Les défis et les solutions les plus efficaces pour les équipes hybrides

Notre mode de travail n'a pas changé depuis plusieurs décennies. Nous avons respecté des règles strictes et bien établies. La pandémie nous a contraints à rester confinés chez nous pendant des mois, rendant inévitable une nouvelle approche au travail. Aujourd'hui, la flexibilité s'avère être la meilleure solution, tant pour les entreprises que pour les employés. Cependant, le modèle de travail flexible comporte des défis, tout comme les autres modèles. 

Par exemple, les équipes à distance expriment souvent leur mécontentement pour le manque de consignes claires et pour la difficulté de créer des liens avec leurs collègues derrière les écrans. Les entreprises, quant à elles, doivent payer pour des bureaux à moitié vides, un inconvénient du travail flexible qui peut dévenir une véritable charge financière. 

Quelles sont donc les solutions ? 

On ne va pas y aller par quatre chemins : demander à vos équipes de retourner au bureau n'est pas une solution. Le monde du travail évolue, les employeurs doivent, eux aussi, changer leur regard. Le mot qui peut désormais décrire l'avenir du travail est "flexibilité". 

Il s'agit là des obstacles les plus courants auxquels les entreprises hybrides peuvent être confrontées. Cela ne signifie pas que vous les rencontrerez tous. D'ailleurs, chaque problème a une solution, n'est-ce pas ? Vous trouverez à la fin de cet article les meilleures pratiques pour éviter ces inconvénients .

Le travail hybride : un défi pour les salariés

Le manque de clarté dans un environnement de travail hybride 

Les entreprises qui adoptent un modèle de travail hybride font souvent toutes la même erreur : elles ne donnent pas de consignes claires et ne définissent pas les attentes des équipes. Leurs collaborateurs ne sont donc pas sûrs de ce qu'ils sont censés et autorisés à faire en matière d'horaires et de collaboration, par exemple. Doivent-ils s'en tenir à leurs heures de travail comme au bureau, ou les horaires flexibles sont-ils autorisés ? Doivent-ils être en permanence sur Slack ou peuvent-ils consulter les messages de temps en temps au cours de la journée ? 

Tracer des limites entre la vie privée et le travail

Lorsque l'on travaille chez soi, on est parfois tentés d'accomplir d'autres tâches, par exemple faire une lessive avant de commencer sa journée. Le multitâche peut vous faire croire que vous êtes plus efficace, mais il a l'effet inverse. Le travail à peine commencé, nous entendons le "bip, bip, bip" indiquant que la machine à laver à terminé le lavage et qu'il faut la vider. Pendant ce temps, nous ne faisons pas notre travail aussi efficacement que nous le pourrions parce que nous sommes constamment distraits. Le travail à distance est une excellente opportunité. Néanmoins, il peut parfois être difficile de marquer une limite claire entre les tâches privées et professionnelles, surtout si l'on ne dispose pas d'un espace de travail dédié à la maison.

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Interagir et établir des liens avec ses collègues

L'essor du travail à distance a obligé tout le monde à apprendre à interagir différemment et, surtout, virtuellement. Mais qui dit virtuel dit souvent moins spontané ou personnel. Autant il est facile et naturel d'échanger deux mots avec un collègue dans les couloirs, autant il est compliqué pour les travailleurs hybrides de recréer une situation similaire. C'est pourquoi "87 % des employés estiment que le fait de travailler au bureau est important pour collaborer et nouer des relations avec les membres de leur équipe "¹. Mathew, qui travaille pour une grande société de gestion de paie dans le New Jersey, a déclaré lors d'une interview pour Vox : "Si je vais au bureau et qu'il y a des collègues, mais qu'aucun d'entre eux ne fait partie de mon équipe, je fais un déplacement pour rien". ²

Collaborer de manière efficace et transparente

Fournissez-vous à votre équipe hybride les bons outils pour qu'elle puisse "travailler de n'importe où" aussi efficacement que sur place ? Le fait de travailler à des endroits et à des moments différents crée parfois des problèmes de coordination si les membres de l'équipe n'ont pas accès aux ressources et à l'équipement dont ils ont besoin. Bien que les travailleurs à distance soient plus productifs que leurs collègues sur place, si le travail hybride n'est pas organisé de manière réfléchie, ils seront plus stressés et moins efficaces. 

L'isolement

En fonction de votre politique de travail hybride, les employés qui ne se rendent pas souvent sur place et qui ont donc moins d'interactions en personne sont plus susceptibles de se sentir isolés et seuls.

Nous passons beaucoup de temps à travailler dans notre vie. Le bureau n'est pas seulement un lieu de travail, c'est aussi un lieu de rencontre et de collaboration qui permet de socialiser et d'établir des liens avec d'autres personnes. Pour certains membres de l'équipe, le fait de ne pas avoir cette possibilité peut avoir un impact réel sur la façon dont ils se sentent au travail et dans leur vie privée.

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Les défis du travail hybride pour les employeurs

Trouver le bon équilibre entre le travail à distance et le travail sur place

Certaines entreprises forcent leurs employés à retourner au bureau, mais, comme le souligne notre récent article, elles se tirent une balle dans le pied. La grande majorité des travailleurs ne considèrent plus les formules de travail flexibles comme un "plus". Vous pourriez vous dire : "D'accord, nous allons passer au travail hybride et demander aux équipes de venir sur place deux jours par semaine. Voilà, c'est fait !" Nous aimerions que ce soit aussi simple, mais ce n'est pas le cas. Chaque entreprise, chaque secteur d'activité et chaque équipe sont différents. Ce qui fonctionne pour l'un ne fonctionne pas pour l'autre.

Prenons le cas d'une équipe multigénérationnelle. Les baby-boomers, la génération X et les milléniaux préfèrent se rendre sur place 1 à 2 jours par semaine, tandis que la génération Z s'attend à rencontrer ses collègues en personne 3 à 4 jours par semaine. Il est important de tenir compte de ce type d'informations pour planifier une stratégie de travail hybride réussie.

Construire une culture d'entreprise forte et garder le lien avec le lieu de travail

Le bureau joue un rôle central dans la promotion de la culture d'entreprise. Alors, comment continuer à partager et à promouvoir les valeurs de l'entreprise lorsque les gens ne viennent plus sur place aussi souvent qu'avant ? L'affaiblissement de la culture d'entreprise est l'un des commentaires les plus fréquents de la part des cadres et des employés concernant le travail à distance. Cela va de pair avec la perte de liens avec le lieu de travail. Si vous ne trouvez pas de moyens de renforcer ces deux aspects, les employés commenceront à se sentir moins liés à leurs collègues, à leur travail et à l'entreprise.

Diriger une équipe hybride

Gérer une équipe à distance, hybride ou distribuée n'est pas la même chose que de diriger une équipe que l'on voit en personne tous les jours. Cela nécessite quelques ajustements de part et d'autre, mais c'est aux managers de promouvoir les meilleures pratiques en matière de travail à distance et une approche centrée sur l'employé pour que cela fonctionne. Non seulement vous devez savoir qui travaille où et quand, mais vous devez également rester attentif aux besoins et au bien-être de vos employés. Par exemple, il est plus facile de détecter les symptômes de l'épuisement professionnel lorsque vous rencontrez vos collaborateurs tous les jours que lorsque vous ne les voyez qu'une fois par semaine.

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Créer un environnement de travail équitable et inclusif 

"41 % des employés estiment que les travailleurs à distance n'ont pas les mêmes possibilités d'évolution de carrière.³ Des comportements biaisés peuvent facilement se déclencher dans un environnement de travail hybride. Par exemple, les travailleurs sur place peuvent être informés des nouvelles offres d'emploi avant leurs collègues qui travaillent depuis chez eux, juste parce qu'ils ont partagé un café avec la bonne personne. De plus, certains cadres ont du mal à accepter l'idée de ne pas pouvoir vérifier le travail des membres de leur team lorsqu'ils sont chez eux. Cela peut également conduire à un traitement inéquitable , car ils peuvent avoir l'impression que les employés qui se rendent davantage au bureau travaillent plus que leurs collègues à distance (ce qui n'est pas du tout vrai, et c'est même souvent le contraire). 

Anticiper les problèmes de santé mentale et burnout

Comme nous l'avons mentionné, le fait de permettre une plus grande flexibilité au travail a généralement un effet positif sur la santé mentale des employés, mais cela peut avoir l'effet inverse dans certains cas. Par exemple, une mauvaise culture d'entreprise ou des pratiques de microgestion augmentent souvent les risques. Si le travail flexible n'est pas actué de manière réfléchie, le stress et la frustration peuvent également apparaître au sein de votre équipe, car elle ne peut pas donner le meilleur d'elle-même. Cela se produit souvent lorsque les entreprises n'ont pas de politique claire en matière de travail hybride et ne fournissent pas à leurs employés l'équipement dont ils ont besoin (outils de collaboration et de communication, solutions de bureau hybride, etc.) 

Maintenir un haut niveau de cybersécurité 

Dans le cadre du travail à domicile, la cybersécurité devient encore plus importante pour les équipes informatiques et les entreprises. Il est plus difficile d'assurer la sécurité du lieu de travail lorsque les employés travaillent à partir de différents endroits avec des connexions internet non sécurisées et des équipements personnels. Le développement des pratiques et des technologies de travail à distance ouvre une nouvelle porte aux pirates pour attaquer votre réseau et accéder à vos données privées. La gestion des cyber-risques est encore plus importante, si possible. 

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Les solutions pour éviter les inconvénients potentiels du travail hybride

Demandez à vos employés de vous faire part de leurs commentaires

La meilleure façon de créer un modèle de travail hybride réussi est de le faire en tenant compte du retour d'information de vos employés. Ils savent ce qui leur convient et ce qui ne leur convient pas dans ce nouveau mode de travail. Vous pouvez recueillir des informations au cours d'une conversation informelle, envoyer des questionnaires anonymes de satisfaction des employés ciblant spécifiquement ce sujet, organiser des réunions d'équipe pour discuter des points susceptibles d'être améliorés, etc. Surtout, ne partez pas du principe qu'une idée sera efficace sans avoir consulté vos équipes au préalable. 

Vérifiez les données sur votre lieu de travail

Si vous avez l'intention de créer un bureau intelligent, il y a de fortes chances que vous utilisiez différentes technologies. Ces outils recueillent en permanence des données sur les comportements de votre personnel. En vérifiant ces analyses sur lieu de travail, vous pouvez observer si :

• vos employés ont un canal de communication privilégié ;
• ils se rendent souvent sur place ou non ;
• ils réservent plus souvent d'espaces de travail collectifs que de bureaux individuels ;
• et ainsi de suite. 

Il s'agit de ressources essentielles pour tous les dirigeants, en particulier pour ceux qui travaillent dans l'immobilier d'entreprise, les RH, l'IT et la finance.

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Créer des politiques et des consignes sur mesure en matière de travail hybride

Nous pensons qu'un modèle de travail hybride peut être une excellente solution pour beaucoup d'entreprises et d'employés, à condition que l'organisation et les besoins des travailleurs soient pris en compte. Une fois que vous avez recueilli les avis de vos employés et que vous avez une idée claire de vos axes d'amélioration, vous pouvez élaborer des politiques et des consignes sur mesure en matière de travail hybride. Ensuite vous n'aurez qu'à les communiquer à vos équipes et à éclaircir les doutes afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Enfin, n'oubliez pas que les besoins de l'entreprise et du personnel évoluent constamment. Il est donc important de les mettre à jour régulièrement.

Optimiser le lieu de travail physique

L'objectif du bureau change lorsque vous travaillez avec une main-d'œuvre hybride. Par conséquent, il est essentiel de réaménager l'espace de travail pour répondre aux nouveaux besoins des membres de vos équipes. Par exemple, vous pourriez remarquer sur votre logiciel de réservation de bureaux que la demande de salles de réunion et d'autres espaces collectifs est plus importante. Les employés hybrides ont tendance à privilégier le travail sur des projets collaboratifs plutôt que sur des tâches individuelles lorsqu'ils viennent au bureau. Sans compter que vos besoins en espace diminuent, puisque moins d'employés se rendent quotidiennement sur un site. Cela vous permet de réduire la taille des espaces consacrés aux bureaux et donc de diminuer les dépenses.

Créer un environnement de travail numérique favorable aux hybrides 

Dans tous les lieux de travail, la technologie joue un rôle clé dans la vie quotidienne des employés. Ainsi, si vous devez adapter votre espace de travail physique aux nouvelles exigences du travail hybride, vous devez également vous adapter à l'espace de travail numérique. Grâce à la technologie du travail hybride, vous stimulez la productivité et la satisfaction des employés. L'utilisation de l'IA sur le lieu de travail leur permet de se concentrer sur des tâches plus utiles, de gagner en efficacité et de réduire les erreurs humaines. Grâce à des outils de communication appropriés, ils sont plus efficaces. Les solutions de travail hybride telles que les applications de réservation de bureau améliorent la collaboration entre les membres de l'équipe, etc.

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Bien que cet article se concentre sur les défis posés par le travail hybride, la flexibilité au travail présente plus d'avantages que d'inconvénients, tant pour les employés que pour les employeurs. Lorsque vous introduisez ce modèle de travail de manière réfléchie, en créant des politiques et des consignes qui correspondent aux besoins de votre organisation et de vos équipes, les inconvénients du travail hybride disparaissent. L'essentiel est de toujours promouvoir une approche centrée sur l'employé et de rester à l'affût des nouvelles tendances du travail de demain. Échangez régulièrement avec vos employés pour vous améliorer sans cesse et les aider, ainsi que votre entreprise, à prospérer.

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^‍1 30 STATISTIQUES ESSENTIELLES SUR LE TRAVAIL HYBRIDE [2023] : MODÈLE DE TRAVAIL HYBRIDE, DONNÉES ET PRODUCTIVITÉ, Zippia ;

² Pourquoi le retour au bureau ne fonctionne pas Vox ;

³ Statistiques sur le travail à distance : Que disent les chiffres ?, deskbird.