Facility planning : focus sur une étape essentielle de la gestion de l'espace de travail

L'aménagement des locaux permet non seulement de créer un bureau plus efficace, mais aussi de répondre aux besoins de vos employés et de s'attaquer aux nouvelles tendances, telles que le travail hybride. Les horaires flexibles étant de plus en plus répandus, la gestion des travailleurs et de l'espace de bureau tend à se compliquer. Toutefois, une stratégie de gestion des installations permet aux entreprises d'organiser leurs ressources et leur espace afin de garantir un flux de travail continu, des économies et la satisfaction du personnel. Étant le deuxième coût le plus élevé après les ressources humaines, les environnements de travail physiques sont un élément prédominant du budget de l'entreprise et doivent donc être gérés en conséquence. 

Mais la gestion d'un espace de bureau et tous les aspects qui l'accompagnent vont au-delà d'une simple attribution. Elle implique une analyse fondée sur des données, des solutions centrées sur les personnes et une attention particulière à la pérennité du lieu de travail. Dans cet article, nous allons explorer l'importance de la planification des locaux et nous plonger dans les éléments les plus importants d'une stratégie de gestion des locaux réussie. En comprenant et en maîtrisant cet aspect clé, les organisations peuvent créer des lieux de travail qui améliorent l'expérience des employés, stimulent la productivité et s'alignent sur les objectifs plus larges de l'entreprise.

Qu'est-ce que la planification des installations ? 

La définition de la planification des installations

Le facility planning est défini comme une approche utilisée par les entreprises pour organiser leurs installations et leurs ressources. Il permet de s'assurer que les employés disposent de l'espace et des outils adéquats pour permettre à l'entreprise de fonctionner sans heurts et d'atteindre ses objectifs.

Cette approche proactive nécessite l'élaboration d'une stratégie de gestion de l'espace et des ressources plutôt que l'allocation d'outils et d'espaces de travail sans réflexion. Il s'agit souvent d'un processus axé sur les données qui implique la collecte de données sur l'utilisation et l'occupation afin de comprendre comment un espace est utilisé. 

L'objectif ultime de l'aménagement des locaux est de garantir la réussite de l'entreprise en créant un espace de bureau propice au travail.

Les quatre aspects différents à prendre en compte pour créer une stratégie de facility management réussie

Les aspects les plus importants lors de l'élaboration d'un plan de gestion des installations sont les suivants : 

1. Personnes : qu'attendent vos employés de l'espace et comment répondre à leurs besoins pour qu'ils puissent accomplir leur travail au mieux de leurs capacités ?
2. Technologies : quels sont les outils à mettre en œuvre pour rationaliser certains processus et faciliter la collecte de données afin de prendre des décisions plus sûres concernant l'espace ?
3. Bâtiment et paysage : quel est l'aspect et le fonctionnement de l'espace réel, y compris les salles de réunion et les bureaux ?
4. Processus et pratiques : quel est le processus organisationnel de gestion des installations qui permet d'allouer l'espace et les ressources de manière efficace ?

Rôle des professionnels de l'immobilier et des gestionnaires d'installations dans l'élaboration d'une planification stratégique des installations

Les professionnels de l'immobilier et les facility managers agissent dans l'aménagement des locaux. Leur principal objectif est l'optimisation de l'espace. Il s'agit d'adapter un espace pour qu'il soit le plus efficace possible, tant en termes de productivité que de coûts, et le plus propice au travail.

Bien que leurs rôles se chevauchent, les professionnels de l'immobilier travaillent dans un cadre plus large, en s'intéressant à la gestion immobilière dans son ensemble. Le travail des facility managers est quant à lui plus étroit, puisqu'il se concentre sur chaque établissement et sur les améliorations à y apporter. Ceci étant dit, les deux visent à créer un lieu de travail physique qui corresponde aux plans de l'entreprise et réponde aux besoins des employés.

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Pourquoi la planification des installations est-elle importante pour les entreprises ?

Rendre l'environnement de travail physique efficace et à l'épreuve du temps

Les entreprises devraient mettre en œuvre une stratégie de gestion des installations pour diverses raisons, en particulier parce que les nouvelles méthodes de travail deviennent monnaie courante. Cela permet aux organisations de s'adapter au travail hybride, par exemple. Pour gérer le travail collaboratif lorsque les employés sont sur place, il convient d'utiliser les bonnes techniques de gestion des installations, qui impliquent d'utiliser la bonne technologie pour gérer le temps et le lieu de travail des employés. 

De plus, pour assurer la pérennité de l'environnement physique, il faut s'aligner sur les attentes des employés, qui évoluent vers plus de durabilité au bureau et une plus grande autonomie globale. Prenons l'exemple de la durabilité. Pour créer un lieu de travail plus durable, les entreprises doivent mesurer et ajuster la consommation d'énergie, qui ne peut se faire sans une planification des installations.

Optimiser l'espace de travail en fonction des objectifs de l'entreprise

Ces mesures contribuent également à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Un lieu de travail bien adapté est fonctionnel à la réussite globale. Il s'agit notamment de créer un environnement propice au travail et, plus précisément, d'améliorer l'expérience individuelle de chaque employé et le travail qu'il accomplit. Utilisez la gestion des installations pour comprendre quels sont les espaces les plus utilisés et ce dont votre équipe a le plus besoin. 

Un espace de travail optimisé présente également des avantages financiers. Si l'un des objectifs de votre entreprise est d'accroître la rentabilité, l'aménagement des locaux permet de réduire les coûts en concevant ou en réduisant l'espace de bureau de manière à répondre aux besoins de l'entreprise.

Améliorer l'expérience des employés et accroître leur satisfaction

Le cœur d'une entreprise, ce sont ses employés, et il est donc primordial de les satisfaire. L'aménagement des locaux garantit que les membres de l'équipe disposent du type d'espace de travail dont ils ont besoin, qu'il s'agisse d'espaces plus individuels, d'espaces de collaboration en groupe ou de parties du bureau consacrées au bien-être et à la détente. Vous souhaitez créer un environnement physique dans lequel les travailleurs se sentent bien et sont motivés. Cela peut signifier un certain nombre de choses différentes, tels qu'un meilleur éclairage, des zones de détente ou davantage d'espaces verts. Si nous voulons que les gens retournent au bureau, nous devons leur donner une raison de faire le déplacement.

De plus, le développement d'un sentiment d'appartenance contribue à renforcer la culture d'entreprise. Dans les environnements flexibles, c'est un véritable enjeu, d'autant plus que des études montrent que de nombreux employés n'ont pas de lien personnel avec leurs collègues. Par conséquent, l'utilisation de stratégies d'aménagement des locaux, telles que la création d'un bureau qui sert de centre social en plus d'être un espace de travail, peut contribuer à rassembler les gens.

Économiser et réduire les frais de bureau

Une bonne stratégie en matière de lieu de travail peut également permettre de réduire les frais de bureau. Un bureau pleinement optimisé est un bureau où tous les espaces ont une fonction et peuvent être utilisés de manière à stimuler la productivité. En d'autres termes, il s'agit de s'assurer que chaque zone a une utilité et qu'aucun espace n'est inutilisé. Avec la flambée des loyers dans de nombreuses grandes villes, de l'espace gaspillé est de l'argent gaspillé. Par conséquent, l'utilisation de la planification des installations pour comprendre l'utilisation et l'occupation de l'espace de travail permet d'optimiser le bureau ou de le réduire si toutes les zones ne sont pas nécessaires. Sans compter que, en comprenant comment et quand votre équipe utilise un espace, la consommation d'énergie peut également être réduite. Moins de personnes dans un espace spécifique signifie moins d'énergie utilisée.

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Quelles sont les règles de base d'une stratégie réussie en matière d'immobilier d'entreprise et de gestion des installations ?

Déterminez vos objectifs et vos besoins

Toute stratégie efficace commence par la détermination des objectifs à atteindre. Commencez par réfléchir à la manière dont vous pouvez aligner votre stratégie de CRE et de Facility Management sur les objectifs de l'entreprise. Par exemple, si les objectifs de l'entreprise sont la réduction des coûts et l'augmentation de l'efficacité, il convient d'élaborer une stratégie qui permette au Facility Management de contribuer à la réalisation de ces objectifs. Dans ce cas, la recherche de moyens de réduire les effectifs ou la consommation d'énergie permettrait de gérer les coûts. Concevoir un lieu de travail qui motive et répond aux besoins des employés permettrait d'accroître l'efficacité.

Analyser la situation actuelle

Une fois les objectifs définis, l'étape suivante consiste à analyser la situation actuelle sur le lieu de travail. En fonction de l'objectif, cela peut signifier différentes choses. Si l'objectif est de devenir plus durable, mesurez la consommation d'énergie pour connaître la quantité utilisée et trouver des domaines où elle peut être réduite. Vous pouvez également suivre les personnes qui viennent au bureau chaque jour. Ces personnes pourraient faire du covoiturage ou l'entreprise pourrait subventionner des modes de transport plus respectueux de l'environnement, comme le train. 

Dans la plupart des cas, l'optimisation de l'espace commence par la collecte de données sur l'occupation et l'utilisation de l'espace. L'utilisation d'une application de hot-desking ou de planification hebdomadaire est un excellent moyen d'y parvenir. Cela permet aux dirigeants de voir qui vient quand et quelles zones du bureau sont les plus utilisées.

Suivre les tendances de l'avenir du travail

Toute stratégie moderne de planification des installations exige de suivre les tendances du travail, la plus pertinente à l'heure actuelle étant les modèles de travail flexibles. L'essor du travail à distance, par exemple, signifie que les employés utilisent différents lieux de travail et sont parfois répartis dans le monde entier. Cela influe sur la quantité d'espace nécessaire, voire sur la nécessité d'un bureau. Cela modifie également les besoins des employés. Ils peuvent avoir besoin d'espaces de co-working ou d'un budget pour construire leur bureau à domicile. 

Le travail hybride a le vent en poupe en ce moment, car il combine les avantages du travail à distance avec la collaboration des interactions en personne. Il est important que les entreprises gardent cela à l'esprit lorsqu'elles élaborent leur stratégie de planification des installations, car cela a un impact considérable sur la manière dont l'espace sera utilisé. Les employés viendront probablement pour socialiser et collaborer, mais resteront concentrés sur leur travail à la maison.

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Élaborer une stratégie de planification des installations

L'étape finale consiste à assembler tous ces éléments. Maintenant que toutes les données ont été rassemblées et que vous avez une idée claire de ce qui doit être accompli, il est temps de le mettre en pratique. 

Pour atteindre ces objectifs, nous vous recommandons de mettre en place une technologie du lieu de travail afin de rationaliser le processus, de la collecte des données à l'organisation de vos employés et à la gestion de l'espace de travail lui-même. Il existe un certain nombre de logiciels hautement intégrés qui fonctionnent avec vos systèmes de gestion de bureau existants, tels que Slack ou Google Agenda. Les applications de hot desking, les systèmes de réservation de parking et les plateformes de planification hebdomadaire en sont d'excellents exemples !

Définir des indicateurs clés de performance pour la gestion des installations

Après la mise en œuvre, il est temps de mesurer le succès de votre stratégie. Le meilleur moyen d'y parvenir est de définir des indicateurs clés de performance pour la gestion des installations. 

La définition de ces indicateurs clés de performance permet de déterminer si les changements apportés profitent ou non à l'entreprise et aux employés. La consommation d'énergie a-t-elle diminué ? Les employés sont-ils plus productifs ? Les coûts ont-ils été réduits ? Les réponses à ces questions permettent aux gestionnaires d'installations de comprendre si les changements mis en œuvre ont eu un impact positif. Elles révèlent également les domaines à améliorer pour les futures stratégies de planification des installations. Ces KPI peuvent être mesurés par le biais de la technologie du lieu de travail (IdO), de l'IWMS, du retour d'information et des rapports financiers.

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L'aménagement des locaux est un atout pour la réussite de votre entreprise. Il permet de rendre l'environnement de travail physique efficace et à l'épreuve du temps, d'économiser et de réduire les frais de bureau, entre autres avantages mentionnés ci-dessus. Lorsque vous vous lancez dans une stratégie de gestion des installations, commencez par les membres de votre équipe et leurs besoins. Déterminez leurs attentes et leurs besoins pour qu'ils puissent donner le meilleur d'eux-mêmes. Avec la bonne technologie et une approche centrée sur l'employévous pouvez assurer la mise en œuvre réussie de votre plan. En retour, cela peut contribuer à créer un lieu de travail qui non seulement maintient et accroît la satisfaction des employés, mais optimise également l'efficacité opérationnelle. 

En fixant des objectifs clairs, en analysant leur situation actuelle, en surveillant les tendances futures du travail et en mettant en œuvre la technologie du lieu de travail, les entreprises optimisent leurs bureaux. Cela les aide clairement à être plus efficaces et plus rentables. Tout cela contribue à préparer votre organisation à l'avenir du travail, y compris aux exigences des employés en matière de lieux de travail durables et flexibles. 

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