Faire des économies avec des idées innovantes pour des entreprises modernes

Avec la hausse en flèche des loyers et des frais annexes, les organisations doivent recourir à des idées innovantes pour baisser les dépenses. Ces stratégies sont vitales pour le succès et la durabilité des entreprises modernes, car elles permettent de réduire les dépenses de l'entreprise et d'optimiser les ressources. 

Restructurer les lieux de travail pour améliorer la productivité et la rentabilité n'est pas chose aisée. Mais avec les bonnes solutions, comme la mise en œuvre d'initiatives de développement durable et les dernières technologies, nous pouvons construire des bureaux à l'épreuve du temps à moindre coût. 

Dans cet article, nous allons explorer une série d'idées innovantes qui permettent non seulement de réduire les coûts, mais aussi de répondre à la demande croissante de durabilité et de flexibilité sur le lieu de travail. En appliquant ces changements, les entreprises peuvent économiser de l'argent, attirer et retenir les meilleurs talents tout en contribuant à un avenir plus vert et plus efficace.

Le vert est le nouveau noir : rendre le bureau plus durable 

La durabilité est l'une des valeurs les plus importantes pour les Millennials et la Génération Z. Ces deux générations combinées sont en train de devenir le groupe démographique le plus important sur le lieu de travail et attendent souvent de leurs entreprises qu'elles s'alignent sur leurs valeurs personnelles. Par conséquent, la durabilité n'est pas seulement essentielle à l'amélioration de notre planète. Il s'agit également d'une attente forte de la part d'une grande partie de la main-d'œuvre, qui pourrait prendre des décisions de carrière en fonction des entreprises qui reflètent ou non ces initiatives.

Revoir les habitudes en matière de voyages d'affaires

De nombreux moyens de transport sont des polluants majeurs, comme les voitures et les avions. Malheureusement pour beaucoup d'entre nous, nous utilisons ces modes de transport tous les jours. Imaginez donc l'ampleur de la pollution générée par les déplacements quotidiens. 

Repensez plutôt la façon dont vous vous rendez au travail. Optez pour des moyens de transport plus durables, comme le train, la marche ou le vélo. Ou, si la voiture est votre seule option, trouvez des personnes autour de vous pour faire du covoiturage. 

De plus, les voyages d'affaires d'un pays à l'autre nécessitent l'utilisation d'un avion, ce qui a des conséquences majeures sur l'environnement. Les entreprises peuvent choisir de réduire les déplacements transfrontaliers ou de trouver des itinéraires alternatifs en utilisant le train. 

Repenser les transports permet également de réaliser des économies, car le covoiturage ou le train permet de réduire les dépenses d'essence, et la marche ou le vélo sont totalement gratuits. Si votre entreprise subventionne les déplacements, par exemple en payant l'essence, cela réduira également les coûts. 

Adopter des solutions à faible consommation d'énergie

Les immeubles de bureaux ont tendance à consommer beaucoup d'énergie. Les lumières doivent être allumées toute la journée et la technologie doit être chargée ou branchée pour fonctionner. Le simple fait d'assurer le fonctionnement d'un immeuble de bureaux nécessite une consommation d'énergie importante. Cela peut également s'avérer très coûteux. 

C'est pourquoi les entreprises peuvent opter pour des solutions à faible consommation d'énergie, telles que les panneaux solaires, afin non seulement de réduire les coûts, mais aussi d'économiser l'énergie. Bien que le coût initial d'installation puisse être plus élevé, le montant total économisé sera encore plus important.

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Faire de "Réduire, Réutiliser, Recycler" votre nouvelle devise

L'un des principes clés du développement durable est "Réduire, Réutiliser, Recycler". Sur le lieu de travail, cette phrase s'applique principalement à tout équipement ou ressource utilisé. Par exemple, rendez le tri des déchets accessible à tous les employés en plaçant davantage de poubelles pour faire le tri dans le bureau. 

Mais les 3R concernent également l'utilisation de la technologie sur le lieu de travail, qui ne peut pas être facilement jetée. Ainsi, au lieu d'acheter davantage d'équipements pour le bureau, mettez en place une politique de BYOD qui réduit la consommation et permet aux membres de l'équipe de réutiliser les outils numériques qu'ils possèdent déjà. Ou, pour maintenir l'accent sur les employés, encouragez-les à n'avoir qu'un seul ordinateur portable, par exemple. Cela ne signifie pas que les travailleurs doivent le payer eux-mêmes. Au contraire, l'entreprise le prend en charge à 100 % ou fournit une allocation.

Passer à un bureau sans papier, finies les impressions !

Dans un souci de réduction, envisagez de devenir un bureau sans papier! Nous avons aujourd'hui la possibilité de partager des documents instantanément en ligne grâce à des plateformes basées sur le cloud. Un bon exemple est la possibilité de créer des factures numériques pour certifier les transactions commerciales. Grâce à ces technologies, le document peut être généré automatiquement et avec précision, de sorte qu'il est prêt à être envoyé ou à être édité si des modifications sont nécessaires.

Au lieu de devoir demander des documents à ses collègues, l'équipe est déjà en mesure d'y accéder et de les mettre à jour ! 

Avec la mise en œuvre des signatures électroniques, les documents n'ont plus besoin d'être imprimés physiquement pour être signés. Ils peuvent être signés numériquement, ce qui est non seulement plus durable, mais aussi plus efficace.

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L'IA et l'automatisation ne cessent de s'améliorer et peuvent réduire les dépenses des entreprises

Utiliser les nouvelles technologies pour optimiser le temps et accroître l'efficacité

Comme beaucoup le savent, le temps, c'est de l'argent. Plus on passe de temps sur une tâche, plus on utilise de ressources humaines. Les employés sont payés pour leur temps, donc plus ils consacrent de temps à une tâche, plus celle-ci coûte cher. C'est pourquoi la mise en œuvre de l'IA sur le lieu de travail est un moyen efficace d'optimiser le temps et de renforcer l'efficacité. Bien qu'elle ne puisse pas créer des projets du début à la fin et qu'elle n'ait pas de capacité de réflexion critique ou de résolution de problèmes, ces outils constituent un excellent point de départ pour les ébauches, les remue-méninges et l'aide aux tâches répétitives. 

Réduire les erreurs humaines en laissant les robots faire le travail et perdre moins d'argent

Si nous commettons tous des erreurs, celles-ci coûtent de l'argent à l'entreprise. Lorsqu'une erreur est commise, elle doit être corrigée. Cela signifie qu'il faut consacrer plus de temps à une tâche spécifique et, éventuellement, que le temps d'un autre membre de l'équipe est soustrait à ses propres responsabilités. Ou encore, des ressources physiques doivent être utilisées pour résoudre le problème. La mise en œuvre de l'IA permet donc de réduire ces erreurs en éliminant l'erreur humaine de l'équation. 

Automatiser les systèmes de cybersécurité pour réduire les risques de piratage informatique

Une cyberattaque peut coûter cher à votre entreprise, car des données précieuses peuvent être dérobées ou des systèmes compromis, ce qui oblige à interrompre le travail. Toutefois, en utilisant l'IA pour automatiser votre système de cybersécurité, vous réduisez les risques d'attaque car la technologie peut travailler 24 heures sur 24, ce qui n'est pas le cas de l'homme. 

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La demande de travail hybride est à son comble : un modèle de travail demandé qui génère des économies

Profiter d'un taux d'occupation plus faible pour réduire la taille de votre bureau

En passant à un modèle de travail hybride, moins d'employés seront présents au bureau chaque jour de la semaine, ce qui fera probablement baisser les taux d'occupation. Cela signifie que les entreprises n'auront pas besoin d'autant d'espace physique, car toutes les personnes ne seront pas présentes au bureau tous les jours. Compte tenu du coût élevé des loyers dans de nombreuses villes, la réduction de l'espace de bureau peut permettre aux entreprises de réaliser des économies substantielles sur les coûts immobiliers.

Cependant, avant de choisir de réduire la taille de votre lieu de travail, il est indispensable de suivre les taux d'occupation pour savoir qui vient au bureau et quand. Des capteurs ou des applications de hot desking peuvent vous aider à collecter ces données. Cela permet de s'assurer qu'il y a suffisamment d'espace disponible pour les nouveaux arrivants. 

Réduire les factures d'énergie alors que les bureaux se vident

En raison de la nature des modèles de travail flexibles, il y a moins de personnes au bureau chaque jour. Mais cela signifie aussi que l'on consomme moins d'électricité, car moins d'ordinateurs portables et de téléphones sont chargés et moins d'éclairage est nécessaire. De même, la consommation d'autres ressources nécessaires à l'entretien courant est moindre. De nombreux pays européens sont confrontés à une crise énergétique qui fait grimper en flèche les prix de produits tels que l'électricité. Le fait de pouvoir économiser de cette manière peut donc réellement réduire les coûts.

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Collaborer avec plus de freelances dans le cadre du travail flexible

Il est plus facile de travailler avec des freelances dans le cadre d'un modèle flexible, car ils peuvent être recrutés n'importe où dans le monde. Ainsi, vous obtenez les meilleurs talents possibles sans avoir à employer un salarié permanent. 

Engager un freelance pour un projet spécifique ou un ensemble de tâches est beaucoup moins coûteux que d'engager un nouveau membre de l'équipe à temps plein pour effectuer le travail. Cette personne aura besoin d'un salaire, d'avantages et de certaines ressources telles que la technologie et l'espace de bureau. 

Cela s'inscrit dans le cadre des avantages susmentionnés en matière de réduction des coûts, car le fait d'avoir moins de personnel à temps plein signifie également que l'on peut réduire les effectifs. 

Favoriser l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et la productivité avec le travail hybride

L'observation des environnements de travail hybrides a prouvé qu'ils présentaient un certain nombre d'avantages, dont beaucoup sont liés à l'expérience et à la productivité des employés. Un cadre de travail flexible stimule la productivité en permettant aux employés de travailler de l'endroit où ils se sentent le plus à l'aise et qui convient le mieux à la tâche à accomplir. En outre, il permet à la fois de travailler à la maison lorsqu'on a besoin de se concentrer et au bureau lorsqu'une tâche nécessite une collaboration. 

Comme les individus gagnent du temps en évitant les trajets quotidiens, ils peuvent se concentrer sur d'autres aspects de leur vie, tels que la famille et le bien-être. En retour, ils bénéficient d'un meilleur équilibre entre leur vie pro et leur vie perso et sont donc plus engagés et généralement plus satisfaits de leur rôle. Cela permet d'éviter l'absentéisme et l'épuisement professionnel. 

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Les entreprises s'efforcent de rester compétitives alors que les dépenses liées au lieu de travail augmentent. Il est donc essentiel d'adopter des idées novatrices pour réduire les coûts. La réduction des dépenses des entreprises peut se décliner de plusieurs façons. Les stratégies modernes de réduction des dépenses comprennent l'adoption de pratiques durables, l'utilisation de l'IA et de l'automatisation, et l'adoption du travail hybride.

Heureusement, nombre de ces stratégies, telles que le développement durable et l'adoption de modalités de travail flexibles, correspondent aux valeurs de notre main-d'œuvre actuelle. Par conséquent, si les organisations veulent être à l'épreuve du temps, ces solutions devraient déjà être en cours d'élaboration. Non seulement ces méthodes réduisent vos factures, mais elles contribuent également à un avenir plus vert et plus productif, en favorisant la satisfaction des employés et en attirant les meilleurs talents. 

Si votre entreprise cherche à réduire ses coûts et à adopter les tendances de l'avenir du travail, l'application deskbird est la solution idéale. Pour en savoir plus, commencez un essai gratuit dès aujourd'hui !