11 bonnes pratiques à adopter en matière d'horaires de travail hybrides

Le passage à des formules de travail hybrides n'est plus une tendance post-pandémique. Il s'agit d'une nouvelle norme qui concilie la collaboration au bureau et la flexibilité à domicile. Aujourd'hui, 80 % des salariés préfèrent cette formule, qui leur permet de mieux concilier vie professionnelle et vie privée, de réduire le stress et même d'accroître leur productivité. Cependant, pour que cela fonctionne, vous devez connaître les meilleures pratiques en matière d'horaires de travail hybrides. Les 11 recommandations suivantes couvrent les aspects les plus importants, depuis la préparation des membres de votre équipe à la réussite jusqu'à l'assurance qu'ils se sentent tous connectés, quel que soit leur lieu de travail.

Nous avons recueilli les points de vue d'entreprises qui montrent la voie en matière de travail hybride, ainsi que des conseils pratiques pour vous aider à créer un environnement de travail qui réponde aux besoins de chacun. Que vous partiez de zéro ou que vous cherchiez à améliorer votre configuration hybride actuelle, notre objectif est de vous fournir les outils nécessaires pour créer une équipe plus flexible, plus productive et plus heureuse. Rejoignez-nous pour trouver le bon équilibre pour vos employés et vous assurer qu'ils se sentent engagés, soutenus et qu'ils font partie d'une communauté, quel que soit leur lieu de travail. 

Petit rappel sur ce qu'est un horaire de travail hybride

Les horaires de travail hybrides sont devenus plus populaires et permettent aux employés de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cette approche combine les bureaux traditionnels et la flexibilité du travail à distance. Les employés peuvent travailler sur place ou à partir de l'endroit de leur choix, en fonction de ce qui leur convient le mieux. En d'autres termes, un horaire hybride donne aux employés la liberté de décider de leur lieu de travail, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction au travail, une meilleure productivité, ainsi qu'une meilleure rétention et un meilleur attrait des talents. 

Cette solution sur mesure répond aux divers besoins du personnel d'aujourd'hui, en encourageant la confiance, la flexibilité et le partage des responsabilités. Pour vous, en tant qu'organisation, cela peut également être un moyen de baisser les coûts en limitant l'espace de bureau et en réduisant vos dépenses d'énergie et de loyer.

11 meilleures pratiques en matière d'horaires de travail hybrides à prendre en compte

1. Déterminer l'horaire de travail hybride qui convient à votre organisation

Pour commencer notre liste des meilleures pratiques en matière d'horaires de bureau hybrides, notre première recommandation est de trouver un rythme adapté à votre organisation. Il faut reconnaître la diversité de votre personnel, comme leurs rôles, leurs styles de travail et leurs préférences personnelles. Cela vous permettra de créer un emploi du temps qui correspond exactement à ce que vous recherchez.

Commencez par un retour d'information, des enquêtes ou des sessions de groupe pour comprendre les besoins collectifs et individuels. Ensuite, mélangez les journées au bureau et le télétravail pour créer un environnement hybride qui stimule la productivité, favorise la collaboration et maintient un lien fort sur le lieu de travail. Cette approche personnalisée garantit que votre stratégie soutient à la fois les objectifs de l'entreprise et le bien-être des employés.

2. Découvrir les attentes des employés en matière de travail flexible

Pour réussir, valorisez les préférences de votre équipe en matière de flexibilité. Certains préfèrent travailler chez eux deux fois par semaine, tandis que d'autres veulent passer plus de temps au bureau. Ces choix différents soulignent la nécessité d'une politique de travail hybride qui soit adaptable et inclusive.

En menant des enquêtes ou en organisant des discussions ouvertes, vous pouvez recueillir des informations sur ce que votre équipe apprécie le plus dans sa configuration de travail. Servez-vous de ce retour d'information pour concevoir un système agile qui trouve un écho auprès de tous vos collaborateurs. En mettant l'accent sur la flexibilité dans votre politique, vous reconnaissez et valorisez le style individuel de chacun, créant ainsi un environnement de travail équilibré et inclusif.



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3. Essayer de prévoir les difficultés potentielles à l'avance

Dans une configuration hybride, des problèmes tels que les conflits d'horaires, le sentiment d'isolement, la mauvaise communication, la déconnexion du lieu de travail et les pièges de la microgestion peuvent perturber le flux de travail de votre équipe. Il est essentiel de tenir compte de ces boucles de rétroaction. Pour résoudre ces problèmes de manière proactive, il faut être attentif à l'expérience de vos employés, qu'ils soient au bureau ou à distance.

La mise en place de canaux de communication clairs, de contrôles réguliers et d'horaires flexibles peut minimiser ces problèmes. Vous devez créer un environnement dans lequel chacun se sent connecté, valorisé et habilité à gérer ses responsabilités. En anticipant ces défis dès le début et en encourageant un retour d'information ouvert sur tout problème à venir, vous augmentez vos chances de créer un modèle et une expérience de travail hybrides réussis.

4. Adapter les espace de travail aux besoins d'une main-d'œuvre hybride

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Adapter votre espace de travail à une main-d'œuvre hybride, c'est répondre aux différents besoins de votre équipe. Cela signifie qu'il faut créer un environnement où le travail à distance et le travail au bureau sont soutenus et encouragés. Un mélange de "hot desks", de zones de tranquillité et d'espaces de collaboration fait une énorme différence. L'intégration de la technologie du travail hybride est également un élément très important à prendre en compte.

En procédant à ces ajustements, vous ne vous contentez pas de réorganiser le mobilier ou d'améliorer la technologie ; vous construisez un espace qui reconnaît et soutient les attentes et les besoins de votre équipe. Cette approche permet à chacun de se sentir inclus et productif. En fin de compte, elle favorise une culture de travail positive et adaptable, prête à affronter l'avenir.

5. Reconnaître et encourager la nécessité d'un changement d'état d'esprit

Le passage à un modèle de travail hybride nécessite un changement complet d'état d'esprit. Cela signifie qu'il faut abandonner la routine traditionnelle d'un bureau de 9 à 17h, du lundi au vendredi, au profit d'un horaire plus souple. Cela implique également que les chefs d'équipe fassent preuve d'une plus grande souplesse dans leur gestion. 

Pour que la transition soit réussie, tout le monde doit être impliqué, du haut en bas de l'échelle. Les cadres doivent donner l'exemple en montrant clairement qu'ils sont également flexibles. Il faut comprendre que la productivité n'est pas une question de lieu. L'essentiel est de promouvoir des pratiques de communication transparentes, de définir les attentes et de fournir des outils et un soutien adéquats à votre équipe. 

6. Créer et partager la politique de l'entreprise en matière de travail hybride

L'élaboration et la diffusion d'une politique claire en matière de travail hybride sont deux étapes irremplaçables pour fixer les attentes et garantir une transition en douceur vers cette nouvelle approche. Une politique bien conçue expose les lignes directrices de l'entreprise, en équilibrant les besoins de l'entreprise et les préférences des employés. Elle doit couvrir des domaines clés tels que les horaires de travail, les protocoles de communication, l'évaluation des performances et l'espace de travail. Il est également important d'aborder la manière dont vous soutenez le télétravail, qu'il s'agisse de fournir la technologie ou d'assurer l'ergonomie du bureau à domicile. 

Le fait de partager cette politique de manière transparente au sein de l'organisation permet à chacun de comprendre les lignes directrices et les attentes, ce qui favorise une culture de confiance et de flexibilité. N'oubliez pas de rendre votre politique de travail hybride facilement accessible à tous. Cela permet aux membres de l'équipe d'avoir une référence et de rester alignés sur les objectifs et les pratiques de l'entreprise.



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7. Faire de la collaboration et de la communication vos priorités

Dans un environnement de travail hybride, il faut mettre la collaboration et la communication au premier plan. Cela permet de s'assurer que tous les employés se sentent connectés et font partie de l'équipe, quel que soit leur lieu de travail. Des outils et des stratégies de communication efficaces, tels que des réunions collectives régulières, des canaux clairs pour les mises à jour et des plateformes accessibles pour le partage d'idées, sont fondamentaux. 

Un dialogue ouvert et un retour d'information sont également indispensables pour permettre un flux d'informations dans les deux sens. Donner la priorité à ces éléments permet de créer une culture d'équipe cohésive qui va au-delà des frontières physiques. Il en résulte un lieu de travail plus dynamique, plus engagé et plus productif, où chacun peut réaliser son plein potentiel, quel que soit l'endroit où il se trouve.

8. Reconsidérer les outils et la technologie dont les membres de votre équipe ont besoin pour leurs tâches quotidiennes

Réévaluer les outils et la technologie que votre équipe utilise quotidiennement est une étape cruciale pour s'adapter à un environnement de travail hybride. L'accès aux bonnes ressources garantit une collaboration et une efficacité sans faille entre les travailleurs au bureau et les travailleurs à distance. Par exemple, il peut s'agir d'investir dans un meilleur logiciel de gestion de projet et dans des plateformes de communication qui prennent en charge la messagerie instantanée et les appels vidéo. 

Cela implique de rechercher des outils qui facilitent l'accès sécurisé aux réseaux de l'entreprise depuis n'importe quel endroit. Il s'agit également de s'assurer que chacun dispose du matériel nécessaire à sa mobilité, comme des ordinateurs portables ou des appareils mobiles. Cela peut, par exemple, se traduire par l'adoption d'une politique BYOD. En consultant régulièrement votre équipe pour comprendre ses besoins et ses défis technologiques, vous vous assurez que chacun dispose de l'équipement adéquat pour travailler efficacement de n'importe où.

9. Veiller à ce que la culture d'entreprise reste forte et positive

Votre culture d'entreprise doit rester vivante et positive, quel que soit l'endroit où travaillent les membres de votre équipe. Il s'agit non seulement de maintenir la productivité, mais aussi de créer un environnement dans lequel chacun se sente véritablement connecté, quel que soit son espace de travail physique. Pour y parvenir, mettez l'accent sur des activités de groupe régulières qui comblent le fossé entre le travail à distance et le travail au bureau. Ces actions devraient comprendre des activités de cohésion d'équipe, des événements sociaux et des retraites d'entreprise. 

De plus, la reconnaissance des contributions individuelles et collectives renforce fréquemment une culture d'appréciation et d'appartenance. Enfin, l'intégration des valeurs fondamentales de votre entreprise dans les pratiques et les décisions quotidiennes maintient l'alignement des personnes et favorise le sentiment d'un objectif commun. En vous efforçant activement de préserver une culture d'entreprise forte et positive, vous posez les bases d'une dynamique d'équipe résiliente et cohésive. 

10. Fournir aux dirigeants une formation à la gestion d'équipes hybrides

La gestion d'une équipe hybride est très différente de celle des personnes que l'on rencontre quotidiennement au bureau. Pour apprendre efficacement à le faire, les dirigeants ont besoin d'une formation spécifique. Celle-ci doit porter sur les trois domaines suivants : 

• Maîtriser les stratégies de communication pour les employés à distance et au bureau
• Créer un environnement inclusif pour tous les membres de l'équipe
• Comprendre comment fixer les objectifs et assurer le suivi dans un environnement de travail flexible

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La formation devrait également porter sur les techniques d'instauration de la confiance afin de renforcer la responsabilisation des employés et d'encourager l'autonomie pour favoriser un environnement de travail sain et productif. En suivant cette approche, les managers sont équipés pour soutenir une équipe diversifiée et distribuée, garantissant un moral et une productivité élevés dans les différents espaces de travail.

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11. Réévaluer régulièrement la configuration de travail hybride

Pour que votre système de travail hybride reste agile et réactif, il faut le revoir et l'améliorer en permanence. Votre approche du travail hybride doit évoluer en fonction des besoins de votre entreprise et des préférences de vos employés. Des évaluations régulières vous permettent d'identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et de procéder à des ajustements en temps utile. 

Qu'il s'agisse de réorganiser les jours de présence au bureau, d'améliorer la technologie du travail à distance ou de redéfinir les règles de communication, en restant proactif, vous vous assurez que votre modèle hybride reste aligné sur vos objectifs. Nous vous recommandons de demander à vos employés de vous faire part de leurs commentaires afin d'obtenir des informations précieuses qui vous aideront à améliorer l'expérience hybride pour qu'elle réponde mieux aux besoins de chacun.

Les raisons pour lesquelles l'utilisation de deskbird devrait faire partie des meilleures pratiques en matière d'horaires de travail hybrides

deskbird vous aide à gérer votre espace de travail hybride

deskbird simplifie au maximum la gestion d'un espace de travail hybride. Il vous indique qui est au bureau et quand, ce qui facilite l'organisation et la planification de votre bureau. Il permet à chacun de connaître l'emplacement de son bureau et la disponibilité des salles de réunion : une aubaine pour le travail d'équipe. 

De plus, deskbird partage des informations précieuses sur l'utilisation de l'espace de bureau. Cela signifie que vous pouvez améliorer le travail au bureau pour tout le monde sans gaspiller de l'espace. Il s'agit de faciliter le travail des hybrides pour que vous et votre équipe puissiez vous concentrer sur le travail au lieu de vous inquiéter de savoir si vous aurez un espace de travail pour le faire.

deskbird vous fournit, ainsi qu'à votre équipe, le meilleur logiciel de réservation

deskbird est une solution leader en Europe pour gérer efficacement les environnements de travail hybrides. Grâce à son interface conviviale, tous les membres de votre équipe peuvent rapidement réserver des bureaux, des salles de réunion et d'autres ressources sans confusion ni problème de double réservation. Notre système prend en charge les horaires hybrides en permettant aux employés de planifier facilement leurs journées de travail à l'avance, assurant ainsi une transition en douceur entre le travail à distance et le travail sur site. 

deskbird offre également des informations précieuses sur l'utilisation de l'espace, pour optimiser l'agencement de vos bureaux et les ressources en fonction de vos besoins réels. En rationalisant le processus de réservation et en fournissant une visibilité claire sur la disponibilité des bureaux, nous vous aidons à maintenir un lieu de travail équilibré et productif. Cette approche améliore la collaboration entre les membres de l'équipe et contribue à un environnement de travail mieux organisé et moins stressant.

deskbird vous aide à optimiser votre espace de travail et à réaliser des économies

Notre fonction d'analyse des bureaux change la donne en matière d'optimisation de l'espace de travail et de réduction des coûts. Cet outil vous aide à déterminer la manière la plus efficace d'utiliser vos bureaux en analysant les modèles de travail hybrides de votre équipe. Vous pouvez voir le nombre de bureaux et de salles dont vous avez réellement besoin par rapport au nombre de bureaux et de salles dont vous disposez, une excellente façon de réduire le gaspillage de l'espace. Les données vous permettent de prendre des décisions intelligentes basées sur le fonctionnement réel de votre équipe, et non sur des suppositions. 

En ajustant l'aménagement de votre bureau en fonction de son utilisation réelle, vous pouvez réduire considérablement les frais généraux. Cela signifie que vous ne payez que pour l'espace dont vous avez besoin, et donc d'augmenter votre budget. deskbird vous permet d'adapter facilement votre lieu de travail aux besoins de votre équipe, en économisant de l'argent et en créant un meilleur environnement pour tout le monde.



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deskbird rend le travail hybride plus facile, plus collaboratif et plus agréable

deskbird rend le travail hybride non seulement plus facile, mais aussi plus amusant et engageant. Voici comment :

• Trouvez la salle de réunion idéale : Plus besoin d'aller à la recherche d'un lieu de réunion ou d'être frustré de ne pas disposer de l'équipement dont vous avez besoin. Réservez à l'avance en trois clics seulement.
• Localisez vos collègues en un rien de temps : grâce à notre plan d'étage interactif, vous pouvez voir qui est présent et où il est assis, sans avoir à deviner.

• Alignez vos horaires sur ceux de votre équipe: Vérifiez le planning hebdomadaire de chacun et trouvez les moments les plus opportuns pour vous rencontrer au bureau.
• Planifiez des événements en douceur: L'organisation d'événements n'a jamais été aussi simple et rapide.

• Ajustez vos plans avec souplesse : Devez-vous modifier votre planning ? Il est simple de le mettre à jour et de tenir tout le monde informé.

Avec deskbird, le travail hybride devient une partie intégrante de votre journée, encourageant le travail d'équipe et rendant la gestion de bureau plus efficace et centrée sur les personnes.

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Vous êtes maintenant prêt à mettre en œuvre ces meilleures pratiques en matière d'horaires de travail hybrides. En utilisant l'application deskbird , votre expérience du travail hybride devient encore plus simple et plus agréable. Notre logiciel de réservation de bureau rend la recherche d'une place dans l'espace de travail ou la connexion pour une réunion aussi facile que possible. Notre objectif principal est de faire en sorte que le bureau travaille pour les gens, et non l'inverse. Pour nous, il ne s'agit pas seulement de gérer où et quand les membres de votre équipe s'assoient et travaillent. Il s'agit également de favoriser un environnement de travail flexible basé sur l'inclusion, la collaboration et le bien-être. Voulez-vous voir comment nous aspirons à améliorer ces aspects clés ? Demandez une démonstration gratuite de l'application deskbird et découvrez toutes nos fonctionnalités conviviales et centrées sur les personnes !