Le bon ratio de partage des bureaux pour un travail hybride efficace

Les modèles de travail hybrides offrent aux entreprises de nombreuses possibilités d'optimiser leurs espaces de bureau. Les entreprises peuvent réduire leurs espaces de travail et le nombre de ressources qu'elles utilisent tout en conservant leurs effectifs. Avec un modèle hybride, seule la moitié de l'équipe doit se rendre au bureau à un moment donné, ce qui réduit l'utilisation de l'espace et de l'énergie. Cela contribue non seulement à la durabilité, mais aussi à la réduction des coûts. 

Ce guide explore l'une des méthodes les plus efficaces pour optimiser l'espace de travail : le partage de bureau. Qu'est-ce que le desk sharing, quels en sont les avantages pour votre entreprise et comment l'appliquer avec succès dans votre bureau ? Lisez jusqu'au bout pour le découvrir !

Qu'est-ce que le partage de bureau ? 

Le partage de bureau : définition 

Le terme "desk sharing" (partage de bureau) n'a pas besoin d'explications. Il signifie littéralement le partage de bureaux sur le lieu de travail. Toutefois, cela ne signifie pas que deux personnes sont assises au même bureau en même temps. Au contraire, deux employés utilisent le même bureau à des moments différents de la journée ou de la semaine. Cette situation est fréquente dans les environnements de travail hybrides, où seuls certains employés se rendent au bureau tous les jours. Au lieu d'attribuer un poste à chaque personne et de le laisser vide lorsque cette personne ne travail pas en présence, le partage de bureau permet de s'assurer que le poste est occupé afin d'utiliser pleinement l'espace de bureau disponible. 

Le partage de bureau est devenu de plus en plus populaire après l'apogée de la pandémie. Les modèles de travail hybrides ont gagné en popularité, tout comme le concept de partage de bureau. Également appelé " hot desking", ce concept contribue à l'efficacité des environnements de travail flexibles. 

Quel est le ratio correct de partage des tâches ?

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Le ratio de partage des bureaux indique combien de personnes utilisent un bureau. Par exemple, si deux personnes utilisent le même bureau à des moments différents de la semaine, ce ratio sera de 2:1. Traditionnellement, dans les bureaux où les employés viennent tous les jours, le ratio est de 1:1. Mais comme le travail a évolué, en adoptant des modèles flexibles et à distance, ces ratios vont naturellement changer. 

Pour les entreprises qui travaillent d'abord à distance, les bureaux fixes ne sont pas nécessaires et ne constituent probablement pas une utilisation optimale de l'espace. En revanche, les bureaux partagés permettraient de maximiser les avantages du travail hybride, en réduisant les frais et le gaspillage d'énergie, un sujet que nous aborderons plus en détail dans la section suivante. 

Mais comment les chefs d'entreprise peuvent-ils déterminer le bon ratio de partage des bureaux ? Combien de bureaux sont réellement nécessaires ? Et quel est le plus petit nombre de bureaux qui peuvent être mis à disposition à un moment donné sans empêcher les employés de venir au bureau et de collaborer ?

Les éléments les plus importants à prendre en compte sont la taille de votre équipe, leurs rôles, la fréquence à laquelle ils se rendent au bureau et la croissance prévue de cette équipe. 

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Les avantages du partage de bureau

Un atout pour rendre votre entreprise plus durable 

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L'un des nombreux avantages du desk sharing est qu'il peut contribuer à créer une entreprise plus durable. L'attention médiatique sur le changement climatique a permis aux entreprises de prendre conscience des ressources et de l'énergie qu'elles consomment. 

Si les bureaux sont partagés, il en faut moins. De même, moins de bureaux signifie moins d'espace de bureau utilisé. Ainsi, non seulement moins de ressources sont utilisées, mais la réduction de l'espace de bureau permet également de consommer moins d'énergie en général. Un espace de bureau plus petit consomme moins d'électricité et d'eau et nécessite moins d'entretien. 

Par ailleurs, les jeunes générations, telles que les Millennials et les Gen-Z, veulent travailler pour des entreprises qui s'alignent sur leurs valeurs, et le développement durable est une priorité pour beaucoup de ces jeunes travailleurs. Pour attirer les employés, il est essentiel de s'engager à adopter des pratiques plus respectueuses de l'environnement.

Des économies pour l'entreprise 

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En complément des améliorations en matière de développement durable, le partage de bureau permet également de réduire les coûts de l'entreprise. Comme nous l'avons anticipé dans la section précédente, le desk sharing permets de dépenser moins d'énergie et de ressources, et donc il faut moins d'espace de bureau. Avec l'augmentation du coût des loyers dans la plupart des grandes villes, la possibilité de réduire l'espace de bureau aura un impact significatif sur vos résultats. Imaginez que vous puissiez diviser par deux ou par quatre le prix que vous payez pour vos bureaux.

Les économies réalisées pourraient avoir un impact sensible. Avec des bureaux plus petits et moins de ressources, les entreprises peuvent économiser jusqu'à 30 % sur les coûts annexes, comme l'eau et le chauffage.

➡️ Lisez notre article sur la réduction de l'espace de bureau pour en savoir plus sur cette stratégie de réduction des coûts.

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Des modèles de travail flexibles enfin réalisables 

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Un modèle de travail dans lequel deux employés ou plus partagent les mêmes bureaux permet une plus grande flexibilité dans les horaires. Si votre entreprise encourage le partage des bureaux, chaque personne n'est pas obligée de se rendre au bureau tous les jours. Votre équipe bénéficie ainsi d'une plus grande flexibilité et d'une plus grande autonomie, ce qui accroît la satisfaction et la fidélisation des employés. 

Par exemple, le partage de bureau s'intègre parfaitement aux modèles de travail hybrides, qui donnent aux employés la possibilité de travailler à domicile certains jours et au bureau d'autres jours. De son côté, l'entreprise bénéficie des avantages du travail hybrides, tels qu'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et une productivité accrue.

La clé est la coordination. Les dirigeants et les employés doivent savoir qui vient au bureau et quand, afin de planifier les bureaux en conséquence. Nous allons aborder plus en détail comment réussir la mise en place du partage de bureau avec le travail hybride coordonné. 

Rendre le partage de bureau une réalité 

Développer un modèle de travail hybride

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La première étape de l'application du desk sharing consiste à développer un modèle de travail hybride pour votre entreprise.

Le type de modèle varie en fonction de votre entreprise et des besoins de l'employé. Vous pouvez choisir entre un modèle fixe ou flexible et un modèle "remote-first" ou " office-first" .

- Un modèle fixe signifie que les employés sont tenus à se présenter au bureau certains jours de la semaine.

- En revanche, un modèle flexible implique que les individus peuvent choisir les jours où ils souhaitent venir.

- Un modèle "remote-first" signifie que la plupart des journées sont consacrées au télétravail, alors qu'un modèle "office-first" met le travail au bureau au premier rang.

Les modèles peuvent varier en fonction du secteur et même de l'équipe au sein d'une organisation spécifique. Certains rôles nécessitent plus de travail pratique ou de collaboration en personne que d'autres, ce qui doit être pris en compte. Veillez à inclure votre équipe dans le processus de développement et permettez-lui de donner son avis sur le type de modèle hybride qui lui conviendrait le mieux. Interrogez-les régulièrement pour mieux comprendre comment leur santé mentale, leur productivité et leur satisfaction générale sont affectées. 

Choisir la technologie du lieu de travail 

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Le partage de bureaux nécessite une coordination, nous l'avons anticipé plus tôt. Si l'on ne sait pas quels bureaux sont occupés et à quel moment, on risque de ne pas disposer du bon nombre d'espaces au moment où l'on en a besoin. Imaginez d'arriver au bureau mais quelqu'un d'autre occupe votre poste. Cette situation serait extrêmement frustrante et nuirait grandement à la productivité. C'est pourquoi, pour garantir la satisfaction des employés, il faut choisir une technologie du lieu de travail qui aide à coordonner les horaires hybrides. 

Un logiciel de réservation de bureaux, tel que deskbird, permettrait aux employés de réserver leurs bureaux à l'avance et d'avoir un aperçu du placement de chacun, chaque jour. Cela permet non seulement d'éviter les conflits, mais aussi de s'assurer que les membres des équipes peuvent se rencontrer en personne pour collaborer si nécessaire et qu'ils disposent d'un espace adéquat pour le faire. Les fonctions d'analyse d'un système de réservation de bureaux donneront également aux employeurs une idée claire des ressources utilisées et de l'optimisation réelle de l'espace. Grâce à ces informations, les entreprises pourront réduire leurs effectifs si nécessaire ou réaffecter les ressources et l'espace pour répondre aux besoins des employés. 

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‍Une étude menée par deskbird a montré qu'un travail hybride bien coordonné peut faire gagner à vos employés jusqu'à une journée de productivité par semaine ! Sans compter que ceux-ci seront davantage satisfaits. La même étude prouve également que les employés sont plus heureux lorsqu'ils savent qui d'autre se trouve au bureau lorsqu'ils arrivent. L'absence de coordination du travail hybride entraîne une baisse de la satisfaction des employés pouvant aller jusqu'à 40 %. 

➡️ Lisez notre guide complet sur le bonheur des employés pour savoir comment garder un bon niveau de satisfaction de votre personnel.

Le bon ratio de partage des tâches 

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Vous pouvez commencer à calculer le ratio de desk-sharing pour votre entreprise en fonction du nombre de vos salariés, de leurs fonctions, de la fréquence à laquelle ils se rendent au bureau et des nouvelles embauches prévues.

Plus le nombre de vos salariés est conséquent, plus vous avez besoin de bureaux. Bien que cela soit évident, l'équation se complique lorsque cette grande équipe est éparpillée.

Par exemple, vous pouvez avoir 500 employés qui utilisent votre bureau, mais seulement 200 d'entre eux viennent au bureau chaque semaine. Cela nécessiterait le même nombre de bureaux qu'une entreprise comptant 200 employés qui viennent travailler tous les jours. Vous devez donc tenir compte non seulement du nombre de vos salariés, mais à quelle fréquence ils se rendent au bureau. De plus vous devez être conscient de leurs rôles et de leur besoin de collaboration. Par exemple, ceux qui font partie d'équipes qui collaborent avec toutes les autres ou les membres des équipes plus innovantes doivent se déplacer plus souvent. Enfin, plus votre personnel s'agrandit, plus vous avez besoin de bureaux. Par conséquent, lorsque vous définissez votre ratio idéal de partage de bureaux, gardez à l'esprit la croissance prévue de l'entreprise afin de vous assurer de pouvoir accueillir les nouveaux venus. 

Le desk sharing peut aider votre entreprise à faire des économies en réduisant votre espace de travail sans réduire votre équipe. Optimisez votre espace et vos ressources avec un modèle flexible qui offre aux employés l'espace dont ils ont besoin les jours où ils en ont le plus besoin. Avec un système de desk sharing bien coordonné, vous pouvez augmenter la productivité et la satisfaction de vos employés !

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