7 exemples d'horaires de travail hybrides et conseils pratiques

Le télétravail n'est plus seulement un avantage pour les employés, mais également une attente courante des travailleurs. Pourtant, le 100 % à distance est en déclin, et le travail hybride redéfinit notre perspective sur le travail et le lieu de travail. Permettre aux employés de travailler à distance d'autres jours est une solution gagnante pour les entreprises et le personnel. Mais concevoir l'horaire flexible idéal est un art et une science qui comportent de nombreuses nuances. C'est ici que des exemples d'horaires de travail hybrides s'avèrent utiles, en vous donnant des indications sur la manière d'élaborer un emploi du temps qui convienne aux équipes modernes.

Chez deskbird, nous sommes au cœur de cette évolution, en proposant des solutions qui rendent le travail flexible non seulement possible, mais aussi productif et agréable. Nous allons vous présenter sept modèles d'horaires de travail hybrides qui font parler d'eux en raison de leur aspect pratique et de leur impact sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. La mise en œuvre du travail flexible ne se limite pas à l'attribution de jours où les employés sont sur place. Nous vous présenterons donc des approches concrètes et des exemples d'horaires flexibles pour une expérience en douceur des heures de travail variables. 

Que vous soyez en train de peaufiner votre configuration actuelle ou que vous partiez de zéro, voici des informations précieuses pour créer un lieu de travail plus flexible, plus engagé et plus connecté.

Définition d'un horaire de travail hybride

Un horaire de travail hybride est avant tout une question de flexibilité. Il s'agit d'un mode d'organisation du travail qui permet aux membres de l'équipe de partager leur temps entre le bureau, le domicile ou un tiers-lieu de travail. Il ne s'agit pas de laisser les gens choisir leurs horaires à leur guise. L'idée est de créer un plan intégré qui offre le meilleur des deux mondes : la collaboration au bureau et l'interaction sociale avec la commodité de l'éloignement.

Pourquoi choisir l'hybride ? Parce qu'il n'y a pas de taille unique lorsqu'il s'agit de savoir où et comment nous travaillons le mieux. Certaines tâches se prêtent bien à la collaboration en équipe, tandis que d'autres exigent une concentration individuelle. Un horaire flexible tient compte de ces réalités et vise à stimuler la productivité, à favoriser l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée et à maintenir les employés heureux et engagés.

7 exemples d'horaires de travail hybrides

Exemple d'horaire flexible n°1 : système de cohortes

Imaginez que vous divisiez votre équipe en groupes, ou "cohortes", qui viennent au bureau à des jours ou des semaines différents. Voilà en quelques mots le système des cohortes. Il s'agit d'une solution intéressante pour les entreprises qui cherchent à réduire la densité des bureaux tout en veillant à ce que chacun passe du temps en tête-à-tête avec ses collègues.

Voici comment cela peut fonctionner :

- un groupe peut venir les lundis et mardis,

- un autre les jeudis et vendredis,

- et les mercredis sont consacrés au travail à distance de l'ensemble de l'équipe ou à des réunions par appel vidéo.

Ce modèle est particulièrement pratique pour les grandes équipes où la collaboration constante est essentielle, mais où l'espace est limité. Il est essentiel de maintenir l'esprit d'équipe et le sentiment d'appartenance, même lorsque l'on n'est pas physiquement ensemble. De plus, ce modèle simplifie la planification des personnes devant être présentes à tel ou tel endroit et à tel ou tel moment, ce qui facilite la vie de toutes les personnes concernées.

Exemple d'horaire flexible n°2 : modèle fixe 3:2 ou 2:3

Ce modèle est aussi simple qu'il en a l'air, mais sa force réside dans sa simplicité. Les employés suivent un programme cohérent, travaillant trois jours au bureau et deux jours à distance, ou vice versa. L'avantage de cette approche réside dans sa prévisibilité, qui facilite la planification des semaines de travail et de la vie personnelle de chacun.

Les entreprises peuvent fixer des jours fixes pour le travail au bureau, par exemple du mardi au jeudi, le lundi et le vendredi étant des jours de travail à distance. Cette formule permet de maintenir la routine et d'éviter la surcharge de travail. Il s'agit d'une approche équilibrée, un mélange qui combine la collaboration en personne à la tranquillité du travail à distance, qui le rend un choix populaire tant pour les employeurs que pour le personnel.

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Exemple d'horaire flexible n°3 : 3:2 ou 2:3 à discrétion

En poussant le modèle fixe un peu plus loin, la version "at-will" donne aux travailleurs la liberté de choisir leurs jours de travail au bureau et à distance dans le cadre d'un horaire 3:2 ou 2:3. Cela signifie qu'au lieu d'avoir des jours fixes pour le travail sur site et à domicile, les personnes peuvent décider, semaine après semaine, des jours où elles viennent sur site et de ceux où elles travaillent chez elles. Ce modèle est parfait pour les équipes qui ont besoin de flexibilité en raison d'engagements personnels variables ou de phases de projet qui peuvent nécessiter un travail en solo plus ciblé ou une collaboration en personne à des moments différents.

Ce modèle se distingue par le fait qu'il fait confiance aux employés pour gérer leur emploi du temps de la manière la plus propice à leur productivité et à l'équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. Il permet également aux équipes de coordonner leurs journées au bureau pour des réunions ou des projets collaboratifs, en veillant à ce que les interactions en face-à-face soient facilement organisées lorsqu'elles sont les plus bénéfiques.

Exemple d'horaire flexible n°4 : horaire décalé

Un horaire décalé porte le concept d'horaires de travail flexibles à un niveau supérieur en permettant aux employés de commencer et de terminer leur journée de travail à des heures différentes. Cette approche est utile pour les entreprises qui souhaitent réduire la densité des bureaux tout au long de la journée ou qui ont des équipes réparties sur plusieurs fuseaux horaires. Par exemple, certaines personnes peuvent commencer tôt le matin et partir en milieu d'après-midi, tandis que d'autres arrivent plus tard et restent jusqu'au soir.

Ce modèle permet non seulement de gérer plus efficacement l'espace de travail, mais aussi d'aider les personnes qui ont des obligations privées, comme déposer leurs enfants à l'école ou suivre des cours du soir. En offrant la possibilité d'aménager leurs horaires de travail en fonction de leur vie personnelle, les employés peuvent trouver un meilleur équilibre, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction au travail et une meilleure productivité.

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Exemple d'horaire flexible n°5 : semaines alternées 

Le modèle de la semaine alternée s'apparente au système de la cohorte, mais avec une particularité. Au lieu de diviser la semaine, vous divisez l'ensemble du mois de travail en semaines alternées au bureau et à distance. Cela signifie que les employés passent une semaine à travailler au bureau et la semaine suivante à télétravailler, et ainsi de suite. Cela permet de consacrer suffisamment de temps à un travail ciblé à la maison et à des réunions de collaboration en personne, et en parallèle, le bureau n'est jamais trop frequenté.

Ce programme peut être intéressant pour les fonctions qui nécessitent des phases de travail approfondies. Il permet une semaine entière de concentration à la maison, suivie d'une semaine de réunions, de séances de remue-méninges et de cohésion d'équipe au bureau. Il offre également aux travailleurs ce que beaucoup recherchent : un environnement de travail varié, où les interactions demeurent pétillantes et engagés.

Exemple d'horaire flexible n°6 : mode de rotation

Avec le mode rotation, vous divisez votre équipe en groupes et leur assignez des semaines ou des jours spécifiques du mois pour travailler au bureau. Ainsi, chacun a son tour. Ce mode est particulièrement adapté si vous souhaitez réduire la taille de votre bureau, c'est-à-dire si vous disposez d'un espace de travail limité mais que vous recherchez toujours une présence en personne régulière. Il s'agit d'un modèle similaire à celui des semaines alternées structurées, avec des cycles clairs de présence sur place.

Le mode rotation se distingue par sa capacité à s'adapter à presque toutes les tailles d'équipe et à toutes les capacités des bureaux. Un groupe pour la première semaine, un autre pour la deuxième, et ainsi de suite. Cela permet d'éviter que le bureau ne devienne trop encombré et de planifier plus efficacement les ressources du bureau et les salles de réunion.

Exemple d'horaire flexible n°7 : mix-and-match

Le modèle "mix-and-match" pousse la flexibilité du lieu de travail à son paroxysme, en permettant aux personnes de combiner travail au bureau et travail à distance. Cette approche tient compte du caractère unique de chaque personne, de ses préférences professionnelles et de ses conditions de vie. Les employés peuvent décider, semaine après semaine, de combiner les jours de travail au bureau et en télétravail en fonction de leurs projets en cours, de leurs engagements personnels et de leurs besoins de collaboration.

Ce système est excellent pour la responsabilisation des employés, mais il nécessite un cadre solide pour éviter la confusion et garantir une productivité élevée. La technologie est fondamentale à cet égard, en particulier des outils tels que deskbird qui aident à gérer la planification des bureaux et de l'espace de travail. Grâce à ces ressources, les employés peuvent facilement réserver leur bureau les jours où ils choisissent de venir au bureau. Ce modèle est à la fois flexible et facile à gérer pour toutes les parties concernées.

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Les meilleures pratiques pour mettre en œuvre avec succès des horaires de travail hybrides

La mise en place d'un horaire de travail hybride qui réponde aux besoins de votre équipe et aux objectifs de votre entreprise nécessite une planification réfléchie et une communication ouverte. Voici quelques conseils pratiques pour vous aider dans ce processus.

Comprendre les motivations et les besoins de vos employés

La première étape vers un modèle d'horaire flexible réussi consiste à comprendre pourquoi les membres de votre équipe sont intéressés par le travail hybride et ce qu'ils en attendent. Cherchent-ils à mieux concilier vie professionnelle et vie privée, à réduire les trajets domicile-travail ou à concentrer les heures de travail ? Comprendre ces motivations vous permet de concevoir un horaire qui profite réellement à votre personnel.

Il est également important de reconnaître que des fonctions spécifiques au sein de votre entreprise peuvent s'adapter différemment aux horaires flexibles. Par exemple, un membre de l'équipe marketing peut trouver plus facile de travailler à distance qu'un analyste de données qui a besoin d'accéder à des serveurs sécurisés. En prenant le temps de considérer les besoins uniques de chaque employé, vous pouvez rendre votre horaire hybride plus inclusif et plus efficace.

Faire de la collaboration une priorité dans toutes les décisions que vous prenez

Il est très important de veiller à ce que votre équipe puisse collaborer efficacement, quel que soit l'endroit d'où elle travaille. Il peut s'agir d'investir dans de meilleurs outils de communication, d'organiser des rencontres régulières ou même de réaménager votre espace de travail pour mieux accueillir les réunions hybrides. L'objectif est d'assurer une collaboration transparente entre les collaborateurs à distance et les collaborateurs au bureau.

S'adapter à ce modèle hybride signifie également accepter la flexibilité des horaires et de l'état d'esprit. Il est important de créer la confiance sur le lieu de travail et la compréhension entre les membres de l'équipe. Cela peut se faire grâce à une communication ouverte et honnête et à des attentes et un soutien clairs.

Créer une politique de travail hybride 

L'élaboration d'une politique claire et complète en matière de travail hybride jette les bases pour fixer les règles du jeu pour votre équipe. La politique doit préciser les détails, y compris les options d'horaires de travail et les mesures de performance. Il est important de puiser dans un large éventail de ressources pour trouver l'inspiration et des conseils sur ce qu'il faut couvrir dans votre politique, afin de s'assurer qu'elle est à la fois juste et transparente. 

Ce travail préparatoire permet de fixer les bonnes attentes et fournit un cadre stable pour votre modèle de travail flexible. Ainsi, chacun sait à quoi s'attendre et comment réussir.

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Évaluer l'agencement de votre bureau agile

L'analyse du lieu de travail permet d'évaluer l'agencement de votre bureau agile. Les analyses donnent des indications sur la façon dont vous utilisez l'espace de bureau, notamment les taux d'occupation, afin que vous puissiez optimiser votre environnement d'équipe hybride. En examinant régulièrement ces données, vous pouvez vous assurer que votre espace de travail est non seulement efficace, mais aussi adapté aux besoins changeants de votre personnel. 

Si les données suggèrent que votre configuration actuelle n'est pas à la hauteur, il est important d'envisager une reconfiguration de votre espace de travail. Les ajustements peuvent aller du réaménagement des espaces de réunion à une meilleure adaptation aux réunions hybrides. Vous devrez peut-être aussi repenser les espaces communs pour favoriser la collaboration entre les membres de l'équipe qui travaillent et vivent loin les uns des autres.

Équipez-vous, vous et votre équipe, des bons outils et de la bonne technologie de travail hybride.

Les bons outils et la bonne technologie peuvent faire une grande différence dans le fonctionnement de votre modèle hybride. Des applications de gestion de projet aux plateformes de communication, assurez-vous que votre équipe dispose de ce dont elle a besoin pour rester connectée et productive. N'oubliez pas les logiciels de réservation de bureaux tels que deskbird qui rendent la gestion d'un lieu de travail hybride efficace et facile. Voici quelques-unes des fonctionnalités dont votre équipe peut profiter :

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• Le système de réservation de bureaux permet aux employés de réserver les places dont ils ont besoin pour effectuer leurs tâches sur place.
• Le plan d'étage interactif leur permet de réserver un bureau à côté de leur collègue préféré.
• Le calculateur de bureau hybride vous aide à optimiser votre espace de travail et à économiser sur les coûts de bureau. 

Définir une période d'essai

Le passage à un horaire flexible marque un changement important dans le mode de fonctionnement de votre équipe. Commencez par une période d'essai afin que chacun puisse tester la nouvelle configuration et exprimer ses idées. Cette période d'essai est l'occasion de voir comment l'équipe s'adapte, collabore et maintient sa productivité grâce à cette nouvelle flexibilité. 

Le retour d'information recueilli pendant cette période est précieux, car il permet d'affiner votre approche, en veillant à ce qu'elle corresponde à la fois à la satisfaction de l'équipe et aux objectifs de l'entreprise. Considérez cette phase comme une chance d'apprendre, de vous adapter et, en fin de compte, de trouver la meilleure façon d'avancer dans votre stratégie de lieu de travail hybride.

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Réévaluer en permanence votre politique en matière d'horaires de travail hybrides

Le travail évolue, tout comme votre politique hybride. Faites de la révision et de la mise à jour régulières de votre politique une priorité, en vous basant sur les commentaires de votre équipe et sur l'évolution des besoins de votre entreprise. S'engager auprès de votre équipe pour recueillir ses opinions et ses réflexions, observer les changements dans les modes de travail et s'aligner sur les objectifs toujours plus ambitieux de votre entreprise sont autant d'étapes à franchir. 

Ce processus de réévaluation continue garantit que votre politique de travail hybride reste alignée sur les besoins et les préférences de votre équipe, ainsi que sur les objectifs de votre organisation, pour rester pertinente et bénéfique à long terme.

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L'adoption d'un horaire de travail flexible qui répond aux besoins particuliers de votre équipe peut augmenter la productivité et la satisfaction. Quelle que soit l'approche choisie, les modèles hybrides nécessitent une communication claire, une compréhension des attentes des employés et une grande capacité d'adaptation. L'avenir du travail repose sur une collaboration efficace, la satisfaction au travail et le bien-être, et non sur le lieu de travail. 

Utilisez ces exemples d'horaires de travail hybrides pour créer un environnement de travail favorable, souple et productif. À l'avenir, réfléchissez à la manière dont l'intégration d'outils de travail avancés ou la révision de l'agencement de votre bureau peuvent améliorer l'expérience globale. Voulez-vous découvrir comment nous pouvons vous aider à le faire ? Demandez une démonstration gratuite de l'application deskbird et voyez comment nous pouvons vous aider à tirer le meilleur parti de l'un des exemples d'horaires flexibles ci-dessus (ou de tout autre exemple qui vous convient) !