Horaire de travail hybride : un guide complet pour le maîtriser

Depuis 2020, plusieurs entreprises ont adopté une approche plus souple en ce qui concerne le lieu de travail de leurs employés. Si venir au bureau quelques jours par semaine ou par mois est désormais la norme, il faut néanmoins comprendre ce qu'est un horaire de travail hybride et ce qu'il implique.

Certaines entreprises ne voient pas les avantages d'un horaire flexible. Pourtant, d'autres l'appliquent avec succès. Pourquoi cette différence ? Le passage à un modèle de travail hybride ne se fait pas du jour au lendemain. Il ne suffit pas de dire à son équipe : "Vous pouvez faire du télétravail la semaine prochaine si ça vous va".

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte lorsque vous souhaitez introduire plus de flexibilité dans les horaires de vos travailleurs, si vous voulez obtenir des résultats positifs pour eux et pour votre organisation à la fin de la journée. Si vous souhaitez en savoir plus sur la planification hybride et comment en profiter, voici un guide complet pour y parvenir avec succès.

Qu'est ce qu'un horaire de travail hybride ?

Un horaire de travail hybride est un modèle polyvalent qui combine la présence au bureau et le télétravail. À mesure que les organisations s'adaptent à l'évolution des attentes de la main-d'œuvre et tirent parti des progrès technologiques, ce modèle est de plus en plus recherché pour son équilibre entre flexibilité et structure. D'une part, les employés apprécient le confort du travail à domicile, le gain de temps sur les trajets domicile-travail et une meilleure concentration. D'autre part, ils bénéficient d'une interaction directe, d'un mentorat et d'un sentiment d'appartenance à une communauté lorsqu'ils viennent sur place. 

La fréquence du travail sur site peut varier d'une fois par semaine à une fois par mois, en fonction de la nature du travail et de la culture de l'entreprise. Le déploiement de ce modèle nécessite une évaluation attentive des besoins individuels et de l'équipe, afin de favoriser un équilibre harmonieux entre vie professionnelle et vie privée. L'adoption de cette approche permet non seulement de répondre à des préférences diverses, mais aussi d'améliorer la productivité, le bien-être des employés et la fidélisation des talents. Les entreprises adoptent généralement l'un des modèles de planification hybride suivants : 

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L'horaire de travail hybride en quelques exemples

L'horaire "hybride" (semaine fractionnée) 

Avec ce modèle, les entreprises déterminent des jours spécifiques pour que les travailleurs se rendent au bureau et d'autres pour qu'ils travaillent à distance. Ce type d'horaire de travail hybride est fixe. Par exemple, le lundi et le vendredi sont des jours hors site, tandis que le mardi, le mercredi et le jeudi, les employés sont censés être sur place. Ce système d'horaire évite la confusion mais ne répond pas toujours aux besoins des travailleurs et ne s'aligne pas sur l'un des aspects les plus importants de la main-d'œuvre d'aujourd'hui : la flexibilité.

Le modèle "semaine par semaine"

Cette option est un mélange de télétravail et de travail au bureau sur une base hebdomadaire. Les membres de l'équipe viennent sur place une semaine sur deux. Elle est facile à déployer, mais ne correspond pas toujours aux besoins de l'entreprise et des employés. Supposons que vous travailliez actuellement sur un projet important et que des investisseurs décident de venir les jours où tout le monde est censé travailler à domicile. Cela perturbe totalement votre plan d'organisation.

Le modèle "à volonté"

L'horaire de travail "à volonté" est certainement celui qui répond le mieux aux besoins des employés et des entreprises modernes. Les membres de l'équipe ont la possibilité de se rendre sur place quand ils le souhaitent, en fonction de leurs besoins professionnels et privés. Par exemple, certaines personnes ont tendance à mieux se concentrer à la maison et choisissent donc de travailler à distance lorsqu'elles ont un projet important à réaliser. Elles préfèrent alors être au bureau pour assister aux réunions et communiquer avec leurs collègues. 

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Les avantages des horaires de travail hybrides

Favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée

L'un des avantages principaux du concept de "travail de n'importe où" est qu'il offre plus de liberté et d'équilibre aux employés. Le fait de pouvoir planifier leur emploi du temps en fonction de leurs besoins leur permet de mieux concilier vie professionnelle et vie privée. Ils peuvent faire de l'exercice avant le travail sans avoir à subir la pression des aller / retour, par exemple. Entre-temps, ils peuvent toujours se rendre au bureau pour interagir avec leurs collègues et participer en personne à certains événements d'équipe. Cet équilibre participe au bonheur, à la satisfaction et au bien-être des employés.

S'adapter aux pics de productivité individuels

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi certaines personnes préfèrent faire du sport le matin alors que d'autres sont plus actives le soir ? C'est parce que nous avons tous des pics de productivité différents. Permettre à votre équipe de tenir compte de cet aspect lorsqu'elle planifie sa semaine est excellent pour la productivité, l'innovation et la réussite. Cela permet à chaque employé de travailler plus efficacement en effectuant ses tâches dans un laps de temps plus court. Avec un horaire de travail hybride, ils peuvent adapter leur agenda pour se concentrer sur les moments où ils savent qu'ils obtiendront le plus de résultats ! Leur permettre de travailler de la manière qui leur convient le mieux est une solution gagnante pour tout le monde !

Répondre aux besoins des équipes multigénérationnelles

Certaines personnes n'apprécient pas de travailler ailleurs qu'au bureau parce qu'elles y ont leurs marques et qu'elles aiment interagir quotidiennement avec leurs collègues. Cependant, un nombre croissant de travailleurs, en particulier les Millennials et la Génération Z, estiment que le télétravail est l'un des avantages les plus importants pour les employés. Alors, comment satisfaire tout le monde pour conserver une main-d'œuvre heureuse et productive ? L'introduction d'une planification hybride dans votre modèle de travail vous y aidera. L'avenir du travail repose sur l'attention portée à l'employé et la flexibilité, et le travail hybride est la solution idéale pour y parvenir.

Réduire les risques de burnout

L'épuisement professionnel des salariés ne cesse d'augmenter et devient un véritable fléau pour de (trop) nombreuses entreprises. Parce que le travail hybride améliore l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, il réduit le stress et offre une approche centrée sur les personnes, deux aspect qui baissent les risques d'épuisement professionnel. Ce modèle encourage à se laisser du temps pour les activités personnelles, les amis et la famille, ce qui est vraiment indispensable pour la santé mentale de votre personnel. Comme nous l'avons mentionné, il aide les individus à trouver un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée et, par conséquent, minimise le risque de stress chronique. Néanmoins, avec ce modèle, les signes de dépression peuvent passer inaperçus lorsque l'on travaille à domicile. Il faut donc savoir reconnaître les signes et les symptômes de l'épuisement professionnel pour éviter ce problème.

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Permettre aux employés d'être dans l'environnement de travail qui leur convient le mieux

Le choix du lieu de travail permet à vos employés de répondre à leurs besoins et d'atteindre des performances optimales. S'ils savent qu'ils doivent se concentrer sur une tâche spécifique et ne pas être dérangés, ils peuvent choisir le meilleur endroit pour le faire. Il peut s'agir du domicile, d'un tiers lieu de travail ou d'un espace de travail au calme au sein de votre entreprise. Dans le cadre d'un modèle de travail traditionnel, ils doivent travailler à leur poste, même si ce n'est pas l'endroit idéal pour se concentrer. Dans le cadre d'une politique de télétravail à 100 %, ils sont obligés de collaborer à des projets d'équipe et coordonner leurs activités virtuellement sans pouvoir se rencontrer en personne. Aujourd'hui, avec le modèle hybride, ils ont désormais le choix de s'atteler à leurs tâches où ils le souhaitent. Cela change la donne en matière de performance et de productivité.

Baisser les frais de bureau

La mise en œuvre d'un modèle de travail hybride implique souvent de repenser l'aménagement de votre espace de travail et de réduire la taille de votre bureau. En plus de réduire vos factures de loyer, vous diminuez également d'autres coûts tels que l'électricité, l'eau, le matériel, etc. Alors que vous aviez besoin de 1 000 mètres carrés d'espace, vous n'en avez plus besoin que de 500. Ce flux de trésorerie peut être réinvesti dans la création d'un environnement de travail plus centré sur les employés, permettant la transformation numérique, stimulant l'innovation, etc.

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Les inconvénients potentiels de la planification hybride

Mettre en place une organisation complexe

Avoir des employés qui travaillent à domicile, quelques-uns au bureau et d'autres sur un troisième lieu de travail peut parfois devenir chaotique en termes de gestion. Ajoutez à cela les décalages horaires et vous commencez à perdre pied ! Sauf si vous vous êtes préparé à ce changement et que vous disposez d'une organisation sans faille. En tant qu'employeur ou chef d'équipe, vous devez savoir qui travaille et d'où. Si vous décidez d'aller plus loin et de mettre en place l'horaire flexible, vous devez également savoir qui travaille quand. Des conflits d'horaires peuvent apparaître et créer des tensions. Mais comme le travail hybride est désormais la norme, il existe de nombreuses solutions pour éviter ces situations. Vous pouvez, par exemple, utiliser un planning hebdomadaire hybride comme dans l'application deskbird .

Faire preuve d'une grande capacité de communication et de coordination

Dans toute organisation, la communication est cruciale. Elle l'est d'autant plus lorsqu'il s'agit de collaborer avec une équipe hybride. Vos collègues doivent interagir et se coordonner de la manière la plus fluide et la plus efficace possible. Il faut tenir compte du fait que les employés de différentes générations ne communiquent pas de la même manière (lisez notre article sur le style de communication de la génération Z, par exemple). De plus, lorsque vous passez à un mode de travail plus flexible, vous devez investir dans les outils pour assurer une transition efficace et sans heurts. Par exemple, l'utilisation de logiciels de gestion de l'espace de travail, de solutions collaboratives et de plateformes de réservation de bureaux et de salles, comme deskbird, est indispensable.

Multiplier les efforts pour maintenir les liens et la culture sur le lieu de travail

Comment maintenir une culture organisationnelle forte dans un environnement de travail hybride ? Comment maintenir la motivation et l'engagement de votre équipe lorsque vous ne la voyez que de temps en temps ? Comment renforcer le sentiment d'appartenance lorsque les employés se rencontrent de manière irrégulière ? La connexion sur le lieu de travail est l'ingrédient magique des entreprises qui obtiennent les meilleurs résultats. Il ne faut pas la sous-estimer. Cela demande plus d'efforts lorsque vous travaillez avec des personnes situées dans des lieux différents. Toutefois, le sentiment d'appartenance à une communauté et le travail hybride sont des priorités pour la main-d'œuvre moderne. Il peut être difficile de trouver un moyen de faire coexister ces deux aspects. Pourtant, c'est la recette d'une entreprise prospère.

Astuces et bonnes pratiques pour passer à la planification hybride du travail

Créer une politique d'horaire de travail hybride sur mesure

Au début de cet article, nous avons mentionné trois exemples d'horaires de travail hybrides pour vous donner une idée concrète de leur fonctionnement. Mais, comme nous l'avons également souligné, il est fondamental de créer votre propre modèle. Le plus important est qu'il corresponde aux valeurs de votre entreprise et aux besoins des travailleurs. Demandez l'avis de vos employés, étudiez leurs demandes et déterminez la formule qui peut fonctionner pour vous et pour eux. La taille de votre entreprise, l'âge de votre personnel, votre secteur d'activité... Ce sont toutes des caractéristiques que vous devez analyser pour développer une politique de travail hybride qui soit centrée sur les personnes, inclusive et fructueuse.

Former les équipes RH et les managers à la flexibilité des horaires

Nous apprenons constamment à collaborer virtuellement, à renforcer les liens entre les membres d'une équipe, à organiser des horaires de travail hybrides à l'aide de nouveaux outils numériques, etc. Il faut bien connaître les avantages et les inconvénients, ainsi que les meilleures pratiques en matière de travail hybride, pour réussir ce passage à un mode de travail plus moderne. Pour aider chacun à adopter ce nouveau modèle de travail, proposer une formation sur le travail flexible peut être une bonne idée. Cela permet à tous les membres de l'équipe de comprendre cette approche moderne du travail et de garantir une transition en douceur.

Repenser et optimiser l'espace de travail pour répondre aux besoins des équipes hybrides

Votre bureau est-il conçu pour une main-d'œuvre hybride ? Le rôle du bureau a changé au cours des dernières années avec l'émergence de modalités de travail plus flexibles. Alors qu'il ne s'agissait auparavant que d'un lieu où l'on se rendait pour effectuer son travail, c'est désormais là que naissent les liens entre les membres de l'équipe et la culture de l'entreprise. C'est aussi l'endroit où les employés se rendent lorsqu'ils ont besoin d'un équipement spécifique ou qu'ils doivent effectuer certaines tâches avec leurs collègues en personne. Les bureaux individuels restent de plus en plus vides, tandis que les salles de réunion et les espaces collectifs sont en pleine effervescence.

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Investir dans des outils numériques adaptés aux équipes hybrides

Investir dans des outils adaptés aux équipes hybrides garantit la productivité et maintenir un environnement de travail cohésif. Les horaires de travail hybrides présentent des défis opérationnels uniques. Les outils sur mesure répondent aux besoins spécifiques d'une main-d'œuvre distribuée. Ils favorisent une communication, une collaboration et une gestion de projet transparentes au-delà des distances et des fuseaux horaires. Ils garantissent également que tous les membres de l'équipe, où qu'ils se trouvent, ont un accès égal aux ressources, peuvent contribuer efficacement et restent en phase avec les objectifs de l'organisation. Un écosystème numérique bien pensé permet d'accroître la satisfaction, les performances et la fidélisation des employés. Les trois principales technologies auxquelles les travailleurs hybrides devraient avoir accès sont les suivantes :

• un logiciel de réservation de bureaux (par exemple, deskbird comprend la réservation de bureaux et de salles, un plan d'étage interactif, la planification de semaines hybrides, la planification d'événements, etc.)
• un outil de gestion de projet (Clickup, Asana, Notion, Trello, Monday, etc.).
• des plateformes et du matériel de communication hybrides (Slack, Google Meet, Microsoft Teams, des casques de réalité virtuelle, etc.)

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L'horaire de travail hybride représente une approche catalysatrice du lieu de travail moderne, qui est à la fois adaptable et centrée sur les personnes. En équilibrant les avantages du télétravail et du travail au bureau, les organisations sont en mesure d'optimiser la productivité tout en renforçant la satisfaction et le bien-être des employés. Cet équilibre répond également au besoin croissant de flexibilité de la main-d'œuvre d'aujourd'hui, ce qui permet d'améliorer l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée et de retenir les meilleurs talents. Pour les entreprises désireuses de rester compétitives sur un marché de l'emploi en évolution rapide, la mise en œuvre d'un modèle de travail hybride bien structuré n'est pas simplement une option, mais une exigence stratégique.

Êtes-vous prêt à adopter cette nouvelle façon de travailler ? En tant qu'experts en gestion d'espaces de travail flexibles, nous vous aidons à créer un environnement de travail prospère pour vos équipes hybrides tout en permettant de réduire les frais de bureau. Demandez une démonstration de l'application deskbird pour découvrir une solution conviviale avec des fonctionnalités intelligentes qui répondent aux besoins des entreprises modernes !