manière centrée sur l'employé. Cette approche de la gestion de l'espace de travail offre une disposition flexible des sièges qui présente les avantages des bureaux assignés et du hot desking tout en répondant aux besoins divers de tous les membres de l'équipe. La plupart d'entre nous ont déjà séjourné à l'hôtel, avec des dates d'arrivée et de départ fixes. Pensez à ce système de lieu de travail de la même manière ! Les travailleurs peuvent "s'enregistrer" à un bureau qui est libre à ce moment-là. 

Le "hot desking" est apprécié pour sa flexibilité et parce qu'il encourage l'autonomie des employés, tandis que les bureaux attitrés sont nécessaires pour des rôles spécifiques. Par conséquent, la combinaison de ces deux approches permet de créer un lieu de travail dynamique et efficace en combinant le meilleur des deux mondes. 

Dans cet article, nous allons voir de plus près ce qu'est l'office hoteling et sur les meilleures pratiques pour mettre en œuvre avec succès cette approche dans votre espace de travail hybride. Nous explorons ce que cette approche signifie, en quoi elle diffère des autres modèles d'espace de travail et quels sont les avantages qu'elle apporte aux employés et aux entreprises.

Définition d'office hoteling

Qu'est-ce que l'office hoteling ?

L'office hoteling consiste à attribuer un bureau à chaque personne, mais celui-ci peut être mis à la disposition d'autres personnes lorsque l'employé n'est pas au bureau. Cet espace de travail devient un "hot desk" pour le reste du personnel lorsque ce membre de l'équipe est en vacances ou en congé pour une certaine période. Pendant son absence, ce bureau est disponible pour tout le monde et peut être réservé et utilisé. Toutefois, à son retour, le bureau lui est réattribué et n'est disponible que pour la personne qui le "possède".

Quelle est la différence entre le reverse hoteling, le hoteling et le hot desking ?

L'office hoteling est différente du hot desking, qui met à disposition des bureaux à réserver pour de courtes périodes, comme une journée ou quelques heures. Les travailleurs peuvent réserver ce bureau exactement au moment où ils en ont besoin, ce qui constitue une excellente solution pour les modèles de travail flexibles et hybrides. 

Le bureau n'est réservé que pour la durée de présence de l'employé, qui peut varier considérablement dans les lieux de travail flexibles. Le fait de laisser ce bureau ouvert à la réservation permet aux entreprises d'optimiser leur espace en s'assurant qu'il ne reste pas inutilisé. 

L'office hoteling, similaire au hot desking, consiste à réserver un bureau pour une période plus longue, par exemple des semaines ou des jours. Parfois, il n'y a pas de date de fin, ce qui le différencie du hot desking. Il diffère également du "reverse hoteling", car le bureau n'est pas initialement attribué à un employé, mais est plutôt disponible.

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Avantages de l'office hoteling

L'office hoteling offre aux employés davantage de possibilités de trouver une place pour travailler

Comme il s'agit d'une disposition flexible des sièges, elle permet de multiplier les possibilités pour trouver un endroit de travail qui correspond aux exigeances de chacun. Certaines personnes aiment avoir leur propre espace et peuvent avoir besoin d'un bureau attitré. D'autres aiment le changement et peuvent réserver un poste de travail différent à chaque fois qu'ils viennent au bureau. Cela est également utile pour les personnes qui ont besoin d'un équipement spécifique pour effectuer leur travail. Par exemple, les membres de l'équipe financière peuvent avoir besoin de deux écrans pour consulter des feuilles de calcul et les graphistes peuvent avoir besoin de tablettes. Certains employés utilisent quotidiennement des équipements spécifiques, il est donc important de s'assurer qu'ils y ont accès. Il s'agit de répondre aux besoins de tous les travailleurs en matière d'espace de travail, qu'il s'agisse d'un bureau dédié ou de sièges plus flexibles. 

L'espace de travail physique est mieux optimisé

En répondant aux besoins des employés, quel que soit leur mode de travail, le reverse hoteling permet d'optimiser l'espace. Tout le monde n'a pas besoin d'un bureau attitré, et tout le monde ne veut pas faire du hot desking tous les jours. Par conséquent, disposer d'un certain nombre de tables réservées à ceux qui en ont vraiment besoin, tout en laissant de la place pour d'autres activités telles que les réunions d'équipe, constitue une excellente utilisation de l'espace de bureau. En utilisant un modèle qui ouvre l'espace de bureau lorsqu'il n'est pas utilisé, les entreprises peuvent remplir les zones inutilisées plutôt que de les laisser se perdre.

Les entreprises peuvent économiser sur les frais de bureau

En conséquence de l'avantage mentionné ci-dessus, les entreprises peuvent opter pour une réduction de l'espace de bureau si elles constatent que seuls certains bureaux attribués sont nécessaires. Au lieu de les laisser inutilisés lorsque le titulaire n'est pas au bureau, cet espace est mis à profit, ce qui garantit qu'aucun espace n'est gaspillé. L'utilisation de cet espace supplémentaire signifie que les bureaux peuvent être plus petits et servir les mêmes objectifs. En outre, moins de mètres carrés signifient moins de frais d'électricité et d'entretien !

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Les inconvénients de cette disposition flexible des sièges

L'office hoteling fonctionne mieux pour certains services

Certains services ont besoin de bureaux attitrés en permanence, tandis que d'autres sont plus collaboratifs, ce qui fait que ce système convient mieux à certaines équipes qu'à d'autres. De même, certains rôles sont mieux assumés à la maison et d'autres au bureau. Par conséquent, la mise en œuvre d'un tel système pourrait être plus utile à certains membres du personnel qu'à d'autres. En outre, le reverse hoteling fonctionne mieux pour les petites entreprises que pour les plus grandes. Il est plus facile de suivre un plus petit nombre de bureaux et d'employés.

Des problèmes de sécurité peuvent surgir

Lorsque des personnes changent de bureau, surtout s'il s'agit de technologie, des risques de sécurité peuvent survenir. Par exemple, si un poste de travail est équipé d'un ordinateur fixe, la personne qui utilise ensuite cet espace l'utilisera également. Par conséquent, les données des deux employés sont visibles par l'autre si elles ne sont pas correctement protégées. Les équipes informatiques doivent inclure ce point dans leur stratégie de gestion des cyberrisques. L'objectif principal est d'établir des lignes directrices concernant la connexion et la déconnexion des technologies partagées afin de garantir la confidentialité des données sensibles.

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Les aspects les plus importants à prendre en compte lors de la mise en œuvre de cette approche de gestion de l'espace de travail

Planifier l'introduction de l'office hoteling dans votre espace de travail

Lorsque vous décidez d'introduire un nouveau modèle de travail, il est essentiel d'analyser votre espace actuel pour déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En outre, l'élaboration d'un nouveau modèle est très individualisée, car chaque entreprise a des exigences différentes. Pour commencer, posez-vous les questions suivantes : 

• Quels sont les principaux buts et objectifs de la mise en œuvre de l'office hoteling dans notre organisation ? S'agit-il de réduire les dépenses, d'accroître la flexibilité, d'encourager la collaboration ou d'améliorer l'utilisation de l'espace ?

• Quelles données ou mesures allons-nous suivre pour évaluer le succès de l'hôtellerie inversée ? 
• Existe-t-il des indicateurs clés de performance (ICP) que nous pouvons utiliser pour mesurer son efficacité ?
• Existe-t-il des lignes directrices ou des politiques à mettre en place pour traiter ces questions de manière proactive ?
• Quel est le calendrier et la feuille de route pour la mise en œuvre de l'office hoteling ? Y a-t-il des phases spécifiques ou des programmes pilotes à envisager avant un déploiement à grande échelle ?

Tenir compte de l'expérience et des besoins des salariés

L'autre élément clé de la création d'un nouveau plan de gestion de l'espace de travail consiste à obtenir le retour d'information de vos employés et à comprendre réellement leurs besoins et leurs attentes. Chaque rôle et chaque personne sont différents et nécessitent certains types d'espaces et de ressources pour fonctionner au mieux. Pour vous assurer que votre approche est centrée sur les employés, répondez aux questions suivantes : 

• Comment l'office hoteling s'inscrit-il dans la culture et le style de travail de l'entreprise ? 
• Les employés sont-ils ouverts à l'idée d'une répartition flexible des sièges ou préfèrent-ils avoir des postes de travail assignés ?
• Quel sera l'impact de l'office hoteling sur la productivité et la collaboration des employés ? 
• Quel sera l'impact de l'office hoteling sur l'expérience et la satisfaction des employés ? 
• Comment s'assurer que les employés se sentent à l'aise et soutenus dans ce nouvel arrangement ?
• Comment allons-nous gérer les éventuels conflits ou problèmes liés au partage des espaces de travail ?
• Comment allons-nous communiquer la transition vers l'office hoteling aux employés et faire face à d'éventuelles résistances ou appréhensions ?

Évaluation des questions relatives à la planification et à la gestion des installations

Avant de commencer, il est important de bien comprendre la structure actuelle de planification des installations et de savoir si elle fonctionne ou non. Si les points à améliorer sont clairs, concentrez-vous sur eux lorsque vous déciderez de mettre en œuvre un nouveau modèle. Pour identifier les domaines dans lesquels des progrès doivent être accomplis, il convient d'examiner les points suivants : 

• Existe-t-il des difficultés potentielles à résoudre, telles que la recherche de collègues ou le maintien de la cohésion de l'équipe lorsqu'ils ne sont pas toujours situés à proximité les uns des autres ?
• Comment l'office hoteling affectera-t-il l'utilisation et l'efficacité des espaces de bureaux ? Peut-on anticiper des changements dans les taux ou les modèles d'occupation ?
• Y a-t-il des départements ou des équipes spécifiques qui pourraient bénéficier davantage de l'office hoteling que d'autres ?
• Quel serait l'impact de l'office hoteling sur l'agencement et la conception des bureaux ?

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Élaboration d'un plan financier

Gardez à l'esprit que tout changement dans la gestion du lieu de travail a un impact sur votre budget. Cependant, dans la plupart des cas, les stratégies flexibles telles que l'office hoteling vous permettent de réaliser des économies. Il est très important de déterminer l'impact financier de cette décision. Examinez donc les points suivants avant de vous lancer : 

• Quelles sont les économies potentielles associées à l'office hoteling ? 
• Cela permettra-t-il de réduire les dépenses immobilières ou de réaliser d'autres économies opérationnelles ?
• Des modifications ou des investissements spécifiques sont-ils nécessaires pour faciliter cette stratégie de manière efficace ?

Analyse des besoins informatiques

La technologie jouant un rôle crucial dans la mise en œuvre de tout nouveau modèle de travail, les exigences en matière de technologies de l'information sont au cœur des préoccupations. Il faut utiliser de nouvelles technologies et s'adapter à de nouvelles plateformes et de nouveaux systèmes. Être à l'écoute des besoins de l'entreprise permet de déterminer quels sont les outils nécessaires et ceux qui servent de fonctions clés pour optimiser le lieu de travail de la manière prévue. Pour vous maintenir sur la bonne voie, commencez par vous poser les questions suivantes :  

• Existe-t-il des considérations juridiques ou de conformité liées à l'office hoteling, telles que des préoccupations en matière de confidentialité des données ou des réglementations en matière de santé et de sécurité ?
• Quels sont les technologies et les systèmes nécessaires pour soutenir l'office hoteling ?
• Existe-t-il un système de réservation ou une application permettant aux employés de réserver leur espace de travail à l'avance ?

Les bonnes pratiques pour les entreprises qui choisissent l'office hoteling pour leurs espaces de bureaux

Proposer un mélange de bureaux partagés et de bureaux attribués

Comme nous l'avons vu précédemment, chaque employé a des besoins différents. Par conséquent, les bureaux qui adoptent le concept de l'office hoteling doivent proposer des bureaux partagés et des bureaux attribués. Les bureaux partagés peuvent être utilisés pour le hot desking, ce qui permet aux travailleurs hybrides qui ne viennent travailler que quelques jours par semaine de disposer d'un espace flexible. Les bureaux attribués complètent ce dispositif et servent à ceux qui ont besoin d'un espace de travail ou d'un équipement dédié sur une base quotidienne. Ces postes de travail peuvent ensuite être utilisés pour le "reverse hoteling" lorsque la personne assignée est absente pendant un certain temps. 

Utiliser un logiciel de gestion de l'espace de travail hybride

Tirez le meilleur parti de ce système de bureaux partagés en mettant en place une plateforme pour rationaliser la répartition des places. Une application de hot desking permet aux employés hybrides de programmer leurs jours de présence au bureau et le bureau auquel ils souhaitent s'asseoir. deskbird, par exemple, permet également de créer des espaces assignés qui réservent certains bureaux à des membres spécifiques de l'équipe. Un système de réservation de bureaux partagés mettrait alors automatiquement ces espaces de travail dans le logiciel pour les jours où cette personne ne vient pas sur place.

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S'assurer que toutes les données confidentielles sont protégées et sécurisées

Le partage des bureaux et des technologies présentant un risque pour la cybersécurité, il est important d'assurer la sécurité de tous les systèmes. Cela peut se faire de plusieurs manières. Par exemple, il est possible d'améliorer la protection par mot de passe en l'associant à une empreinte digitale. Pour les travailleurs hybrides, il convient d'établir des directives claires sur l'utilisation de l'ordinateur portable de l'entreprise. En outre, investissez dans une formation de base à la cybersécurité pour l'équipe afin qu'elle sache à quoi s'attendre.

Demander aux employés de garder leur espace de travail propre et bien rangé

Étant donné que les espaces de travail peuvent être utilisés par quelqu'un d'autre, les employés doivent garder leur espace aussi propre que possible. Bien qu'il s'agisse d'un bureau attribué, le "propriétaire" doit garder à l'esprit que d'autres personnes utiliseront l'espace. Rien ne nuit plus à la productivité qu'un espace de travail en désordre ! Faites en sorte que les personnes qui ne viennent pas au bureau pendant quelques jours ou quelques semaines rangent leur espace avant de partir.

Vérifier régulièrement les analyses de votre bureau

Pour déterminer si votre stratégie de gestion de l'espace de travail fonctionne et s'il y a des points à améliorer, jetez un coup d'œil aux données analytiques  de votre bureau. Il s'agit notamment du taux d'occupation des bureaux, c'est-à-dire du nombre de personnes qui viennent chaque jour ou chaque semaine. En outre, l'utilisation des bureaux est un indicateur qui montre quelles sont les zones les plus utilisées. Cela vous aide à déterminer s'il est nécessaire d'augmenter le nombre de bureaux attribués ou de hot desks, par exemple. Ces données vous donnent également un aperçu de la quantité d'énergie utilisée, un excellent point de départ pour améliorer la durabilité au bureau. 

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L'office hoteling est un excellent modèle pour transformer les lieux de travail en espaces dynamiques qui améliorent la satisfaction des employés et, globalement, l'efficacité de l'entreprise. En combinant les avantages des bureaux attribués et du hot desking, les entreprises peuvent créer une disposition flexible des sièges et améliorer à la fois l'utilisation de l'espace et la rentabilité. 

Pour mettre en œuvre ce concept avec succès, la planification, la prise en compte des besoins des employés, l'examen des questions de gestion des installations, l'élaboration d'un plan financier et l'analyse des besoins en matière de technologies de l'information sont des étapes essentielles.

Une combinaison de bureaux attribués et de bureaux à réserver est la meilleure option. C'est exactement ce que deskbird vous permet de le faire. Avec ses fonctions de réservation et d'attribution de bureaux, l'application s'adresse à toutes les entreprises hybrides.

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