Le ratio de partage de bureau - la règle d'or pour une entreprise de travail hybride réussie

Les modèles de travail hybrides offrent aux entreprises de nombreuses possibilités d'optimiser leurs espaces de bureau. Les entreprises peuvent réduire leurs espaces de travail et le nombre de ressources qu'elles utilisent tout en conservant leurs effectifs. Avec un modèle hybride, seule la moitié de l'équipe doit se rendre au bureau à un moment donné, ce qui réduit l'utilisation de l'espace et de l'énergie. Cela contribue non seulement à la durabilité, mais aussi à la réduction des coûts. 

Ce guide explore l'une des méthodes les plus efficaces pour optimiser l'espace de travail : le partage de bureau. Qu'est-ce que le desk sharing, quels en sont les avantages pour votre entreprise et comment le mettre en œuvre avec succès dans votre bureau ? Poursuivez votre lecture pour le découvrir !

Qu'est-ce que le partage de bureau ? 

Partage de bureau : défini 

Le terme "desk sharing" (partage de bureau) se passe d'explications. Il signifie littéralement le partage de bureaux sur le lieu de travail. Toutefois, cela ne signifie pas que deux personnes sont assises au même bureau en même temps. Au contraire, deux employés utilisent le même bureau à des moments différents de la journée ou de la semaine. Cette situation est fréquente dans les environnements de travail hybrides, où seuls certains employés se rendent au bureau tous les jours. Au lieu d'attribuer un bureau à chaque personne et de le laisser vide lorsque cette personne n'est pas au bureau, le partage de bureau permet de s'assurer que le bureau est occupé afin d'utiliser pleinement l'espace de bureau disponible. 

Le partage de bureau est devenu de plus en plus populaire après l'apogée de la pandémie. Les modèles de travail hybrides ont gagné en popularité, tout comme le concept de partage de bureau. Également appelé " hot desking", ce concept contribue à l'efficacité des environnements de travail flexibles. 

Quel est le ratio correct de partage des tâches ?

Le ratio de partage des bureaux indique combien de personnes utilisent un bureau. Par exemple, si deux personnes utilisent le même bureau à différents moments de la semaine, ce ratio sera de 2:1. Traditionnellement, dans les bureaux où les employés viennent tous les jours, le ratio est de 1:1. Mais comme le travail a évolué, en adoptant des modèles flexibles et à distance, ces ratios vont naturellement changer. 

Pour les entreprises qui travaillent d'abord à distance, les bureaux fixes ne sont pas nécessaires et ne constituent probablement pas une utilisation optimale de l'espace. En revanche, les bureaux partagés permettraient de maximiser les avantages du travail hybride, tels que les économies de coûts et d'énergie, que nous aborderons plus en détail dans la section suivante. 

Mais comment les chefs d'entreprise peuvent-ils déterminer le bon ratio de partage des bureaux ? Combien de bureaux sont réellement nécessaires ? Et quel est le plus petit nombre de bureaux qui peuvent être mis à disposition à un moment donné sans empêcher les employés de venir au bureau et de collaborer ?

Les éléments les plus importants à prendre en compte sont la taille de votre équipe, leurs rôles, la fréquence à laquelle ils passent du temps au bureau et la croissance prévue de cette équipe. 

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Les avantages du partage de bureau

Aide votre entreprise à devenir plus durable 

L'un des nombreux avantages du desk sharing est qu'il peut contribuer à créer une entreprise plus durable. Avec le discours sur le changement climatique, les organisations sont de plus en plus conscientes des ressources et de l'énergie qu'elles consomment. 

Si les bureaux sont partagés, il en faut moins. De même, moins de bureaux signifie moins d'espace de bureau utilisé. Ainsi, non seulement moins de ressources sont utilisées, mais la réduction de l'espace de bureau permet également de consommer moins d'énergie en général. Un espace de bureau plus petit consomme moins d'électricité et d'eau et nécessite moins d'entretien. 

En outre, les jeunes générations, telles que les Millennials et les Gen-Z, veulent travailler pour des entreprises qui s'alignent sur leurs valeurs, et le développement durable est une priorité pour beaucoup de ces jeunes travailleurs. Pour attirer les employés, il est essentiel de s'engager à adopter des pratiques plus respectueuses de l'environnement.

Économiser sur les coûts de l'entreprise 

En complément des améliorations en matière de développement durable, le partage de bureau permet également de réduire les coûts de l'entreprise. Comme mentionné dans la section précédente, moins d'énergie et de ressources sont utilisées, et moins d'espace de bureau est nécessaire. Avec l'augmentation du coût des loyers dans la plupart des grandes villes, la possibilité de réduire l'espace de bureau aura un impact significatif sur vos résultats. Imaginez que vous puissiez diviser par deux ou par quatre le prix que vous payez pour vos bureaux.

Les économies réalisées sont probablement considérables. Avec des bureaux plus petits et moins de ressources, les entreprises peuvent économiser jusqu'à 30 % sur les coûts annexes, comme l'eau et le chauffage.

➡️ Lisez notre article sur la réduction de l'espace de bureau pour en savoir plus sur cette stratégie de réduction des coûts.

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Permet la mise en œuvre de modèles de travail flexibles 

Un modèle de travail dans lequel deux employés ou plus partagent les mêmes bureaux permet une plus grande flexibilité dans les horaires. Si votre entreprise encourage le partage des bureaux, chaque personne n'est pas obligée de se rendre au bureau tous les jours. Votre équipe bénéficie ainsi d'une plus grande flexibilité et d'une plus grande autonomie, ce qui accroît la satisfaction et la fidélisation des employés. 

Par exemple, le partage de bureau s'intègre parfaitement aux modèles de travail hybrides, qui donnent aux employés la possibilité de travailler à domicile certains jours et au bureau d'autres jours. En retour, l'entreprise peut bénéficier des avantages des modèles de travail hybrides, tels qu'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et une productivité accrue.

La clé est la coordination. Les dirigeants et les employés doivent savoir qui vient au bureau et quand, afin de planifier les bureaux en conséquence. La section suivante traite plus en détail de la mise en œuvre réussie du partage de bureau avec le travail hybride coordonné. 

Comment mettre en œuvre le partage de bureau 

Développer un modèle de travail hybride

La première étape de la mise en œuvre du desk sharing consiste à développer un modèle de travail hybride pour votre entreprise.

Le type de modèle varie en fonction de votre entreprise et des besoins de l'employé. Vous pouvez choisir entre un modèle fixe ou flexible et un modèle "remote-first" ou " office-first" .

- Un modèle fixe signifie que les employés sont tenus d'être au bureau certains jours de la semaine.

- En revanche, un modèle flexible implique que les individus peuvent choisir les jours où ils souhaitent venir.

- De plus, un modèle "remote-first" signifie que la plupart des journées sont passées à travailler à domicile, alors qu'un modèle "office-first" suggère le contraire.

Les modèles peuvent varier en fonction du secteur et même de l'équipe au sein d'une organisation spécifique. Certains rôles nécessitent plus de travail pratique ou de collaboration en personne que d'autres, ce qui doit être pris en compte. Veillez à inclure votre équipe dans le processus de développement et permettez-lui de donner son avis sur le type de modèle hybride qui lui conviendrait le mieux. Interrogez-les régulièrement pour mieux comprendre comment leur santé mentale, leur productivité et leur satisfaction générale sont affectées. 

Mettre en œuvre la technologie sur le lieu de travail 

Comme mentionné dans la section précédente, le partage de bureaux nécessite une coordination. Si l'on ne sait pas quels bureaux sont occupés et à quel moment, on risque de ne pas disposer du bon nombre d'espaces au moment où l'on en a besoin. Imaginez que vous arriviez au bureau en vous attendant à vous asseoir à votre bureau et que vous découvriez que quelqu'un d'autre y est assis. Cette situation serait extrêmement frustrante et nuirait grandement à la productivité. C'est pourquoi, pour garantir la satisfaction des employés, il faut mettre en place une technologie du lieu de travail qui aide à coordonner les horaires hybrides. 

Un logiciel de réservation de bureaux, tel que deskbird, permettrait aux employés de réserver des bureaux à l'avance et d'avoir un aperçu de l'endroit où chaque personne est assise chaque jour. Cela permet non seulement d'éviter les conflits, mais aussi de s'assurer que les membres de l'équipe peuvent se rencontrer en personne pour collaborer si nécessaire et qu'ils disposent d'un espace adéquat pour le faire. Grâce à l'analyse, un système de réservation de bureaux donnera également aux employeurs une idée claire des ressources utilisées et de l'optimisation réelle de l'espace. Grâce à ces informations, les entreprises peuvent réduire leurs effectifs si nécessaire ou réaffecter les ressources et l'espace pour répondre aux besoins des employés. 

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‍Une étudede deskbird a montré qu'un travail hybride bien coordonné peut faire gagner à vos employés jusqu'à une journée de productivité par semaine ! En outre, il améliore la satisfaction des employés. La même étude prouve également que les employés sont plus heureux lorsqu'ils savent qui d'autre se trouve au bureau lorsqu'ils arrivent. L'absence de coordination du travail hybride entraîne une baisse de la satisfaction des employés pouvant aller jusqu'à 40 %. 

➡️ Lisez notre guide complet sur le bonheur des employés pour obtenir des conseils sur la façon de maintenir la satisfaction de votre personnel.

Déterminer un ratio de partage des tâches 

Vous pouvez commencer à calculer le ratio de desk-sharing pour votre entreprise en fonction de la taille de votre équipe, de ses fonctions, de la fréquence à laquelle elle passe au bureau et de la croissance prévue de l'équipe.

Plus votre équipe est importante, plus vous avez besoin de bureaux. Bien que cela soit évident, l'équation se complique lorsque cette grande équipe est fortement distribuée.

Par exemple, vous pouvez avoir 500 employés qui utilisent votre bureau, mais seulement 200 d'entre eux viennent au bureau chaque semaine. Cela nécessiterait le même nombre de bureaux qu'une entreprise comptant 200 employés qui viennent travailler tous les jours. Vous devez donc tenir compte non seulement de la taille de votre équipe, mais aussi de la fréquence à laquelle elle se rend au bureau. En outre, vous devez être conscient de leurs rôles et de leur besoin de collaboration. Par exemple, ceux qui font partie d'équipes plus collaboratives ou plus innovantes doivent venir plus souvent. Enfin, plus votre équipe s'agrandit, plus vous avez besoin de bureaux. Par conséquent, lorsque vous définissez votre ratio idéal de partage de bureaux, gardez à l'esprit la croissance prévue de l'entreprise afin de vous assurer de pouvoir accueillir les nouveaux venus. 

Le desk sharing peut aider votre entreprise à faire des économies en réduisant votre espace de travail sans réduire votre équipe. Optimisez votre espace et vos ressources en mettant en œuvre un modèle flexible qui offre aux employés l'espace dont ils ont besoin les jours où ils en ont le plus besoin. Avec un système de desk sharing bien coordonné, vous pouvez augmenter la productivité et la satisfaction de vos employés !

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