Pourquoi les équipes chargées de l'immobilier et des ressources humaines devraient-elles travailler ensemble ?

On a parfois l'impression que RH et l'immobilier ne pas faire bon ménage. Lorsqu'il s'agit du lieu de travail, ils occupent souvent des sphères distinctes : l'équipe immobilière, qui orchestre les espaces physiques, et l'équipe des ressources humaines (RH), qui tisse la culture de l'entreprise et l'expérience des employés. En réalité, leurs rôles s'entrecroisent, car ils ont un objectif commun : améliorer le lieu de travail pour tous les employés.

Ainsi, alors que les organisations naviguent dans un paysage professionnel en pleine évolution, la collaboration entre les équipes de l'immobilier et des ressources humaines devient primordiale. Il ne s'agit pas seulement d'allouer des mètres carrés ou d'élaborer des politiques pour les employés, mais de créer des environnements qui maintiennent une culture forte, favorisent la collaboration et stimulent la productivité.

Dans cet article, nous allons explorer l'intersection de ces deux fonctions vitales, ses avantages et quelques stratégies de collaboration. Qu'il s'agisse de repenser la conception du lieu de travail ou d'optimiser les stratégies d'attraction et de rétention des talents, l'immobilier et les RH peuvent travailler ensemble pour aider les organisations à se moderniser et à rester en phase avec l'avenir du travail. 

Rôles clés dans l'immobilier et l'hôtellerie

L'équipe immobilière

Il est extrêmement important d'examiner le rôle des équipes immobilières dans le contexte du lieu de travail pour mieux comprendre comment les organisations prennent des décisions concernant leurs espaces de bureaux, qu'il s'agisse de louer un nouvel espace ou de réduire les effectifs.

Tout d'abord, tâchons de comprendre le type d'emplois que l'on trouve dans la fonction immobilière, dont certains sont internes tandis que d'autres sont sous-traités à l'extérieur de l'organisation. En interne, il existe des gestionnaires de l'immobilier d'entreprise (CRE), des gestionnaires d'installations et des gestionnaires de lieux de travail. Ces fonctions peuvent également être exercées par un consultant, ce qui signifie qu'elles ne sont pas toujours internes. Ils se concentrent sur la gestion des biens que l'entreprise possède et sur l'optimisation de l'espace de bureau. 

À l'extérieur, il y a les concepteurs de lieux de travail et les architectes. Ils sont plus éloignés des activités quotidiennes du bureau, telles que la gestion de l'espace. Assumant une fonction de conception ponctuelle, les concepteurs et architectes de lieux de travail collaborent avec l'entreprise pour veiller à ce que le bureau réponde aux besoins de l'organisation et de son personnel. Il est également important pour ces concepteurs de comprendre les valeurs fondamentales qui doivent être traduites dans la conception, telles que la durabilité ou le centrage sur l'employé. En effet, les bureaux sont le point de contact le plus fréquent que les employés ont avec leur entreprise, et ils doivent donc refléter la culture de celle-ci. 

L'équipe des ressources humaines

Les équipes RH sont internes et travaillent en étroite collaboration avec chaque membre de l'entreprise pour créer un environnement de travail positif et veiller à ce que tous les objectifs liés aux personnes soient atteints. L'équipe peut être divisée en différentes fonctions, telles que l'acquisition de talents et l'engagement des employés. L'aspect acquisition de talents des RH se concentre sur la recherche de nouveaux talents pour rejoindre l'équipe, en veillant à ce qu'ils correspondent à la fois au profil professionnel et à la culture de l'entreprise. Ils sont responsables du processus de bout en bout de recherche de ces employés potentiels, de l'examen des CV, des entretiens et enfin de l'intégration. 

L'engagement des employés prend le relais en veillant à ce que le lieu de travail soit un environnement sûr, inclusif et positif. Il s'agit d'un élément clé pour la fidélisation des employés. Le rôle de cette équipe est d'examiner les commentaires des employés concernant le lieu de travail et de vérifier s'il répond aux besoins de tous les individus. De plus, elle est responsable de la création et du maintien de la culture de l'entreprise. Bien qu'il s'agisse d'un vaste sujet, il inclut la façon dont les employés se sentent lorsqu'ils viennent au bureau, leur loyauté envers l'organisation et leur sentiment d'appartenance à l'équipe, qu'ils travaillent à distance ou sur place. 

Ainsi, si l'on considère à la fois l'immobilier et les ressources humaines, on constate qu'ils partagent des objectifs similaires : créer une expérience positive pour les employés et développer et maintenir la culture de l'entreprise. 

‍

À quel moment l'immobilier et les ressources humaines se croisent-ils ? 

Lieu de travail et expérience des employés

En explorant les rôles et responsabilités clés des équipes des ressources humaines et de l'immobilier, nous avons découvert qu'elles sont toutes deux à l'origine de l'espace de travail et de l'expérience des employés. Leur objectif est de faire en sorte que le bureau soit un lieu propice à la collaboration, à l'innovation et à la productivité. Bien que chaque groupe prenne des mesures différentes pour atteindre cet objectif collectif, la création de l'expérience des employés est l'un des principaux points d'intersection entre ces deux équipes. 

D'une part, les professionnels des ressources humaines favorisent une culture d'entreprise positive par le biais de tâches liées aux personnes, telles que les activités de cohésion d'équipe, l'intégration et les initiatives de bien-être. D'autre part, les professionnels de l'immobilier y contribuent en créant des espaces beaux et fonctionnels dans lesquels les employés peuvent travailler, ce qui a un impact direct non seulement sur la façon dont chaque personne se sent, mais aussi sur le fonctionnement de l'organisation. 

L'aménagement de l'espace de travail a un impact direct sur la productivité et le bien-être des employés. Qu'il s'agisse de l'agencement du bureau, du nombre de salles de réunion ou de bureaux individuels, ou encore de la luminosité ou de la présence de plantes dans le bureau, l'aménagement fait la différence. Plus que tout, l'aménagement d'un bureau doit refléter les objectifs de l'entreprise et s'inscrire dans la culture générale. Une organisation fondée sur l'ouverture et l'innovation devrait disposer d'espaces communautaires qui favorisent la communication et la camaraderie, par exemple. 

C'est là que les RH interviennent. Elles doivent travailler avec l'équipe immobilière, qu'il s'agisse de gestionnaires de lieux de travail internes ou de concepteurs externes, afin de s'assurer que le lieu de travail répond réellement aux besoins des employés. Il incombe aux RH de maintenir la culture et d'assurer la liaison entre les employés et le lieu de travail afin de répondre à autant de besoins que possible. 

Attirer et retenir les talents

L'expérience des employés a également un impact direct sur l'attraction et la rétention des talents. Plus les employés sont heureux, plus ils sont susceptibles de rester à leur poste et de promouvoir leur travail au sein de leur entreprise. Les équipes chargées des ressources humaines et de l'immobilier jouent un rôle important à cet égard et peuvent collaborer pour maximiser le recrutement et réduire le taux de rotation du personnel. 

Bien que tout ce qui a été mentionné dans la section précédente sur l'expérience des employés contribue également à la fidélité d'un employé à l'entreprise, entrons dans quelques détails plus précis. Un beau bureau est un excellent argument de vente pour les employés potentiels. Les talents seront plus enclins à accepter une offre sur un lieu de travail doté d'équipements de qualité et propice à différents types de travail. C'est particulièrement vrai dans le climat de travail actuel, car la plupart des entreprises sont hybrides, ce qui signifie que les journées passées au bureau doivent en valoir la peine. Si quelqu'un est plus à l'aise dans son bureau à domicile, il ne sera pas enclin à venir travailler. Par conséquent, les espaces de bureau doivent offrir quelque chose de spécial et être un lieu où les gens peuvent vraiment se connecter. Et lorsqu'il s'agit de fidéliser les employés, un box ne les incitera pas à nouer des relations, au contraire, cela ne fera que nuire à leur loyauté envers l'entreprise. 

En ce sens, les RH et l'immobilier travaillent ensemble pour soutenir les objectifs de chacun. Un beau bureau sera alléchant pour les nouveaux employés. De plus, une équipe de RH forte qui inspire la construction d'une culture d'entreprise signifie que le bureau est utilisé à son plein potentiel. 

‍

Les avantages de la collaboration entre les deux fonctions

Rentabilité

Lorsque l'immobilier et les ressources humaines travaillent ensemble, ils peuvent contribuer à réduire les dépenses. La location de bureaux est extrêmement honereuse dans la plupart des grandes villes, un vrai défi pour les organisations qui espèrent améliorer leur rentabilité. C'est là que la collaboration entre l'immobilier et les ressources humaines entre en jeu. Ils peuvent travailler ensemble pour optimiser l'utilisation de l'espace. En d'autres termes, elles peuvent utiliser l'espace dont elles disposent de la manière la plus efficace possible afin d'éviter d'avoir à acheter un bureau plus grand. Ils peuvent également trouver des moyens de réduire les effectifs tout en maintenant l'efficacité. Cette démarche peut être mise en œuvre de différentes manières. 

Tout d'abord, les équipes RH peuvent mettre en place des modalités de travail flexibles, telles que le travail hybride. Moins de personnes viennent au bureau, moins d'espace est nécessaire. Il est possible de suivre cette évolution à l'aide d'un logiciel de réservation de bureau ou de planification hebdomadaire afin de mieux comprendre le nombre de personnes qui se rendent au bureau et, par conséquent, la quantité d'espace réellement nécessaire. 

Deuxièmement, ils peuvent créer des espaces de travail axés sur les activités. Il s'agit de concevoir l'agencement des bureaux de manière à ce qu'ils puissent accueillir différentes activités de travail (par exemple, des zones de collaboration, des zones de calme, des zones de concentration) et d'offrir aux employés la possibilité de choisir l'espace le mieux adapté à leurs tâches.

Troisièmement, la conception de bureaux agiles peut être utilisée pour maximiser l'espace disponible. À l'instar des espaces de travail basés sur l'activité mentionnés ci-dessus, les bureaux agiles utilisent des meubles et des configurations flexibles qui peuvent être facilement déplacés et adaptés en fonction des besoins des employés. Par exemple, une salle de réunion peut être transformée en un espace avec plusieurs bureaux pour un usage individuel en utilisant des bureaux qui peuvent être démontés et remontés à tout moment. 

La clé de l'optimisation du lieu de travail est d'aligner les besoins en espace sur la dynamique de la main-d'œuvre afin de minimiser les pertes. C'est là que les RH et l'immobilier se croisent directement. Les RH peuvent recueillir des données sur les besoins des employés, tandis que les équipes immobilières mettront en œuvre les changements nécessaires pour répondre à ces exigences.

Amélioration de la communication et de la collaboration

Lorsque ces deux équipes travaillent ensemble, non seulement l'expérience des employés et la rentabilité s'améliorent, mais aussi leur capacité à communiquer et à collaborer. En effet, lorsque les lieux de travail sont conçus pour répondre aux besoins des individus, ceux-ci sont mieux à même d'accomplir des tâches collaboratives et innovantes.

Par exemple, si l'équipe RH d'une organisation hybride remarque que la plupart des employés se rendent sur place les jours où ils ont des réunions, le bureau peut être conçu de manière à inclure des espaces suffisamment grands pour accueillir des réunions et dotés des ressources adéquates (par exemple, projecteur, tableaux blancs) pour faciliter ces sessions. 

De  plus, avec le modèle hybride adopté par de nombreuses organisations, le rôle du bureau est passé d'un lieu où les tâches sont accomplies à un lieu où les employés viennent se connecter. Ces interactions moins formelles sont indispensables pour le succès de l'entreprise et pour le développement de la confiance et d'une communication ouverte. C'est pourquoi les RH et l'immobilier doivent travailler ensemble pour créer un environnement propice à une communication moins formelle, comme de grands espaces ouverts et des salles de bien-être. 

Ces avantages peuvent être mieux réalisés lorsque des analyses sont utilisées pour mesurer l'utilisation des bureaux. Par conséquent, la clé de la mise en œuvre consiste à mesurer le bureau en fonction de certaines tâches, qui peuvent être effectuées par les RH. 

‍

Stratégies de collaboration entre ces deux équipes 

Communication et coordination régulières

Étant donné que ces équipes ne travaillent pas traditionnellement ensemble, il est très important de communiquer ouvertement et régulièrement afin de garantir une synergie entre elles. Cela est d'autant plus vrai si l'équipe immobilière est engagée en dehors de l'organisation. Dans ce cas, une communication et une coordination claires font en sorte que les bons messages et les bons objectifs sont reçus. 

Les équipes chargées de l'immobilier et des ressources humaines doivent établir des canaux de dialogue permanent afin de renforcer la communication et la coordination. Dans les bureaux, cela peut se traduire par des réunions régulières en personne. Cependant, établir une communication est un peu plus difficile dans les environnements de travail flexibles. Heureusement, nous disposons de nombreuses technologies pour y parvenir. Slack, par exemple, permet une communication instantanée, quel que soit l'endroit où se trouve un individu. Un canal spécifique pourrait être créé pour les RH et l'immobilier afin qu'ils puissent partager leurs idées et coordonner leurs projets. 

Par ailleurs, des réunions communes et des séances de brainstorming peuvent être organisées, tant au bureau qu'à distance, afin d'aligner les objectifs. La seule façon de récolter les bénéfices réels de la collaboration entre les RH et l'immobilier est de fixer des objectifs clairs et réalisables, les étapes suivantes étant correctement déléguées aux équipes respectives. 

Plateformes de réservation de bureaux et de planification hebdomadaire 

Lorsqu'il s'agit de coordonner ces deux équipes, les plateformes de réservation de bureaux et de planification hebdomadaire viennent en aide, en particulier dans les environnements de travail hybrides. Permettre aux employés de réserver des bureaux permet de combler le fossé entre les RH et l'immobilier. Au lieu que les RH aient à communiquer aux responsables du lieu de travail les nouveaux arrivants et les bureaux et ressources nécessaires, ces informations sont facilement accessibles, pour une meilleure rationalisation des processus de gestion du lieu de travail. Le lieu de travail doit également être suffisamment souple pour s'adapter à l'évolution de la demande et les responsables du lieu de travail évaluent ce qui est nécessaire certains jours. 

Partage et analyse des données

Une collaboration fructueuse entre les deux équipes repose sur le partage de données et l'analyse. Afin de créer un environnement positif pour les employés, il est important de comprendre comment ils se sentent au bureau, et donc la collecte de données qualitatives se rend nécessaire. Sans compter que les deux équipes ont besoin de savoir qui est au bureau et quand il faut partir, chacune ayant la responsabilité de mesurer cet indicateur. 

Pour tirer le meilleur parti de l'intersection entre ces deux équipes, les RH devraient partager les données relatives à la main-d'œuvre afin d'éclairer les décisions immobilières et l'agencement de l'espace. Les plateformes de réservation de bureaux et de planification hebdomadaire mentionnées ci-dessus peuvent être utilisées à ce fin pour suivre l'utilisation des bureaux afin que les responsables du lieu de travail puissent comprendre quelles zones sont les plus utilisées, lesquelles ont besoin d'être améliorées et si le bureau peut être réduit en fonction du taux d'occupation. 

De même, les bonnes données permettront d'optimiser l'utilisation de l'espace en fonction des préférences et des comportements des employés. Par exemple, le suivi des tâches effectuées dans chaque espace permettra de préparer cet espace avec les ressources nécessaires pour maximiser la productivité. 

‍

Alors que les équipes des ressources humaines et de l'immobilier semblaient à l'origine former une paire improbable, nous espérons que vous voyez maintenant les avantages de leur collaboration. Qu'il s'agisse de créer une expérience positive pour les employés grâce à une conception judicieuse ou d'économiser des coûts en comprenant la fréquentation des bureaux, cette collaboration entre les équipes peut réellement transformer votre lieu de travail pour le meilleur. En fin de compte, ces deux équipes ont le même objectif : créer des bureaux qui inspirent, maintiennent la culture et gardent les talents à bord. Mais lorsqu'il s'agit de réunir ces deux groupes apparemment disparates pour atteindre cet objectif, il faut garder une communication ouverte et utiliser des analyses de l'occupation et de l'utilisation des bureaux. Tout ceci étant dit, une chose est claire : les lieux de travail modernes doivent être centrés sur les personnes pour réussir, et l'intersection entre les RH et l'immobilier permettra à votre entreprise d'optimiser son espace et de créer un environnement agile et dynamique prêt pour l'avenir du travail.

‍

Êtes-vous prêt à donner une nouvelle dimension à votre espace de travail ?

Demandez une démo gratuite de l'app deskbird et découvrez toutes les fonctionnalités user-friendly conçues pour des entreprises modernes et novatrices !