Quels sont les défis posés par le travail hybride et comment les surmonter ?

Les formules de travail flexibles sont devenues la norme et offrent de nombreux avantages aux employés et aux entreprises. Cependant, aucun modèle de travail n'est parfait et les défis du travail hybride sont à l'ordre du jour. Maintenir la cohésion de l'équipe, assurer une collaboration fluide et efficace, adapter l'espace de bureau à cette nouvelle approche du travail... Ce sont autant d'obstacles que les organisations doivent surmonter pour offrir un environnement de travail positif et fructueux.

Revenir à un modèle 100 % au bureau n'est plus une option si l'on veut rester compétitif et attractif. Quelles sont donc les solutions ? En tant qu'experts du travail hybride, nous partageons avec vous les meilleures pratiques à mettre en œuvre pour surmonter ces inconvénients potentiels et maximiser un environnement de travail agile, dynamique et flexible.

Les défis du travail hybride du point de vue de l'employé

Le manque de clarté dans un environnement de travail hybride 

L'absence de lignes directrices claires peut être préjudicielle lors de l'adoption d'une politique de travail hybride. Ainsi, une équipe ignore exactement ce qu'elle est sensée et autorisée à faire en matière d'horaires et de collaboration, par exemple. Doit-elle s'en tenir à ses heures de travail comme au bureau, ou les horaires flexibles sont-ils autorisés ? Doivent-ils être en permanence sur Slack ou peuvent-ils consulter leurs messages de temps en temps durant la journée ? Peuvent-ils vraiment venir au bureau quand ils le souhaitent, ou cela a un impact sur leur évolution de carrière ? Toutes ces questions doivent recevoir des réponses claires.

Tracer des limites entre la vie privée et le travail

Lorsque l'on travaille à domicile, il est tentant d'effectuer d'autres tâches, telles que l'entretien du linge avant de commencer la journée. Le multitâche peut faire croire à votre personnel qu'il est plus efficace, mais il a l'effet inverse. Quelques minutes plus tard, ils entendent le "bip, bip, bip", indiquant que la machine à laver est terminée et qu'il faut étendre le linge. Pendant ce temps, ils ne font pas leur travail aussi efficacement parce qu'ils sont distraits. Le télétravail est certes positif, mais il est parfois difficile de tracer des limites entre les tâches privées et professionnelles, surtout si l'on ne dispose pas d'un espace de travail dédié à la maison. Il en va de même dans l'autre sens : consulter ses emails ou travailler tard sur un projet peut être plus tentant lorsqu'on travaille à domicile.

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Interagir et établir des liens avec ses collègues

L'essor du travail à distance a obligé chacun à apprendre à interagir différemment. La virtualité est souvent synonyme d'interactions moins spontanées ou moins personnelles. Il est facile et naturel de s'arrêter pour bavarder lorsque l'on croise un collègue dans le couloir du bureau avant de retourner à ses tâches. Cela devient plus difficile pour les membres d'équipes hybrides qui ne sont pas sur place en même temps. C'est pourquoi "87 % des employés estiment que le fait de travailler au bureau est important pour collaborer et nouer des relations avec les membres de l'équipe "¹.

Collaborer de manière efficace et transparente

Votre équipe hybride a-t-elle accès aux bons outils pour "travailler de n'importe où" aussi efficacement que sur place ? Le fait de travailler à des endroits et à des moments différents peut créer des problèmes de coordination si les membres de l'équipe n'ont pas accès aux ressources et à l'équipement dont ils ont besoin. Bien que les travailleurs à distance soient plus productifs que leurs collègues sur place, ils seront plus stressés et moins efficaces si le travail hybride n'est pas mis en œuvre de manière réfléchie. 

L'isolement

Si votre politique de travail hybride ne précise pas le nombre minimum de jours où les employés doivent être sur place par semaine ou par mois, les personnes qui ne viennent pas souvent sur place ont plus de chances de se sentir isolées et seules. Comme nous passons beaucoup de temps à travailler dans notre vie, le bureau était autrefois l'un des endroits où nous avions le plus d'interactions sociales. Pour certains membres de l'équipe, le fait de ne pas se rendre régulièrement sur place peut avoir un impact significatif sur les relations professionnelles et la santé mentale.

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Les défis du travail hybride du point de vue de l'employeur

Trouver le bon équilibre entre le télétravail et le travail sur place

Certaines entreprises obligent leurs employés à retourner au bureau, mais la grande majorité des travailleurs ne considèrent plus les modalités de travail flexibles comme une option "agréable à avoir". Vous pourriez vous dire : "D'accord, nous allons passer au travail hybride et demander aux membres de l'équipe de venir sur place deux fois par semaine. Voilà, c'est fait !" Nous aimerions que ce soit aussi simple. Mais chaque entreprise, chaque secteur et chaque équipe est différent. Ce qui fonctionne pour l'une ne fonctionne pas pour l'autre. Si le travail à domicile deux jours par semaine semble être le meilleur ratio, la flexibilité reste la clé.

Par exemple, les baby-boomers, la génération X et les milléniaux préfèrent être sur place 1 à 2 jours par semaine, tandis que la génération Z s'attend à rencontrer ses collègues en personne 3 à 4 jours par semaine. Il est important de tenir compte de ces informations si vous souhaitez mettre en œuvre une stratégie de travail hybride réussie.

Construire une culture d'entreprise forte et garder le lien avec le lieu de travail

Le bureau joue un rôle central dans la promotion de la culture d'entreprise. Alors, comment continuer à partager et à promouvoir les valeurs de votre entreprise lorsque les gens ne viennent plus sur place aussi souvent qu'avant ? L'affaiblissement de la culture d'entreprise est l'une des réactions les plus fréquentes des cadres et des employés à l'égard du travail à distance. Cela va de pair avec la perte de liens avec le lieu de travail. Les employés peuvent se sentir moins liés à leurs collègues, à leur travail et à l'entreprise s'ils ne trouvent pas de moyens de renforcer ces deux aspects.

Diriger une équipe hybride

Gérer une équipe à distance, hybride ou distribuée n'est pas la même chose que de diriger une équipe que l'on voit en personne tous les jours. Elle nécessite des ajustements de part et d'autre. C'est pourtant le rôle des managers de promouvoir les meilleures pratiques en matière de travail à distance et une approche centrée sur l'employé pour que cela fonctionne. Vous devez savoir qui travaille, où et quand, et vous devez également suivre de près les besoins et le bien-être de vos employés. Par exemple, il est plus facile de détecter les symptômes de l'épuisement professionnel lorsque vous rencontrez votre personnel tous les jours que lorsque vous ne le voyez qu'une fois par semaine.

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Créer un environnement de travail équitable et inclusif 

"41 % des employés estiment que les travailleurs à distance n'ont pas les mêmes possibilités d'évolution de carrière². Les comportements biaisés peuvent facilement se développer dans un environnement de travail hybride. Par exemple, les travailleurs sur site peuvent être informés des nouvelles offres d'emploi avant leurs collègues du bureau à domicile, simplement parce qu'ils ont partagé un café avec la bonne personne. En outre, certains cadres peinent à accepter l'idée de ne pas voir leur personnel travailler lorsqu'ils sont à la maison. Cela peut également conduire à un traitement inéquitable, car ils peuvent avoir l'impression que les personnes qui viennent au bureau travaillent plus que celles qui opèrent à domicile (alors que c'est souvent le contraire).

Anticiper les problèmes de santé mentale et burnout

Comme nous l'avons mentionné, une plus grande flexibilité au travail a généralement un effet positif sur la santé mentale des employés, mais elle peut avoir l'effet inverse si elle n'est pas mise en œuvre de manière réfléchie. Par exemple, une mauvaise culture d'entreprise ou des pratiques de microgestion peuvent se développer dans une configuration de travail hybride. Le stress et la frustration peuvent également apparaître chez les travailleurs lorsque le passage à des pratiques de travail hybrides est mal structuré et mal géré. C'est souvent le cas lorsque les entreprises n'ont pas de politique claire en matière de travail hybride ou ne fournissent pas à leur personnel l'équipement adéquat (outils de collaboration et de communication, logiciels de réservation de bureau, plateformes de gestion de projet, etc.)

Assurer la cybersécurité de votre bureau hybride

La cybersécurité prend toute son importance pour les entreprises et les équipes informatiques qui ont une structure de travail hybride. Il est plus difficile d'assurer la sécurité du lieu de travail lorsque les employés travaillent à partir de différents endroits avec des connexions internet et des équipements personnels parfois non sécurisés. Le développement des pratiques et des technologies de travail à distance ouvre une nouvelle porte aux pirates pour attaquer votre réseau et accéder à vos données privées. La gestion des cyberrisques devient donc une priorité encore plus importante qu'elle ne l'était déjà auparavant.

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Solutions pour minimiser les défis du travail hybride

Demander à l'avis des employés

Demander l'avis de vos employés est le meilleur moyen de mettre en place une politique de travail hybride réussie. Ils savent ce qui leur convient et ce qui ne leur convient pas dans ce nouveau mode de travail. Vous pouvez recueillir des informations au cours d'une conversation informelle, envoyer des questionnaires anonymes de satisfaction des employés ciblant spécifiquement ce sujet, et organiser des réunions d'équipe pour discuter des domaines d'amélioration... Surtout, ne partez pas du principe qu'une idée particulière fonctionnera sans consulter d'abord votre équipe. 

Vérifier les données sur le lieu de travail

Si vous vous êtes concentré sur la mise en place d'un bureau intelligent, il y a de fortes chances que vous utilisiez plusieurs technologies. Ces outils recueillent en permanence des données sur les comportements de vos collaborateurs (dès lors qu'ils ont signé un accord de traitement des données). En vérifiant ces analyses du lieu de travail, vous pouvez observer si :

• vos employés ont un canal de communication privilégié ;
• ils se rendent souvent sur place ou non ;
• ils réservent plus souvent d'espaces de travail collectifs que de bureaux individuels ;
• et ainsi de suite. 
  

Il s'agit de ressources inestimables pour tous les dirigeants, en particulier ceux des secteurs de l'immobilier d'entreprise, des ressources humaines, de l'informatique et de la finance. Elles vous aident à identifier les défis potentiels avant qu'ils ne surviennent ou ne s'aggravent et vous donnent des informations essentielles pour tirer le meilleur parti du travail hybride.

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Créer des politiques et des consignes sur mesure en matière de travail hybride

Nous pensons qu'un modèle de travail hybride peut être une excellente solution pour de nombreuses entreprises et de nombreux travailleurs, à condition que l'organisation et les besoins des travailleurs soient pris en compte. Une fois que vous avez recueilli les commentaires de vos travailleurs et que vous avez clairement compris vos domaines d'amélioration, vous pouvez élaborer des politiques et des lignes directrices sur mesure en matière de travail hybride. L'étape suivante consiste à les communiquer à votre équipe et à expliquer toute règle imprécise afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Enfin, n'oubliez pas que les exigences de l'entreprise et du personnel évoluent constamment. Il est donc essentiel de les mettre à jour régulièrement.

Optimiser l'espace de travail de manière efficace

L'objectif du bureau change lorsque vous travaillez avec une main-d'œuvre hybride. Par conséquent, il faut réaménager l'espace de travail pour répondre aux nouveaux besoins des membres de votre équipe. Par exemple, vous remarquerez peut-être une demande plus importante de salles de réunion et d'autres espaces collectifs sur votre logiciel de réservation de bureaux. En effet, les employés hybrides ont tendance à privilégier le travail sur des projets collaboratifs plutôt que sur des tâches individuelles lorsqu'ils viennent au bureau. En outre, comme il y a moins de personnes sur le site chaque jour, vos besoins en espace sont moindres. Cela vous permet de réduire la taille de votre bureau et de diminuer les différents coûts.

Créer un environnement de travail numérique adapté aux besoins des équipes hybrides

La technologie est indispensable dans la vie quotidienne des employés sur tous les lieux de travail. Ainsi, si vous devez adapter votre espace de travail physique aux nouvelles exigences du travail hybride, vous devez également vous adapter à l'espace de travail numérique. Grâce à la technologie du travail hybride, vous stimulez la productivité et la satisfaction des employés. L'utilisation de l'IA sur le lieu de travail leur permet de se concentrer sur des tâches plus utiles, de gagner en efficacité et de réduire les erreurs humaines. Grâce à des outils de communication appropriés, ils sont plus efficaces. Les solutions de travail hybride, telles que les applications de réservation de bureau, améliorent la collaboration entre les membres de l'équipe et la connexion au lieu de travail.

Permettre la flexibilité au travail présente plus d'avantages que d'inconvénients, tant pour les employés que pour les organisations. Lorsque vous introduisez ce modèle de travail de manière réfléchie, avec des politiques et des lignes directrices correspondant aux besoins de votre organisation et de votre main-d'œuvre, vous minimisez considérablement les défis liés au travail hybride. L'essentiel est de promouvoir une approche centrée sur l'employé et de rester attentif aux nouvelles tendances de l'avenir du travail. Discutez régulièrement avec les membres de votre équipe pour vous améliorer en permanence et les aider, ainsi que votre entreprise, à prospérer.

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¹ 30 ESSENTIAL HYBRID WORK STATISTICS [2023]: HYBRID WORK MODEL, DATA, AND PRODUCTIVITY, Zippia;

² Statistiques sur le travail à distance : Que disent les chiffres ?, deskbird.